Modelo de Pedido de Compra Pronto para Preencher
O modelo de pedido de compra é um documento comercial utilizado para formalizar a intenção de aquisição de produtos ou serviços junto de um fornecedor. Inclui identificação das partes, descrição dos itens, quantidades, preços, impostos, condições de pagamento, prazos e local de entrega, ajudando a prevenir divergências na operação.
O pedido de compra é um documento comercial que regista formalmente a solicitação de produtos ou serviços a um fornecedor. A sua utilização permite organizar a aquisição, definir as condições negociadas e criar um registo claro para ambas as partes. Embora possa ser emitido em formato físico ou eletrónico, deve conter dados completos e verificáveis. Um pedido bem preenchido reduz erros de faturação, entrega e pagamento.
O que é um pedido de compra
Um pedido de compra, também designado por ordem de compra, é emitido pelo comprador para indicar ao fornecedor quais os bens ou serviços que pretende adquirir. Normalmente, apresenta as quantidades, características, preços acordados e condições aplicáveis à operação.
Este documento pode resultar de um orçamento previamente aceite, mas não deve ser confundido com a fatura. A fatura é emitida pelo vendedor para cobrança; o pedido de compra é emitido pelo comprador para instruir ou confirmar a aquisição.
Função na gestão comercial
Além de comunicar o pedido ao fornecedor, este documento facilita o controlo interno de despesas, a conferência de mercadorias recebidas e a correspondência entre o pedido, a guia de transporte e a fatura.
Elementos essenciais do documento
Os campos do pedido devem identificar corretamente as partes e descrever sem ambiguidades o objeto da compra. O número do pedido é particularmente importante para rastrear a operação e relacioná-la com os documentos posteriores.
| Campo | Finalidade | Erro frequente |
|---|---|---|
| Número do pedido | Identificar e rastrear a aquisição | Reutilizar a mesma numeração |
| Dados do fornecedor | Indicar a entidade que fornece os bens ou serviços | Omitir número fiscal ou morada |
| Descrição dos itens | Especificar o que será adquirido | Usar designações demasiado genéricas |
| Preço e impostos | Definir o valor económico da operação | Não esclarecer se o preço inclui IVA |
| Prazo de entrega | Estabelecer a data ou período de fornecimento | Indicar apenas “urgente” |
| Condições de pagamento | Determinar o modo e a data de pagamento | Não indicar prazo de vencimento |
Informações a confirmar antes da emissão
Antes de enviar o pedido, confirme se a proposta comercial ou orçamento do fornecedor continua válido. Verifique também a disponibilidade dos produtos, os custos de transporte, o tratamento fiscal aplicável e as condições de devolução ou garantia.
- Nome, número fiscal e contactos do comprador e do fornecedor.
- Referência do orçamento ou proposta comercial, quando exista.
- Descrição técnica, referência e unidade de medida de cada item.
- Quantidade, preço unitário, descontos, impostos e valor total.
- Morada, prazo e condições de entrega ou prestação do serviço.
Quando mencionar um orçamento
Se o pedido resultar de uma proposta específica, indique o número e a data do orçamento aceite. Esta referência ajuda a demonstrar quais as condições comerciais que serviram de base ao pedido.
Modelo editável
Modelo do documento
PEDIDO DE COMPRA
N.º do Pedido: ____________________
Local: ____________________ Data: ____/____/________
COMPRADOR
Nome/Firma: ____________________
NIF/NIPC: ____________________
Morada: ____________________
Contacto: ____________________ E-mail: ____________________
FORNECEDOR
Nome/Firma: ____________________
NIF/NIPC: ____________________
Morada: ____________________
Contacto: ____________________ E-mail: ____________________
Referência do orçamento/proposta: ____________________
| Item | Descrição / Referência | Quantidade | Unidade | Preço unitário | IVA | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Total sem IVA | ____________________ | |||||
| Total de IVA | ____________________ | |||||
| Total a pagar | ____________________ | |||||
Local de entrega/prestação: ____________________
Prazo ou data de entrega: ____________________
Condições de pagamento: ____________________
Observações: ________________________________________________________________________
- O fornecedor deverá fornecer os bens ou serviços identificados neste pedido nas quantidades, especificações e preços indicados.
- A entrega deverá ser realizada no local e dentro do prazo definidos, salvo acordo escrito em contrário entre as partes.
- Qualquer alteração de preço, quantidade, prazo ou características deverá ser comunicada e aceite por escrito pelo comprador.
- A fatura deverá mencionar o número deste pedido de compra, quando aplicável.
Pelo Comprador: ________________________________
Nome: ____________________
Data: ____/____/________
Pelo Fornecedor: ________________________________
Nome: ____________________
Data: ____/____/________
Edite o texto diretamente aqui. As alterações ficam salvas no seu navegador e você pode imprimir ou exportar para Word e PDF.
Como preencher o pedido de compra
O preenchimento deve ser feito com linguagem objetiva e valores consistentes. Sempre que os produtos tenham especificações relevantes, inclua referências, modelos, medidas, cores, normas técnicas ou outras características que evitem dúvidas.
- Atribua um número único ao pedido e indique a data de emissão.
- Preencha a identificação completa do comprador e do fornecedor.
- Liste os produtos ou serviços, com quantidades e preços unitários.
- Indique totais, impostos, entrega, pagamento e aprovação do pedido.
Envie o pedido de compra por um canal que permita comprovar a receção, como correio eletrónico, plataforma de fornecedores ou sistema de gestão documental.
Condições comerciais e controlo interno
As condições de pagamento, entrega e aceitação devem constar expressamente no pedido ou remeter para condições gerais previamente acordadas. Caso exista uma regra interna de aprovação, o documento deve conter a identificação da pessoa autorizada.
Guarde uma cópia do pedido juntamente com o orçamento, confirmação do fornecedor, comprovativos de entrega e fatura. Esta organização torna mais simples a conferência contabilística e a resolução de eventuais divergências.
Perguntas frequentes
O pedido de compra obriga o fornecedor a entregar?
A eficácia do pedido depende das condições acordadas entre as partes e da aceitação do fornecedor. Por isso, é recomendável obter uma confirmação escrita da aceitação, disponibilidade e prazo de entrega.
Um pedido de compra substitui uma fatura?
Não. O pedido de compra é um documento de solicitação ou confirmação da aquisição, enquanto a fatura documenta a cobrança e deve cumprir os requisitos fiscais aplicáveis.
É necessário assinar o pedido de compra?
A assinatura pode ser exigida por procedimentos internos ou por acordo entre as partes. Mesmo quando não for obrigatória, a identificação do responsável pela aprovação reforça o controlo e a rastreabilidade.