Готов модел на поръчка за стоки и услуги
Този готов модел на поръчка помага на купувачи, доставчици и търговци да документират заявяването на стоки или услуги. Включва данни за страните, артикули, количества, единични и общи цени, срокове за доставка, начин на плащане и потвърждение на поръчката.
Моделът на поръчка е практичен документ, с който клиентът заявява конкретни стоки или услуги при предварително определени условия. Той улеснява комуникацията между страните и намалява риска от недоразумения относно количества, цени и срокове. Добре оформената поръчка създава ясна следа за договореното и може да послужи като основа за последващо потвърждение, доставка и фактуриране. Документът е подходящ както за еднократни, така и за периодични търговски отношения.
Какво представлява поръчката
Поръчката е писмено искане от купувач към доставчик за доставка на определени продукти или изпълнение на услуги. Тя следва да посочва достатъчно точно предмета, количеството, цената, срока и условията, при които се очаква изпълнението.
В зависимост от договореностите между страните документът може да има характер на предложение за сключване на договор или да служи като оперативен документ към вече сключен договор.
Поръчка и оферта
Офертата обичайно идва от доставчика и съдържа предложените условия, докато поръчката се изпраща от клиента като заявка за приемане на конкретни условия. Добра практика е номерът и датата на офертата, когато има такава, да бъдат посочени в поръчката.
Основни данни, които трябва да присъстват
Включете уникален номер на поръчката, дата на издаване и пълни данни за купувача и доставчика. За юридически лица е полезно да се посочат наименование, ЕИК, адрес, лице за контакт, телефон и електронна поща.
| Поле | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер на поръчката | Позволява проследяване и архивиране | Използване на повтарящ се номер |
| Описание на артикула | Идентифицира стоката или услугата | Прекалено общо наименование |
| Количество и мярка | Определя обема на изпълнението | Липсваща мерна единица |
| Единична и обща цена | Уточнява дължимата сума | Неяснота дали цената включва ДДС |
| Срок и място на доставка | Определя кога и къде се изпълнява | Посочване само на приблизителен срок |
Как да попълните документа
Преди изпращане проверете дали данните съответстват на офертата, рамковия договор или предварително водената кореспонденция. Използвайте точни кодове, спецификации и мерни единици, когато това е важно за правилното изпълнение.
- Попълнете номера, мястото и датата на поръчката.
- Въведете идентификационните и контактните данни на страните.
- Опишете всеки артикул или услуга в таблицата с цена и количество.
- Потвърдете срока, адреса на доставка, плащането и изпратете документа.
Проверка преди изпращане
Сверете общата стойност, данъчния режим, транспортните разходи и лицето, което има право да приеме доставката. Ако има техническа спецификация, приложете я или я посочете недвусмислено.
Редактируем образец
Образец на документа
ПОРЪЧКА ЗА СТОКИ И УСЛУГИ
№: ____________________
Място на издаване: ____________________ Дата: ____________________
КУПУВАЧ / ВЪЗЛОЖИТЕЛ: ____________________
ЕИК/БУЛСТАТ: ____________________
Адрес: ____________________
Лице за контакт: ____________________ Телефон/електронна поща: ____________________
ДОСТАВЧИК / ИЗПЪЛНИТЕЛ: ____________________
ЕИК/БУЛСТАТ: ____________________
Адрес: ____________________
Лице за контакт: ____________________ Телефон/електронна поща: ____________________
С настоящото Купувачът/Възложителят заявява следните стоки и/или услуги:
| № | Наименование/описание | Код/спецификация | Мярка | Количество | Ед. цена без ДДС | Стойност без ДДС |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Обща стойност без ДДС: ____________________
ДДС: ____________________
Обща стойност с ДДС: ____________________
Валута: ____________________
- Срок за доставка/изпълнение: ____________________
- Място на доставка/изпълнение: ____________________
- Условия и начин на плащане: ____________________
- Основание/референция към оферта или договор: ____________________
- Специални условия, изисквания и придружаващи документи: ____________________
Лице, упълномощено да приеме доставката: ____________________
Забележки: ________________________________________________________________________
За Купувача/Възложителя: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Потвърждавам приемането на поръчката от името на Доставчика/Изпълнителя: ____________________
Име, длъжност и подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Условия за доставка и плащане
Ясно определете мястото на доставка, срока, разходите за транспорт и начина на приемане на стоките или услугите. Посочете и дали се изисква приемо-предавателен протокол, сертификат, гаранционна карта или друг придружаващ документ.
Условията за плащане следва да включват валута, срок, банкова сметка при банков превод и основание за плащане. Когато цените са с ДДС, това трябва да бъде отбелязано изрично.
- Проверете дали цените са без ДДС или с включен ДДС.
- Посочете валутата на всички суми.
- Определете точен адрес и лице за приемане.
- Уточнете кой поема транспортните разходи.
- Опишете необходимите придружаващи документи.
Практическа препоръка: изпращайте поръчката по проследим канал и пазете потвърждението от доставчика заедно с всички приложения и последваща кореспонденция.
Потвърждение и съхраняване
Поискайте писмено потвърждение от доставчика, особено когато срокът, наличността или цената подлежат на уточняване. Потвърждението следва да съдържа номера на поръчката и всички евентуални отклонения от заявените условия.
Съхранявайте поръчката, потвърждението, документите за доставка и фактурата в обща преписка. Това улеснява счетоводното отчитане, рекламациите и вътрешния контрол.
Често задавани въпроси
Задължително ли е поръчката да бъде подписана?
Това зависи от договореното между страните, вътрешните им правила и приложимото право. Подписът или квалифицираното електронно подписване може да даде по-голяма сигурност относно произхода и одобрението на документа.
Може ли поръчката да бъде изпратена по електронна поща?
Да, електронната поща често се използва за търговска кореспонденция. Препоръчително е да се използват служебни адреси, ясно заглавие и приложен файл във формат, който не може лесно да бъде променян.
Какво се прави при промяна на количеството или срока?
Промяната трябва да бъде документирана писмено чрез нова поръчка, коригираща поръчка или изрично потвърждение между страните. Винаги посочвайте към кой първоначален документ се отнася изменението.