Bestellformular: sofort nutzbares Muster für Bestellungen
Dieses Bestellformular-Muster hilft Unternehmen, Selbstständigen und Privatpersonen dabei, Waren oder Dienstleistungen nachvollziehbar zu bestellen. Es enthält Felder für Parteien, Artikelpositionen, Mengen, Preise, Lieferadresse, Liefertermin, Zahlungsbedingungen und Unterschriften.
Ein Bestellformular dokumentiert verbindlich, welche Waren oder Dienstleistungen bestellt werden und zu welchen Bedingungen dies geschieht. Es schafft Klarheit zwischen Besteller und Lieferant, insbesondere bei Mengen, Preisen, Lieferfristen und Zahlungsmodalitäten. Eine sorgfältig ausgefüllte Bestellung erleichtert die interne Freigabe und die spätere Rechnungsprüfung. Das folgende Muster kann für einmalige oder wiederkehrende Bestellungen angepasst werden.
Zweck und Bedeutung eines Bestellformulars
Mit einem Bestellformular hält der Besteller sein Angebot zum Abschluss eines Kauf- oder Dienstleistungsvertrags fest. Der Lieferant kann die Bestellung annehmen, ablehnen oder Änderungen vorschlagen. Für die praktische Abwicklung sollte jede Bestellung eine eindeutige Bestellnummer erhalten.
Besonders im Geschäftsverkehr reduziert eine schriftliche Bestellung Missverständnisse über Artikel, Ausführung, Preise und Lieferzeit. Sie ist zudem eine wichtige Unterlage für Buchhaltung, Wareneingang und Reklamationen.
Wesentliche Angaben im Dokument
Die Angaben müssen so konkret sein, dass die gewünschte Leistung eindeutig bestimmt werden kann. Dazu gehören die vollständigen Kontaktdaten beider Parteien und eine genaue Aufstellung der bestellten Positionen.
Angaben zu den Vertragsparteien
Geben Sie Firmenname oder vollständigen Namen, Anschrift, Ansprechperson sowie Kontaktmöglichkeiten an. Unternehmen sollten bei Bedarf auch ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die zuständige Rechnungsadresse ergänzen.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Bestellnummer | Eindeutige Zuordnung der Bestellung | Nummer fehlt oder wird doppelt vergeben |
| Artikelbeschreibung | Genaue Bestimmung der Ware oder Leistung | Zu allgemeine Bezeichnung ohne Spezifikation |
| Menge und Einheit | Umfang der Bestellung festlegen | Einheit, etwa Stück oder Stunden, fehlt |
| Einzel- und Gesamtpreis | Kalkulation und Zahlungsgrundlage | Unklarheit, ob die Umsatzsteuer enthalten ist |
| Liefertermin | Erwarteten Zeitpunkt der Leistung bestimmen | Keine Regelung bei Terminverschiebung |
Positionen, Preise und Umsatzsteuer
Jede Ware oder Dienstleistung sollte in einer eigenen Position aufgeführt werden. Neben Artikelnummer, Beschreibung, Menge und Einheit gehören der Einzelpreis, mögliche Rabatte sowie der Gesamtbetrag in die Übersicht.
Preisangaben eindeutig gestalten
Kennzeichnen Sie klar, ob Preise netto oder brutto angegeben werden. Bei gewerblichen Bestellungen ist es sinnvoll, Nettosumme, Umsatzsteuerbetrag, Steuersatz und Bruttosumme getrennt auszuweisen.
- Artikel- oder Leistungsbezeichnung präzise formulieren.
- Menge und Maßeinheit für jede Position angeben.
- Einzelpreis und Positionssumme rechnerisch prüfen.
- Versand-, Verpackungs- oder Nebenkosten aufführen.
- Rabatte, Skonti oder Mindestbestellwerte schriftlich festhalten.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
BESTELLFORMULAR
Bestellnummer: ____________________
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Besteller / Auftraggeber
Name / Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ / Ort: ____________________
Ansprechperson: ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
Lieferant / Auftragnehmer
Name / Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ / Ort: ____________________
Ansprechperson: ____________________
E-Mail / Telefon: ____________________
Hiermit bestellen wir die nachstehend aufgeführten Waren beziehungsweise Dienstleistungen zu den nachfolgend genannten Bedingungen.
| Pos. | Artikel / Leistung | Artikel-Nr. | Menge / Einheit | Einzelpreis | Gesamtpreis |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Nettosumme | ____________________ | ||||
| Umsatzsteuer ______ % | ____________________ | ||||
| Gesamtbetrag brutto | ____________________ | ||||
Lieferadresse: ____________________
Gewünschter Liefertermin / Leistungszeitraum: ____________________
Versandart / Lieferbedingungen: ____________________
Zahlungsbedingungen: ____________________
Besondere Anforderungen / Bemerkungen:
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- Die Lieferung oder Leistung erfolgt entsprechend den in diesem Bestellformular aufgeführten Positionen und Bedingungen.
- Abweichungen von Menge, Preis, Qualität oder Liefertermin bedürfen vor Ausführung der schriftlichen Zustimmung des Bestellers.
- Der Lieferant bestätigt die Annahme dieser Bestellung und teilt erkennbare Lieferhindernisse unverzüglich mit.
- Rechnungen sind unter Angabe der Bestellnummer an die oben genannte Rechnungsadresse zu richten.
Anlagen / einbezogene Unterlagen: ____________________
____________________________
Ort, Datum
____________________________
Unterschrift Besteller / Auftraggeber
____________________________
Unterschrift Lieferant / Auftragnehmer (Bestätigung)
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Lieferung, Zahlung und weitere Bedingungen
Regeln Sie die Lieferadresse, den gewünschten oder verbindlichen Liefertermin sowie die Versandart. Bei Dienstleistungen sollte statt eines Liefertermins gegebenenfalls der Leistungszeitraum angegeben werden.
Zu den Zahlungsbedingungen zählen Zahlungsziel, Zahlungsweg und mögliche Skontoregelungen. Werden Allgemeine Geschäftsbedingungen einbezogen, sollte das Formular ausdrücklich darauf hinweisen und deren Geltung nachvollziehbar machen.
Prüfen Sie vor dem Versand der Bestellung insbesondere Preise, Lieferadresse und Liefertermin; diese Angaben führen in der Praxis besonders häufig zu Rückfragen oder Konflikten.
Bestellung richtig erstellen und versenden
Vor der Übermittlung sollte geprüft werden, ob die zeichnungsberechtigte Person handelt und ob intern erforderliche Freigaben vorliegen. Bewahren Sie eine Kopie der versendeten Bestellung sowie die Auftragsbestätigung des Lieferanten geordnet auf.
- Bedarf, Lieferant und interne Freigabe feststellen.
- Positionen und technische oder qualitative Anforderungen erfassen.
- Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsziel eintragen und kontrollieren.
- Bestellung datieren, unterzeichnen und nachweisbar an den Lieferanten senden.
Häufige Fragen zum Bestellformular
Ist eine Bestellung ohne Unterschrift wirksam?
Das hängt von den Umständen und der gewählten Übermittlungsform ab. Auch eine per E-Mail erklärte Bestellung kann wirksam sein, sofern die Parteien keine besondere Form vereinbart haben und der Inhalt ausreichend bestimmt ist.
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung?
Die Bestellung wird üblicherweise vom Käufer oder Auftraggeber abgegeben. Mit der Auftragsbestätigung erklärt der Lieferant in der Regel, ob und zu welchen Bedingungen er den Auftrag annimmt.
Kann eine Bestellung nachträglich geändert werden?
Änderungen sollten mit dem Lieferanten abgestimmt und schriftlich dokumentiert werden. Eine einseitige Änderung ist nicht automatisch verbindlich, wenn bereits ein Vertrag zustande gekommen ist.