Modello di ordine di acquisto pronto da compilare
Questo modello di ordine di acquisto consente di formalizzare la richiesta di beni o servizi a un fornitore, indicando con chiarezza quantità, prezzi, imposte, termini di consegna e condizioni di pagamento. È utile per aziende, professionisti e organizzazioni che desiderano tracciare gli acquisti e ridurre equivoci commerciali.
L'ordine di acquisto è un documento commerciale con cui un acquirente richiede formalmente beni o servizi a un fornitore. Definisce gli elementi essenziali della fornitura, come articoli, quantità, prezzi, consegna e pagamento. Se accettato dal fornitore, può costituire una base rilevante per il rapporto contrattuale tra le parti. Un testo completo e coerente aiuta a prevenire contestazioni, ritardi e differenze di interpretazione.
Che cos'è un ordine di acquisto
Un ordine di acquisto, spesso indicato con la sigla PO, è emesso dall'acquirente prima della consegna della merce o dell'esecuzione del servizio. Serve a documentare la volontà di acquistare a condizioni determinate e a rendere controllabile il processo interno di approvvigionamento.
Il documento dovrebbe riportare un numero progressivo, la data di emissione e i dati completi delle parti. È opportuno che il fornitore comunichi espressamente l'accettazione oppure che questa risulti dalla conferma d'ordine, dall'avvio dell'esecuzione o dalla consegna, secondo gli accordi e la normativa applicabile.
Elementi essenziali da inserire
Dati identificativi delle parti
Indicare ragione sociale o nome e cognome, sede o indirizzo, codice fiscale, partita IVA se applicabile, recapiti e nominativo del referente. L'esatta identificazione riduce il rischio che il documento sia attribuito al soggetto sbagliato.
Oggetto e condizioni economiche
Descrivere ciascun prodotto o servizio in modo verificabile: codice articolo, unità di misura, quantità, prezzo unitario, sconti, aliquota IVA e totale. Vanno inoltre precisati la valuta, le spese accessorie e l'eventuale importo minimo d'ordine.
| Campo | Funzione | Errore frequente |
|---|---|---|
| Numero ordine | Consente la tracciabilità amministrativa e contabile. | Usare numerazioni duplicate o non progressive. |
| Descrizione della fornitura | Identifica con precisione beni o servizi richiesti. | Usare descrizioni generiche o incomplete. |
| Prezzo e IVA | Definisce il valore economico dell'operazione. | Non specificare se i prezzi sono al netto o al lordo dell'IVA. |
| Termine di consegna | Stabilisce quando e dove deve avvenire la consegna. | Indicare una data senza luogo o modalità di consegna. |
| Pagamento | Regola scadenza, mezzo e coordinate di pagamento. | Omettere termini, riferimenti bancari o condizioni di saldo. |
Come compilare il modello
Prima di inviare l'ordine, verificare che l'offerta del fornitore sia ancora valida e che prezzi, disponibilità e tempi siano stati confermati. Collegare il documento a preventivi, contratti quadro o richieste interne quando esistono, riportandone i riferimenti.
- Inserire numero, luogo e data dell'ordine.
- Compilare i dati completi di acquirente e fornitore.
- Elencare beni o servizi con quantità, prezzi e imposte.
- Definire consegna, pagamento e inviare il documento per accettazione.
Modello modificabile
Modello del documento
ORDINE DI ACQUISTO
Numero ordine: ____________________
Luogo e data: ____________________, ____ / ____ / ________
ACQUIRENTE
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede legale / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
E-mail / PEC / Telefono: ____________________
Referente: ____________________
FORNITORE
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede legale / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
E-mail / PEC / Telefono: ____________________
Referente: ____________________
Con il presente documento, l'Acquirente ordina al Fornitore i beni e/o servizi di seguito indicati.
| N. | Descrizione / Codice articolo | Unità | Quantità | Prezzo unitario | IVA | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____ % | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____ % | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____ % | € ____________________ |
| Imponibile totale | € ____________________ | |||||
| IVA totale | € ____________________ | |||||
| TOTALE ORDINE | € ____________________ | |||||
- Oggetto. Il Fornitore si impegna a fornire i beni e/o servizi descritti nella tabella sopra riportata, secondo le caratteristiche e le specifiche concordate.
- Consegna. La consegna dovrà avvenire entro il ____________________ presso ____________________. Modalità di trasporto e resa: ____________________.
- Pagamento. Il pagamento sarà effettuato entro ____________________ dalla data di ____________________, mediante ____________________.
- Prezzi e oneri. I prezzi indicati sono da intendersi ____________________ IVA. Spese di trasporto, imballaggio e altri oneri: ____________________.
- Accettazione. Il presente ordine si intende accettato dal Fornitore mediante conferma scritta o avvio dell'esecuzione della fornitura, salvo diversa pattuizione.
- Note e allegati. Preventivo, specifiche tecniche o ulteriori condizioni richiamate: ____________________.
Note aggiuntive: ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Per l'Acquirente
Firma: ____________________
Nome e qualifica: ____________________
Per accettazione, il Fornitore
Firma: ____________________
Nome e qualifica: ____________________
Modifica il testo direttamente qui. Le modifiche restano nel tuo browser e puoi stamparle o esportarle in Word e PDF.
Condizioni da controllare prima dell'invio
Le condizioni generali devono essere compatibili con gli accordi già conclusi tra le parti. In presenza di beni personalizzati, importi elevati, forniture continuative o termini tecnici complessi, è utile disciplinare espressamente accettazione, collaudo, garanzia, riservatezza e rimedi in caso di ritardo.
- Verificare la disponibilità effettiva dei beni o delle risorse necessarie.
- Indicare il luogo esatto di consegna e il soggetto incaricato del ricevimento.
- Precisare chi sostiene trasporto, imballaggio, assicurazione e oneri accessori.
- Definire i documenti da allegare o citare, inclusi preventivi e specifiche tecniche.
- Conservare una copia dell'ordine e della relativa accettazione.
Richiedere sempre una conferma d'ordine scritta quando prezzo, disponibilità o data di consegna sono elementi determinanti per l'acquirente.
Invio, accettazione e conservazione
L'ordine può essere trasmesso tramite e-mail, piattaforma gestionale, posta elettronica certificata o altro canale concordato. È consigliabile utilizzare un formato che permetta di conservare il testo inviato, gli allegati e la prova della ricezione.
La conferma del fornitore dovrebbe richiamare il numero dell'ordine e segnalare con immediatezza eventuali variazioni. Qualora la conferma modifichi aspetti essenziali, l'acquirente dovrebbe valutarla e approvarla per iscritto prima dell'esecuzione.
Domande frequenti
L'ordine di acquisto è obbligatorio?
Non è sempre richiesto in una forma prestabilita, ma è uno strumento utile per provare e organizzare i termini della fornitura. Specifici settori, procedure interne o rapporti con enti pubblici possono imporre requisiti ulteriori.
Un ordine di acquisto equivale a un contratto?
Può assumere rilevanza contrattuale se contiene gli elementi necessari e viene accettato dal fornitore, espressamente o mediante comportamento concludente. Gli effetti concreti dipendono dal contenuto, dagli accordi preesistenti e dalla legge applicabile.
È possibile modificare un ordine già inviato?
Sì, ma la modifica dovrebbe essere comunicata e accettata dall'altra parte, soprattutto se riguarda quantità, prezzo, tempi o luogo di consegna. È preferibile emettere una revisione identificabile o un nuovo ordine che richiami quello originario.