Gotowy wzór umowy o zarządzanie nieruchomością
Gotowy wzór umowy o zarządzanie nieruchomością pomaga właścicielowi i zarządcy jasno ustalić zakres usług, sposób reprezentacji, zasady pobierania opłat, wynagrodzenie oraz odpowiedzialność stron. Dokument można dostosować do lokalu mieszkalnego, domu, lokalu użytkowego albo całej nieruchomości przeznaczonej na wynajem.
Umowa o zarządzanie nieruchomością określa zasady współpracy pomiędzy właścicielem a osobą lub firmą, która ma wykonywać czynności administracyjne, techniczne i rozliczeniowe. Dobrze sporządzony dokument ogranicza ryzyko sporów dotyczących zakresu upoważnienia zarządcy oraz kosztów jego działań. Wzór może być stosowany przy zarządzaniu lokalem, domem, lokalem użytkowym lub nieruchomością wynajmowaną. Przed podpisaniem warto dopasować jego postanowienia do rodzaju nieruchomości i faktycznych potrzeb właściciela.
Cel umowy o zarządzanie nieruchomością
Podstawowym celem umowy jest powierzenie zarządcy określonych działań związanych z bieżącą obsługą nieruchomości. Mogą one obejmować kontakt z najemcami, organizowanie napraw, nadzorowanie płatności, zawieranie umów z usługodawcami oraz przygotowywanie rozliczeń dla właściciela.
Umowa powinna wyraźnie rozgraniczać zwykłe czynności administracyjne od działań wymagających odrębnej zgody właściciela, zwłaszcza gdy wiążą się z większym wydatkiem albo zmianą warunków najmu.
Różnica między zarządzaniem a pełnomocnictwem
Sama umowa określa obowiązki i zasady rozliczeń między stronami. Jeżeli zarządca ma reprezentować właściciela wobec najemców, urzędów lub kontrahentów, przydatne może być dodatkowe pełnomocnictwo, określające dokładny zakres umocowania.
Najważniejsze dane i postanowienia
Dokument powinien precyzyjnie wskazywać strony, identyfikować nieruchomość oraz określać okres obowiązywania współpracy. Należy również ustalić wynagrodzenie zarządcy, terminy przekazywania środków i sposób dokumentowania wydatków.
| Element dokumentu | Cel zapisu | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Dane stron | Ustalenie, kto jest właścicielem i zarządcą | Brak adresu lub danych rejestrowych firmy |
| Opis nieruchomości | Jednoznaczne określenie przedmiotu zarządzania | Podanie wyłącznie ogólnego adresu |
| Zakres czynności | Wskazanie obowiązków zarządcy | Zbyt ogólne sformułowanie „pełna obsługa” |
| Wynagrodzenie | Określenie opłaty i terminu zapłaty | Brak informacji, czy kwota obejmuje VAT |
| Limity wydatków | Kontrola kosztów ponoszonych bez zgody właściciela | Brak kwotowego limitu na naprawy |
| Raportowanie | Ustalenie formy i częstotliwości rozliczeń | Brak terminu przekazania raportu |
Zakres obowiązków zarządcy
Zakres usług należy opisać możliwie konkretnie. Właściciel może powierzyć zarządcy wszystkie czynności bieżące albo tylko wybrane zadania, takie jak obsługa najmu, odbiór czynszu czy koordynacja napraw.
- kontakt z najemcami oraz przyjmowanie zgłoszeń;
- nadzór nad terminowym regulowaniem należności;
- organizowanie drobnych napraw i przeglądów;
- zawieranie umów z dostawcami usług w ustalonym zakresie;
- sporządzanie okresowych zestawień przychodów i kosztów.
Wydatki wymagające zgody właściciela
Warto wskazać maksymalną kwotę jednorazowego wydatku, który zarządca może ponieść samodzielnie. Dobrą praktyką jest zastrzeżenie wyjątku dla awarii wymagających natychmiastowego działania, wraz z obowiązkiem niezwłocznego poinformowania właściciela.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA O ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIĄ
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Właścicielem: ____________________, zamieszkałym / z siedzibą w ____________________, PESEL / NIP / KRS: ____________________, zwanym dalej „Właścicielem”,
a
Zarządcą: ____________________, zamieszkałym / z siedzibą w ____________________, PESEL / NIP / KRS: ____________________, zwanym dalej „Zarządcą”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Pole | Ustalenie |
|---|---|
| Adres nieruchomości | ____________________ |
| Numer księgi wieczystej / oznaczenie lokalu | ____________________ |
| Okres obowiązywania umowy | od ____________________ do ____________________ |
| Wynagrodzenie Zarządcy | ____________________ zł / ____________________ |
| Termin płatności wynagrodzenia | ____________________ |
| Limit jednorazowego wydatku bez zgody Właściciela | ____________________ zł |
| Rachunek do rozliczeń | ____________________ |
| Termin przekazywania raportów | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Właściciel powierza Zarządcy zarządzanie nieruchomością wskazaną w tabeli, a Zarządca zobowiązuje się wykonywać powierzone czynności z należytą starannością.
- Zakres czynności. Zarządca jest uprawniony i zobowiązany w szczególności do: ____________________, ____________________, ____________________ oraz ____________________.
- Najem i kontakt z użytkownikami. Zarządca prowadzi kontakt z najemcami lub użytkownikami nieruchomości w zakresie: ____________________. Zawieranie, zmienianie lub rozwiązywanie umów najmu wymaga: ____________________.
- Naprawy i wydatki. Zarządca może zlecać prace i ponosić wydatki do limitu wskazanego w tabeli. W przypadku awarii wymagającej natychmiastowego działania Zarządca może przekroczyć ten limit, o czym niezwłocznie poinformuje Właściciela.
- Rozliczenia. Zarządca sporządza raport obejmujący wpływy, koszty i saldo nieruchomości z częstotliwością wskazaną w tabeli. Środki należne Właścicielowi są przekazywane na rachunek: ____________________.
- Wynagrodzenie. Właściciel zapłaci Zarządcy wynagrodzenie określone w tabeli, na podstawie: ____________________. Wynagrodzenie obejmuje / nie obejmuje podatku VAT: ____________________.
- Dokumentacja i poufność. Zarządca przechowuje dokumentację dotyczącą nieruchomości oraz nie udostępnia informacji osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków wymaganych prawem lub niezbędnych do wykonania umowy.
- Odpowiedzialność. Zarządca odpowiada za szkody powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa.
- Wypowiedzenie. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego ____________________. Wypowiedzenie wymaga formy ____________________.
- Zakończenie współpracy. Po rozwiązaniu umowy Zarządca, w terminie ____________________, przekaże Właścicielowi dokumentację, klucze, rozliczenie końcowe oraz środki pozostające do wypłaty.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________. W sprawach nieuregulowanych stosuje się właściwe przepisy prawa. Umowę sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________
Właściciel
____________________
Zarządca
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Wynagrodzenie, środki i rozliczenia
Wynagrodzenie może mieć formę stałej miesięcznej kwoty, procentu od uzyskanego czynszu lub połączenia obu rozwiązań. Należy także określić, na jaki rachunek wpływają środki od najemców i kiedy zarządca przekazuje właścicielowi saldo po potrąceniu uzgodnionych kosztów.
Przejrzyste rozliczenia powinny obejmować zestawienie wpływów, opłat, kosztów napraw, prowizji i środków pozostających do wypłaty. Właściciel powinien mieć dostęp do dokumentów potwierdzających istotne wydatki.
Jak przygotować dokument do podpisu
Przed zawarciem umowy warto zebrać dane identyfikacyjne stron, dokumenty dotyczące nieruchomości oraz ustalenia dotyczące najmu i budżetu. Każdy załącznik, w szczególności wykaz wyposażenia lub pełnomocnictwo, powinien zostać wyraźnie wymieniony w treści umowy.
- Uzupełnij dane właściciela, zarządcy i nieruchomości.
- Wybierz czynności objęte zarządzaniem oraz określ limity wydatków.
- Ustal wynagrodzenie, harmonogram raportów i zasady przekazywania środków.
- Przeczytaj dokument, dołącz uzgodnione załączniki i podpisz go w dwóch egzemplarzach.
Praktyczna wskazówka: nie powierzaj zarządcy prawa do zaciągania zobowiązań przekraczających ustalony limit bez uprzedniej, najlepiej pisemnej zgody właściciela.
Odpowiedzialność i zakończenie współpracy
Umowa powinna określać zasady odpowiedzialności za nienależyte wykonywanie obowiązków, zachowanie poufności oraz obowiązek zwrotu dokumentacji i kluczy. Przydatne jest także wskazanie sposobu zgłaszania zastrzeżeń i terminów na usunięcie nieprawidłowości.
Należy opisać okres wypowiedzenia, formę doręczenia oświadczenia oraz czynności rozliczeniowe po zakończeniu umowy. Zarządca powinien przekazać właścicielowi dokumenty, rozliczenie końcowe, klucze oraz środki pozostające na rachunku rozliczeniowym.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa o zarządzanie nieruchomością musi być zawarta na piśmie?
Forma pisemna jest zdecydowanie zalecana, ponieważ ułatwia udowodnienie zakresu obowiązków, wysokości wynagrodzenia oraz zasad reprezentacji właściciela. W praktyce pozwala też uniknąć nieporozumień przy rozliczeniach.
Czy zarządca może samodzielnie podpisywać umowy z najemcami?
To zależy od treści umowy i udzielonego pełnomocnictwa. Jeżeli zarządca ma działać w imieniu właściciela, zakres umocowania powinien być jasno określony na piśmie.
Jak ustalić wynagrodzenie zarządcy?
Strony mogą uzgodnić stałą opłatę miesięczną, prowizję od czynszu albo model mieszany. W umowie należy wskazać, co obejmuje wynagrodzenie oraz które wydatki są rozliczane dodatkowo.