Vzor objednávkového listu pripravený na okamžité použitie
Vzor objednávkového listu pomáha kupujúcemu a dodávateľovi prehľadne potvrdiť požadovaný tovar alebo služby, množstvo, ceny, dodacie podmienky a spôsob úhrady. Dokument znižuje riziko nedorozumení, uľahčuje evidenciu objednávok a môže slúžiť ako podklad pre následnú fakturáciu alebo dodanie.
Objednávkový list je praktický obchodný dokument, ktorým kupujúci žiada dodávateľa o dodanie konkrétneho tovaru alebo poskytnutie služieb. Jasne uvádza predmet objednávky, množstvo, cenu, dodací termín a platobné podmienky. Dobre vyplnený dokument zjednodušuje komunikáciu medzi stranami a vytvára spoľahlivý podklad pre realizáciu obchodu. Tento vzor možno použiť pri jednorazových aj opakovaných objednávkach.
Účel objednávkového listu
Objednávkový list zachytáva vôľu kupujúceho objednať si presne definované plnenie od dodávateľa. V praxi sa používa najmä na interné schvaľovanie nákupov, odoslanie objednávky dodávateľovi a kontrolu dodávky či faktúry.
Dokument môže mať papierovú alebo elektronickú podobu. Ak sa strany dohodnú na elektronickej komunikácii, je vhodné uchovať odoslanú objednávku aj potvrdenie dodávateľa v evidencii.
Objednávka a jej potvrdenie
Samotné odoslanie objednávky nemusí vždy znamenať uzavretie zmluvy. Dodávateľ môže objednávku potvrdiť, odmietnuť alebo navrhnúť zmenu podmienok, napríklad ceny, dostupnosti alebo termínu dodania.
Údaje, ktoré by nemali chýbať
Pre jednoznačnú identifikáciu objednávky uveďte číslo objednávky, dátum vystavenia a úplné údaje oboch strán. Pri podnikateľoch sú dôležité najmä obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ a kontaktné údaje.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Číslo objednávky | Umožňuje sledovanie a evidenciu dokumentu | Chýbajúce alebo duplicitné označenie |
| Opis tovaru alebo služby | Presne určuje požadované plnenie | Príliš všeobecný názov položky |
| Množstvo a jednotka | Určuje rozsah dodávky | Neuvedená merná jednotka |
| Cena a DPH | Vyjadruje finančný rozsah objednávky | Nejasnosť, či cena zahŕňa DPH |
| Dodací termín | Stanovuje očakávaný čas plnenia | Neurčitý údaj bez dátumu alebo lehoty |
Správne určenie objednaných položiek
Každú položku opíšte tak, aby ju dodávateľ nemohol zameniť s inou. Pri tovare doplňte katalógové číslo, technické parametre, farbu, balenie alebo iné rozlišovacie znaky; pri službách uveďte rozsah, výstup a miesto výkonu.
Cena, mena a daňové údaje
Pri cene uveďte menu, jednotkovú cenu, celkovú cenu a informáciu o DPH. Ak je doprava, balenie alebo montáž účtovaná samostatne, treba ju uviesť oddelene alebo výslovne potvrdiť, že je zahrnutá v cene.
- Uveďte jednoznačné číslo objednávky.
- Skontrolujte identifikačné a kontaktné údaje dodávateľa.
- Rozpíšte každú objednanú položku samostatne.
- Určte cenu, menu a režim DPH.
- Doplňte miesto a termín dodania.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
OBJEDNÁVKOVÝ LIST
Číslo objednávky: ____________________
Miesto a dátum vystavenia: ____________________, ____________________
Kupujúci / objednávateľ:
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ / IČ DPH: ____________________
Kontakt: ____________________
Dodávateľ:
Obchodné meno / meno a priezvisko: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ / IČ DPH: ____________________
Kontakt: ____________________
Objednávateľ týmto objednáva u dodávateľa nasledujúci tovar alebo služby:
| Č. | Názov a špecifikácia položky | Množstvo | MJ | Jednotková cena bez DPH | DPH | Cena celkom s DPH |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Celková cena s DPH | ____________________ | |||||
Miesto dodania: ____________________
Termín dodania: ____________________
Spôsob dopravy: ____________________
Spôsob platby: ____________________
Splatnosť faktúry: ____________________
Poznámka k objednávke: ____________________
- Dodávateľ potvrdí prijatie objednávky písomne alebo elektronicky.
- Dodávateľ dodá objednané plnenie v dohodnutom rozsahu, kvalite a termíne.
- Akákoľvek zmena ceny, množstva, termínu alebo rozsahu plnenia vyžaduje predchádzajúci súhlas objednávateľa.
- Faktúra musí obsahovať číslo tejto objednávky a byť vystavená v súlade s dohodnutými podmienkami.
Za objednávateľa: ____________________
Meno a funkcia: ____________________
Dátum a podpis: ____________________
Potvrdenie dodávateľa: ____________________
Meno a funkcia: ____________________
Dátum a podpis: ____________________
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Dodanie, platba a prevzatie
V objednávke určte miesto dodania, spôsob dopravy a osobu oprávnenú prevziať plnenie. Pri dodaní tovaru je užitočné dohodnúť postup kontroly množstva a zjavného poškodenia zásielky.
Platobné podmienky by mali obsahovať spôsob úhrady, splatnosť a prípadne údaje potrebné na vystavenie faktúry. Ak je potrebná záloha alebo platba vopred, mala by byť uvedená jasne a bez rozporu s ostatnými podmienkami.
Pred odoslaním objednávky porovnajte všetky položky s cenovou ponukou alebo zmluvou, aby sa predišlo rozdielom v cene, rozsahu a termíne dodania.
Postup pri príprave a odoslaní objednávky
Vytvorenie objednávkového listu by malo nadväzovať na schválenú potrebu nákupu, ponuku dodávateľa alebo rámcovú zmluvu. Pred odoslaním dokument interne skontrolujte a uchovajte jeho kópiu.
- Zhromaždite údaje o požadovanom tovare alebo službe.
- Overte dodávateľa, cenu, dostupnosť a dodacie podmienky.
- Vyplňte objednávkový list vrátane všetkých položiek a termínov.
- Odošlite objednávku a vyžiadajte si jej písomné potvrdenie.
Časté otázky
Je objednávkový list právne záväzný?
Závisí to od obsahu dokumentu, okolností jeho odoslania, prijatia dodávateľom a dohody strán. Ak objednávka obsahuje podstatné náležitosti a dodávateľ ju prijme, môže byť podkladom pre vznik zmluvného vzťahu.
Musí mať objednávka pečiatku?
Pečiatka spravidla nie je všeobecnou podmienkou platnosti objednávky. Dôležité je, aby dokument pochádzal od oprávnenej osoby a aby bolo možné preukázať jeho obsah a doručenie.
Čo robiť, ak dodávateľ zmení cenu alebo termín?
Požiadajte o písomné potvrdenie zmenených podmienok a výslovne ich odsúhlaste pred dodaním. Pôvodnú objednávku a všetku súvisiacu komunikáciu si archivujte.