可直接套用的採購訂單範本與填寫指引
採購訂單是買方向供應商正式提出採購需求的重要商業文件，可明確記載訂購品項、規格、數量、價格、稅額、交貨地點、交期及付款安排。本範本適合企業、商店與自由工作者使用，協助雙方在出貨前確認交易內容，並作為後續收貨、驗收、請款及爭議處理的參考依據。
採購訂單是買方向供應商確認採購內容的書面文件，也是日後收貨、驗收及付款的重要依據。完整的採購訂單可降低品項、規格、數量與價格認知不一致的風險。即使交易雙方已有長期合作關係，也應以明確文件保留每次採購的條件。本頁提供填寫重點與可編輯的採購訂單範本。
採購訂單的用途與法律意義
採購訂單通常由買方開立，載明希望供應商提供的貨品或服務條件。供應商接受訂單後，文件可成為判斷雙方交易內容的重要證明；實際法律效力仍可能受到報價單、合約、往來紀錄及適用法律影響。
建議將訂單編號、日期及版本管理納入公司流程，並保留供應商確認接受的電子郵件、簽回文件或系統紀錄。
填寫前應確認的基本資料
開立前，買方應核對供應商名稱、統一編號、聯絡資訊及收款資料，同時確認內部核准權限與預算。對於規格複雜或單價較高的交易，應先取得正式報價並將其編號列入訂單。
品項描述不可過於籠統
應填寫產品名稱、型號、品牌、尺寸、顏色、材質或服務範圍等可辨識資訊。僅寫「辦公用品」或「設備一批」容易造成出貨標準與驗收範圍不明。
必要欄位與常見錯誤
| 欄位 | 用途 | 常見錯誤 |
|---|---|---|
| 訂單編號 | 便於追蹤、核銷與歸檔 | 重複編號或未保留版本紀錄 |
| 品項規格 | 界定交付內容與品質標準 | 未標示型號、單位或技術要求 |
| 單價與稅額 | 確認應付金額及稅務處理 | 未註明是否含稅或幣別 |
| 交貨日期 | 安排收貨與履約時程 | 只寫「盡快交貨」而無具體日期 |
| 付款條件 | 約定付款時間與方式 | 未說明付款起算點或付款帳戶 |
價格、稅金與付款條件
訂單應明確表示幣別、未稅金額、營業稅、運費、折扣與總計金額；如有預付款、分期付款或尾款條件，也應逐一列明。若採購內容包含服務，應說明請款時點及所需憑證。
付款期限的起算方式
付款期限可約定自交貨日、驗收完成日、發票收訖日或對帳完成日起算。為避免爭議，應明確寫出例如「買方於驗收合格及收到合法憑證後三十日內付款」等條件。
可編輯範本
文件範本
採購訂單
訂單編號：____________________
開立地點：____________________ 開立日期：______年______月______日
買方資料
公司／姓名：____________________ 統一編號／身分證字號：____________________
地址：____________________________________________________________
聯絡人：____________________ 電話：____________________ 電子郵件：____________________
供應商資料
公司／姓名：____________________ 統一編號／身分證字號：____________________
地址：____________________________________________________________
聯絡人：____________________ 電話：____________________ 電子郵件：____________________
| 項次 | 品名／服務內容及規格 | 單位 | 數量 | 單價 | 金額 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ____________________________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ____________________________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 未稅金額 | ____________________ | ||||
| 稅額 | ____________________ | ||||
| 含稅總金額 | ____________________ | ||||
幣別：____________________ 報價單編號：____________________
交貨地址：____________________________________________________________
收貨聯絡人：____________________ 電話：____________________
預定交貨／履約期限：自______年______月______日起至______年______月______日止。
- 供應商應依本訂單所載品項、規格、數量、價格及期限交付貨品或完成服務。
- 價格條件：□含稅 □未稅 □含運費 □未含運費；其他約定：____________________。
- 付款條件：買方於□交貨 □驗收合格 □收到發票後______日內，以□匯款 □支票 □其他____________________方式付款。
- 驗收方式及期限：____________________________________________________________。
- 貨品或服務如不符合約定，買方得通知供應商於______日內修補、更換、補交或依雙方約定處理。
- 本訂單之變更應經雙方以書面、電子郵件或其他可證明方式確認。
備註：________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
買方授權代表：____________________ 簽章：____________________ 日期：____________________
供應商確認代表：__________________ 簽章：____________________ 日期：____________________
可以直接在這裡編輯文字。變更會儲存在你的瀏覽器中，並且可以列印或匯出成 Word 與 PDF。
交貨、驗收與風險控管
請列出交貨地址、收貨聯絡人、預定交期、運送方式及包裝要求。若貨品需要安裝、測試或教育訓練，也應將完成標準、驗收程序與不合格品處理方式寫入訂單或附件。
- 確認交貨地點與可收貨時段。
- 列明商品規格、型號與計量單位。
- 說明是否含運費、保險與搬運費。
- 約定驗收期限及瑕疵通知方式。
- 保存報價單、訂單、出貨單與發票副本。
實務上，請在供應商出貨前取得書面接受訂單的確認，並將任何價格或交期變更以新版訂單或書面補充方式留存。
採購訂單的建立流程
建立標準流程可讓採購、財務與收貨人員使用相同資訊，減少重複輸入及請款延誤。若公司使用電子採購系統，仍應確保系統輸出文件包含必要欄位與核准軌跡。
- 蒐集需求部門提出的品項、數量與預算資訊。
- 取得供應商報價並比較規格、價格及交期。
- 完成內部核准後開立採購訂單。
- 送交供應商確認，並於交貨後辦理驗收與付款。
常見問題
採購訂單與報價單有何不同？
報價單通常由供應商提出價格與供貨條件；採購訂單則由買方依核准內容發出採購指示。兩者內容一致並經確認時，有助於證明交易條件。
供應商未簽回採購訂單是否有效？
是否成立及效力須依雙方約定、實際履行與適用法律判斷。為降低風險，建議要求供應商以簽章、電子郵件或系統訊息明確確認接受。
交貨後可以修改訂單嗎？
可以，但應由雙方以書面確認變更內容，例如數量、單價、交期或退貨安排，並保留原訂單與變更紀錄以利對帳。