Mall för avtal om fastighetsförvaltning – klar att använda
Denna mall för avtal om fastighetsförvaltning hjälper fastighetsägare och förvaltare att tydligt reglera uppdragets omfattning, ersättning, rapportering, ansvar, fullmakter och uppsägning. Den kan anpassas för bostäder, lokaler eller andra förvaltningsobjekt.
Ett avtal om fastighetsförvaltning tydliggör relationen mellan fastighetsägaren och den som ska sköta fastigheten. Avtalet bör beskriva vilka tjänster som ingår, hur ersättningen beräknas och vilka befogenheter förvaltaren har. En skriftlig överenskommelse minskar risken för missförstånd kring ekonomi, uthyrning och löpande åtgärder. Mallen nedan kan anpassas efter fastighetens typ, omfattning och parternas behov.
Vad är ett avtal om fastighetsförvaltning?
Ett förvaltningsavtal är ett uppdragsavtal där en fastighetsägare anlitar en förvaltare för att administrera, underhålla eller hyra ut en fastighet. Uppdraget kan omfatta både ekonomisk, teknisk och administrativ förvaltning.
Avtalet ska särskilt skilja mellan sådant som förvaltaren får besluta själv och sådant som kräver ägarens godkännande. Detta är viktigt när kostnader, hyresförhandlingar eller större underhållsåtgärder blir aktuella.
Ekonomisk och teknisk förvaltning
Ekonomisk förvaltning kan omfatta hyresavisering, bokföringsunderlag, betalningsuppföljning och rapportering. Teknisk förvaltning kan avse tillsyn, felanmälningar, serviceavtal och samordning av reparationer.
Uppgifter som bör anges tydligt
Ju tydligare uppdraget definieras, desto enklare blir det att följa upp leveransen. Ange fastighetens beteckning eller adress, vilka lokaler eller bostäder som ingår och från vilket datum uppdraget gäller.
| Avtalsfält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Förvaltningsobjekt | Identifierar fastigheten och omfattningen | Endast en allmän adress anges |
| Uppdragets innehåll | Klargör vilka tjänster som ska utföras | Otydligt ansvar för underhåll |
| Arvode | Bestämmer ersättning och betalningsvillkor | Moms och utlägg utelämnas |
| Fullmakt och beloppsgräns | Begränsar förvaltarens beslutsrätt | Ingen gräns för inköp eller åtgärder |
| Rapportering | Anger hur ägaren får information | Ingen tidpunkt för ekonomiska rapporter |
Ansvar, fullmakt och beslutsgränser
Förvaltaren bör endast få agera inom de befogenheter som uttryckligen anges i avtalet eller i en separat fullmakt. Sätt gärna ett beloppstak för akuta och planerade kostnader samt krav på skriftligt godkännande vid större arbeten.
Avtalet bör även ange hur inkomster, depositioner och utlägg ska hanteras. Fastighetsägaren ansvarar normalt för beslut om investeringar och större förändringar, om inte annat avtalas.
Hantering av hyresgäster
Om förvaltaren ska företräda ägaren gentemot hyresgäster bör avtalet precisera om förvaltaren får teckna hyresavtal, säga upp avtal, förhandla om villkor eller hantera störningsärenden.
Redigerbar mall
Dokumentmall
AVTAL OM FASTIGHETSFÖRVALTNING
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Mellan nedanstående parter har följande avtal träffats.
Fastighetsägare: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
Förvaltare: ____________________
Personnummer/organisationsnummer: ____________________
Adress: ____________________
Telefon och e-post: ____________________
| Uppgift | Överenskommelse |
|---|---|
| Fastighet/objekt | ____________________ |
| Fastighetsbeteckning/adress | ____________________ |
| Avtalstid | Från ____________________ till ____________________ |
| Förvaltningsarvode | ____________________ kr per ____________________ |
| Moms | ____________________ |
| Beloppsgräns för åtgärder utan godkännande | ____________________ kr |
| Rapporteringsintervall | ____________________ |
| Uppsägningstid | ____________________ månader |
- Uppdraget. Fastighetsägaren uppdrar åt förvaltaren att förvalta ovan angivet objekt enligt detta avtal. Uppdraget omfattar: ____________________.
- Förvaltarens åtaganden. Förvaltaren ska utföra uppdraget omsorgsfullt, föra nödvändig dokumentation och utan dröjsmål informera fastighetsägaren om väsentliga händelser.
- Befogenheter. Förvaltaren får beställa akuta och nödvändiga åtgärder upp till den angivna beloppsgränsen. Åtgärder över denna gräns kräver fastighetsägarens skriftliga godkännande, om inte omedelbar åtgärd krävs för att begränsa skada.
- Hyresadministration. Förvaltaren får/ får inte företräda fastighetsägaren vid kontakt med hyresgäster, hyresavisering och tecknande av hyresavtal enligt följande villkor: ____________________.
- Ersättning och utlägg. Fastighetsägaren ska betala förvaltningsarvode enligt tabellen. Godkända utlägg ersätts mot underlag. Fakturering sker ____________________.
- Redovisning. Förvaltaren ska lämna skriftlig rapport till fastighetsägaren ____________________. Rapporten ska omfatta inkomster, utgifter, utförda åtgärder och pågående ärenden.
- Sekretess och personuppgifter. Parterna ska hantera information och personuppgifter i enlighet med tillämpliga regler och endast för avtalets ändamål.
- Avtalets upphörande. Avtalet kan sägas upp skriftligen med angiven uppsägningstid. Vid upphörande ska förvaltaren utan dröjsmål överlämna handlingar, nycklar, register och redovisning som tillhör fastighetsägaren.
- Tvist. Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om enighet inte nås ska tvisten prövas enligt svensk lag.
Övriga överenskommelser: ________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
____________________________
Fastighetsägare
Namnförtydligande: ____________________
____________________________
Förvaltare
Namnförtydligande: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Ersättning och redovisning
Arvodet kan vara ett fast månadsbelopp, en procentsats av hyresintäkterna eller ersättning per utförd tjänst. Ange om moms tillkommer, när fakturering sker och hur godkända utlägg ska ersättas.
- Fastställ förvaltarens arvode och eventuell moms.
- Ange vilka utlägg som får debiteras separat.
- Bestäm hur ofta ekonomisk rapportering ska lämnas.
- Reglera hantering av hyresintäkter och påminnelseavgifter.
- Ange vem som ansvarar för bokföringsunderlag och dokumentation.
Praktiskt råd: sätt en skriftlig beloppsgräns för åtgärder som förvaltaren får beställa utan att först inhämta fastighetsägarens godkännande.
Avtalstid, uppsägning och överlämning
Bestäm om avtalet gäller tills vidare eller under en bestämd tid. En rimlig uppsägningstid ger båda parter möjlighet att ordna en kontrollerad överlämning av nycklar, handlingar, ekonomi och pågående ärenden.
Vid avtalets slut bör förvaltaren lämna över hyresgästregister, avtal, redovisning, felanmälningar och annan dokumentation som hör till fastigheten. Reglera även sekretess och behandling av personuppgifter.
- Identifiera fastigheten och parterna.
- Beskriv förvaltningstjänsterna i detalj.
- Bestäm arvode, utlägg och rapporteringsrutiner.
- Reglera uppsägning, överlämning och underskrifter.
Vanliga frågor
Måste ett förvaltningsavtal vara skriftligt?
Det är ofta möjligt att avtala muntligt, men ett skriftligt avtal är starkt rekommenderat eftersom det gör uppdrag, behörighet och ersättning lättare att bevisa och följa upp.
Kan förvaltaren skriva under hyresavtal?
Det beror på avtalet och eventuell fullmakt. Om förvaltaren ska få underteckna hyresavtal bör denna behörighet anges uttryckligt och begränsas vid behov.
Vem betalar för reparationer?
Fastighetsägaren står normalt för fastighetens kostnader, medan förvaltaren kan beställa eller samordna arbeten inom avtalade beloppsgränser. Förvaltarens arvode och godkända utlägg ska regleras separat.