Готов модел на поръчка за покупка за търговски сделки
Този готов модел на поръчка за покупка помага на купувачи и доставчици да документират ясно заявяването на стоки или услуги. Включва основни данни за страните, описание и количества, единични и общи цени, данъци, срокове за доставка, условия за плащане и място за подписи.
Поръчката за покупка е писмен документ, с който купувачът заявява конкретни стоки или услуги при предварително определени условия. Тя улеснява проследяването на количества, цени, срокове и договорени изисквания между страните. Добре оформената поръчка намалява риска от недоразумения при доставката и фактурирането. Документът може да служи и като вътрешно основание за одобрение на разход.
Какво представлява поръчката за покупка
Поръчката за покупка се издава от купувача до доставчика и съдържа волеизявление за придобиване на определени стоки или услуги. Тя следва да посочва ясно предмета, количеството, цената, начина на доставка и начина на плащане.
В търговската практика документът често се използва преди издаването на фактура. Приемането му от доставчика може да потвърди договорените условия, особено когато е направено писмено или по електронен път.
Разлика между поръчка, оферта и фактура
Офертата обичайно съдържа предложение от продавача, докато поръчката е заявка на купувача за приемане на определени условия. Фактурата удостоверява начислена доставка или услуга и има различна счетоводна и данъчна функция.
Задължителни данни и добра практика
Посочете пълните идентификационни данни на купувача и доставчика, включително адрес, ЕИК или друг приложим регистрационен номер, лице за контакт и данни за кореспонденция. Номерът и датата на поръчката са важни за вътрешното проследяване и за връзката с последващи документи.
| Поле в документа | За какво служи | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер на поръчката | Идентифицира заявката и улеснява проследяването | Липсва уникална номерация |
| Данни за страните | Установява купувача и доставчика | Непълни фирмени или адресни данни |
| Описание и количество | Определя точно предмета на доставката | Неясни мерни единици или общо описание |
| Цена и данъци | Уточнява финансовото задължение | Не е посочено дали цената включва ДДС |
| Срок и място на доставка | Определя кога и къде се изпълнява поръчката | Липсва конкретен срок или адрес |
Данни за стоките и цената
Включете отделен ред за всяка стока или услуга, като използвате точни наименования, кодове при необходимост, мерни единици и количества. Посочете единична цена, стойност по ред, приложими отстъпки, данъчна основа, ДДС и крайна стойност.
Когато предметът е услуга
При услуги вместо количество може да се опише обхватът на работата, етапите, очакваният резултат и срокът за изпълнение. Ако има приемо-предавателен протокол или конкретни критерии за приемане, те трябва да бъдат упоменати.
Редактируем образец
Образец на документа
ПОРЪЧКА ЗА ПОКУПКА
№: ____________________
Място на издаване: ____________________ Дата: ____________________
КУПУВАЧ: ____________________
ЕИК/Регистрационен номер: ____________________
Адрес на управление: ____________________
Лице за контакт: ____________________ Телефон/е-поща: ____________________
ДОСТАВЧИК: ____________________
ЕИК/Регистрационен номер: ____________________
Адрес на управление: ____________________
Лице за контакт: ____________________ Телефон/е-поща: ____________________
Купувачът отправя към Доставчика следната поръчка:
| № | Наименование/описание | Код | Мерна единица | Количество | Единична цена без ДДС | Стойност без ДДС |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Обща стойност без ДДС: ____________________
ДДС: ____________________
Обща стойност с ДДС: ____________________
- Място на доставка: ____________________
- Срок за доставка/изпълнение: ____________________
- Условия и срок за плащане: ____________________
- Транспортни разходи и условия на доставка: ____________________
- Специални изисквания, гаранция и придружаващи документи: ____________________
- Поръчката влиза в сила след писмено потвърждение от Доставчика, освен ако страните не уговорят друго.
Допълнителни условия: ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
За Купувача: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
За Доставчика: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Условия за доставка и плащане
Определете адреса на доставка, лицето за приемане, срока, транспортните разходи и реда за проверка на доставеното. Ако е приложимо, добавете изисквания за опаковка, сертификати, гаранция или придружаващи документи.
Условията за плащане следва да посочват срок, банкова сметка или друг договорен способ, както и основанието за плащане. Добра практика е да се уточни дали плащането се извършва след доставка, авансово или на етапи.
- Проверете дали данните на доставчика съвпадат с неговите официални документи.
- Опишете стоките с точни количества и мерни единици.
- Уточнете дали цените са с включен или без включен ДДС.
- Запишете конкретен срок и място за доставка.
- Посочете референтния номер на поръчката при плащане и фактуриране.
Последователност при издаване
Вътрешното одобрение преди изпращане на поръчката е полезно за контрол на бюджета и за избягване на неразрешени разходи. Съхранявайте изпратената поръчка, потвърждението от доставчика и придружаващите документи към нея.
- Съберете одобрените нужди, количества и технически изисквания.
- Проверете договорените цени, срокове и условия с доставчика.
- Попълнете, номерирайте и одобрете поръчката съгласно вътрешните правила.
- Изпратете документа и поискайте писмено потвърждение за приемане.
Практическа препоръка: не използвайте общи формулировки като „стоки по договорка“; опишете предмета достатъчно точно, за да може доставката да бъде проверена при получаване.
Често задавани въпроси
Задължително ли е доставчикът да подпише поръчката?
Подписът не винаги е единственият начин за приемане. Писмено потвърждение по електронна поща, в платформа или чрез друг проследим канал може да има доказателствено значение според конкретните отношения и приложимото право.
Може ли поръчката да бъде променена?
Да, когато страните постигнат съгласие. Промените е препоръчително да се оформят писмено чрез коригирана поръчка, анекс или ясно потвърждение, което посочва какво се изменя.
Трябва ли да се посочва ДДС?
Когато е приложимо, посочването на данъчната основа, ставката и размера на ДДС предотвратява спорове относно крайната цена. Данъчното третиране зависи от статута на страните и конкретната сделка.