Vzor objednávky nákupu pripravený na okamžité použitie
Vzor objednávky nákupu pomáha kupujúcemu jednoznačne objednať tovar alebo služby od dodávateľa. Obsahuje identifikačné údaje strán, špecifikáciu položiek, množstvo, cenu, termín dodania, platobné podmienky aj priestor na potvrdenie objednávky.
Objednávka nákupu je praktický obchodný dokument, ktorým kupujúci žiada dodávateľa o dodanie konkrétneho tovaru alebo služby. Pomáha presne zachytiť rozsah objednávky, ceny, množstvá a podmienky dodania. Správne vyplnený dokument znižuje riziko nedorozumení pri fakturácii aj reklamáciách. Môže slúžiť aj ako podklad pre internú evidenciu a schvaľovanie nákupov.
Účel objednávky nákupu
Objednávka vyjadruje obchodný záujem kupujúceho a stanovuje údaje, podľa ktorých má dodávateľ plniť. Je vhodná pri pravidelných aj jednorazových dodávkach tovaru, materiálu, vybavenia alebo služieb.
Ak dodávateľ objednávku prijme alebo písomne potvrdí, jej obsah môže tvoriť významný dôkaz o dohodnutých podmienkach. Preto je dôležité uviesť všetky podstatné informácie jednoznačne a čitateľne.
Údaje, ktoré by dokument mal obsahovať
V objednávke treba identifikovať kupujúceho aj dodávateľa, uviesť číslo objednávky, dátum vystavenia a presný opis objednávaných položiek. Pri podnikateľských vzťahoch sa bežne dopĺňa obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ a kontaktná osoba.
Identifikácia strán
Kontrolujte najmä správnosť názvu, sídla a identifikačných údajov. Nesprávne údaje môžu spôsobiť problémy pri dodaní, fakturácii alebo uplatňovaní práv z vadného plnenia.
| Položka dokumentu | Na čo slúži | Častá chyba |
|---|---|---|
| Číslo objednávky | Umožňuje evidenciu a párovanie s faktúrou | Chýbajúce alebo opakované číslo |
| Opis tovaru alebo služby | Určuje predmet dodávky | Príliš všeobecný názov bez parametrov |
| Množstvo a jednotka | Vymedzuje objednaný rozsah | Neurčená merná jednotka |
| Cena a DPH | Určuje finančný rozsah objednávky | Nejasnosť, či cena zahŕňa DPH |
| Termín a miesto dodania | Stanovuje spôsob splnenia objednávky | Neuvedená presná adresa alebo lehota |
Špecifikácia tovaru a ceny
Každú položku odporúčame uviesť samostatne v tabuľke. Pri technickom alebo špecifickom tovare doplňte katalógové číslo, model, kvalitu, rozmery, farbu alebo iné rozhodujúce vlastnosti.
Cena, DPH a vedľajšie náklady
Uveďte jednotkovú cenu, cenu celkom a informáciu o DPH. Ak vznikajú náklady na dopravu, balenie, montáž alebo poistenie, je vhodné ich uviesť oddelene alebo jasne potvrdiť, že sú zahrnuté v cene.
- Skontrolujte úplný názov a parametre každej položky.
- Uveďte množstvo spolu s príslušnou mernou jednotkou.
- Rozlíšte cenu bez DPH, výšku DPH a cenu s DPH.
- Zapíšte presný termín alebo spôsob určenia termínu dodania.
- Doplňte fakturačné a doručovacie údaje, ak sa líšia.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
OBJEDNÁVKA NÁKUPU
Číslo objednávky: ____________________
Miesto a dátum vystavenia: ____________________, dňa ____________________
Údaje kupujúceho
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ / IČ DPH: ____________________
Kontaktná osoba, telefón, e-mail: ____________________
Údaje dodávateľa
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ / IČ DPH: ____________________
Kontaktná osoba, telefón, e-mail: ____________________
Predmet objednávky
| Por. č. | Opis tovaru alebo služby | Množstvo | MJ | Jednotková cena bez DPH | DPH | Cena spolu s DPH |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Celková cena s DPH | ____________________ | |||||
Dodacie a platobné podmienky
Miesto dodania: ____________________
Termín dodania: ____________________
Spôsob dopravy a prevzatia: ____________________
Spôsob úhrady: ____________________
Splatnosť faktúry: ____________________
Poznámka / odkaz na ponuku alebo zmluvu: ____________________
Podmienky objednávky
- Dodávateľ sa zaväzuje dodať objednaný tovar alebo službu v dohodnutom rozsahu, kvalite, mieste a termíne.
- Cena uvedená v objednávke zahŕňa / nezahŕňa dopravu, balenie a ostatné náklady podľa dohodnutých podmienok: ____________________.
- Dodávateľ potvrdí prijatie objednávky najneskôr do ____________________.
- Akékoľvek zmeny objednávky sú platné len po ich písomnom odsúhlasení oboma stranami.
Objednávku vystavil: ____________________
Za kupujúceho:
____________________
meno, funkcia a podpis
Potvrdenie dodávateľa:
____________________
meno, funkcia, podpis a pečiatka
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Dodanie, platba a potvrdenie
Dodacie podmienky by mali určiť miesto prevzatia, termín dodávky, osobu oprávnenú tovar prevziať a prípadné požiadavky na dopravu. Pri službách doplňte rozsah výkonu, termín vykonania a spôsob odovzdania výsledku.
V platobných podmienkach sa zvyčajne uvádza spôsob úhrady, splatnosť faktúry a prípadný preddavok. Dodávateľ môže objednávku potvrdiť podpisom, e-mailom alebo iným preukázateľným spôsobom podľa dohody strán.
Pred odoslaním objednávky porovnajte cenu, množstvo a dodací termín s ponukou dodávateľa a uchovajte si odoslanú verziu dokumentu.
Postup pri vyplnení objednávky
Pri príprave dokumentu postupujte systematicky, aby ste nezabudli na údaje dôležité pre dodanie a fakturáciu. Ak objednávka nadväzuje na cenovú ponuku alebo rámcovú zmluvu, označte ich číslom a dátumom.
- Vyplňte údaje kupujúceho, dodávateľa, číslo objednávky a dátum.
- Zapíšte jednotlivé položky vrátane množstva, ceny a technických parametrov.
- Doplňte dodacie miesto, termín, platobné podmienky a kontaktnú osobu.
- Dokument schváľte, odošlite dodávateľovi a vyžiadajte si potvrdenie prijatia.
Často kladené otázky
Je objednávka nákupu záväzná?
Záväznosť závisí od obsahu dokumentu, komunikácie medzi stranami a rozhodného právneho poriadku. Potvrdená objednávka môže byť dôkazom dohody o dodávke.
Musí mať objednávka vlastnoručný podpis?
Nie vždy. V obchodnej praxi môže byť prijatie alebo potvrdenie objednávky vykonané aj elektronicky, ak je možné preukázať obsah komunikácie a súhlas strán.
Čo robiť pri zmene objednávky?
Zmenu vykonajte písomne, uveďte číslo pôvodnej objednávky a nechajte si ju potvrdiť dodávateľom. Tak sa predíde sporom o zmenené množstvo, cenu alebo termín.