Materialbeställning – färdig mall för inköp och lager
En mall för materialbeställning hjälper verksamheter att beställa varor, förbrukningsmaterial och utrustning på ett tydligt och spårbart sätt. Dokumentet anger beställare, mottagare, artikeluppgifter, antal, kostnad, leveransvillkor och godkännande. Mallen kan användas internt mellan avdelningar eller som underlag inför inköp från leverantörer.
En materialbeställning är ett dokument som används för att begära material, varor eller utrustning inom en verksamhet. Den skapar ett tydligt underlag för inköp, lageruttag, budgetuppföljning och intern kontroll. Genom att ange rätt artikel, mängd och leveransuppgifter minskar risken för felbeställningar. Mallen kan anpassas för företag, föreningar, skolor och offentliga verksamheter.
Vad är en materialbeställning?
En materialbeställning, även kallad materialrekvisition eller beställningsblankett, är en skriftlig begäran om att få material levererat från ett lager eller köpt från en extern leverantör. Den används ofta innan en inköpsorder eller ett avtal med leverantören upprättas.
Dokumentet ska göra det möjligt att identifiera vem som begär materialet, varför det behövs och vem som har rätt att godkänna kostnaden. En tydlig beställning underlättar även senare kontroll mot leveranssedel och faktura.
Uppgifter som bör finnas med
De viktigaste uppgifterna är beställningsnummer, datum, beställande enhet, kontaktperson, kostnadsställe och önskat leveransdatum. För varje artikel bör artikelnummer, benämning, antal och eventuell uppskattad kostnad anges.
Beställare och mottagare
Beställaren är den person eller avdelning som ansvarar för behovet, medan mottagaren är den plats eller person som ska ta emot materialet. Om uppgifterna skiljer sig åt bör båda anges för att undvika leveransproblem.
Artikel- och kostnadsuppgifter
Artikelnummer och enhet, exempelvis styck, paket eller meter, gör beställningen lättare att hantera. Om priset inte är känt kan en uppskattning eller hänvisning till gällande avtal anges.
| Fält | Funktion | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Beställningsnummer | Ger spårbarhet i administrationen | Nummer saknas eller används dubbelt |
| Kostnadsställe | Anger var kostnaden ska bokföras | Fel intern kod anges |
| Artikelnummer | Identifierar rätt vara | Endast en otydlig benämning skrivs |
| Antal och enhet | Visar beställd kvantitet | Enhet, exempelvis paket eller styck, saknas |
| Leveransdatum | Styr planering och mottagning | Önskat datum förväxlas med sista acceptabla datum |
Redigerbar mall
Dokumentmall
MATERIALBESTÄLLNING
Beställningsnummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, ____________________
Beställande uppgifter
Beställande avdelning/enhet: ____________________
Beställare: ____________________
Telefon/e-post: ____________________
Kostnadsställe/projekt: ____________________
Leveransuppgifter
Mottagare: ____________________
Leveransadress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Önskat leveransdatum: ____________________
Beställt material
| Rad | Artikelnummer | Benämning | Antal | Enhet | Á-pris | Belopp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Beräknat totalbelopp exklusive moms: ____________________
Leverantör/avtal: ____________________
Syfte med beställningen: ____________________
Villkor och godkännande
- Beställningen gäller endast efter behörigt godkännande.
- Levererat material ska kontrolleras mot denna beställning och leveranssedel.
- Eventuella avvikelser ska rapporteras till beställaren utan dröjsmål.
- Kostnaden ska bokföras på angivet kostnadsställe eller projekt.
Övriga anmärkningar: ____________________
____________________________
Beställare
____________________________
Godkännare/attestansvarig
____________________________
Mottagare, kvittens vid leverans
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så fyller du i mallen
Börja med att kontrollera om materialet finns i det egna lagret eller omfattas av ett befintligt ramavtal. Fyll därefter i varje artikelrad så detaljerat som möjligt och kontrollera att beställningen ryms inom tillgänglig budget.
- Ange datum, beställningsnummer och beställande enhet.
- Fyll i mottagare, leveransadress och kontaktuppgifter.
- Specificera artiklar, antal, enhet och beräknat pris.
- Lämna beställningen för behörigt godkännande innan den skickas vidare.
Kontrollera alltid artikelnummer, mängd och leveransadress mot lager- eller leverantörsinformation innan beställningen godkänns.
Vanliga kontrollpunkter före godkännande
En godkännare bör säkerställa att beställningen är sakligt motiverad, att kostnaden kan hänföras till rätt verksamhet och att inköpsrutiner följs. Vid större inköp kan offerter, avtal eller särskilda attestregler behöva kontrolleras.
- Kontrollera att behovet och användningsområdet är tydligt angivna.
- Bekräfta att kostnadsställe och projektkod är korrekta.
- Jämför priset med avtal, prislista eller tidigare inköp.
- Säkerställ att leveransdatumet är realistiskt.
- Kontrollera att behörig person har attesterat beställningen.
Leverans, mottagning och uppföljning
När materialet kommer bör mottagaren jämföra leveransen med beställningen och leveranssedeln. Avvikelser, skador eller restnoteringar bör dokumenteras och meddelas leverantören eller inköpsansvarig utan dröjsmål.
Spara den godkända materialbeställningen tillsammans med leveransunderlag och faktura. Detta förenklar bokföring, reklamationer och framtida uppföljning av inköp.
Vanliga frågor
Är en materialbeställning samma sak som en inköpsorder?
Nej, en materialbeställning är ofta ett internt underlag eller en begäran om inköp. En inköpsorder är normalt den formella beställning som skickas till en extern leverantör.
Måste pris anges i materialbeställningen?
Det är lämpligt att ange pris eller uppskattad kostnad när uppgiften finns tillgänglig. Det underlättar budgetkontroll och godkännande, men interna rutiner kan avgöra om det är obligatoriskt.
Vem ska skriva under dokumentet?
Vanligen undertecknar beställaren och en person med rätt att godkänna eller attestera kostnaden. Vid mottagning kan även mottagaren kvittera att materialet har levererats.