Model klaar voor gebruik: bewijs van vrachtlevering
Een bewijs van vrachtlevering legt vast dat goederen door de vervoerder op een bepaalde plaats en tijd aan de ontvanger zijn aangeboden en ontvangen. Dit invulbare model helpt bedrijven en particulieren om zending, aantallen, zichtbare schade, eventuele voorbehouden en handtekeningen zorgvuldig te documenteren.
Een bewijs van vrachtlevering is een schriftelijke bevestiging dat een zending op een afgesproken plaats aan de ontvanger is aangeboden en, behoudens eventuele opmerkingen, in ontvangst is genomen. Het document ondersteunt een duidelijke administratie tussen afzender, vervoerder en ontvanger. Het is vooral nuttig bij geschillen over ontbrekende colli, zichtbare schade of het moment van aflevering. Een zorgvuldig ingevuld bewijs vermindert de kans op misverstanden achteraf.
Wat is een bewijs van vrachtlevering?
Dit bewijs, vaak ook afleveringsbewijs of ondertekende leveringsbon genoemd, vermeldt de gegevens van de zending en de bevestiging van ontvangst. Het kan als aanvulling dienen op een vrachtbrief, bestelbon, factuur of vervoersopdracht.
De ontvanger verklaart met zijn naam, datum en handtekening doorgaans dat hij de goederen heeft ontvangen. Als er afwijkingen zijn, moeten die zo concreet mogelijk op het document worden vermeld.
Verschil met een vrachtbrief
Een vrachtbrief bevat doorgaans de afspraken en gegevens voor het vervoer. Een bewijs van vrachtlevering richt zich op de feitelijke aflevering en ontvangst aan het einde van dat vervoer.
Welke gegevens moeten erin staan?
Vermeld altijd voldoende gegevens om de zending aan een bestelling, factuur of vrachtbrief te kunnen koppelen. Gebruik een uniek documentnummer en noteer eventuele voorbehouden voordat de ontvanger ondertekent.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Documentnummer | Traceerbare koppeling met de zending | Geen unieke referentie gebruiken |
| Afzender en ontvanger | Identificatie van de betrokken partijen | Onvolledig adres of contactpersoon |
| Aantal en omschrijving | Controle van de geleverde goederen | Alleen een algemene productnaam noteren |
| Datum en tijdstip | Vastlegging van het aflevermoment | Alleen de datum invullen |
| Opmerkingen over schade | Vastleggen van zichtbare afwijkingen | Tekenen zonder voorbehoud |
Controle bij de aflevering
De ontvanger doet er verstandig aan om het aantal verpakkingen, de zichtbare toestand en eventuele zegels te controleren voordat hij tekent. Wanneer volledige controle niet direct mogelijk is, kan een duidelijk voorbehoud worden opgenomen.
Voorbehoud bij schade of tekort
Beschrijf zichtbare schade, ontbrekende pakketten of afwijkende aantallen nauwkeurig. Voeg waar mogelijk foto’s, het nummer van de verpakking en de naam van de persoon die de afwijking constateerde toe.
- Controleer het aantal pallets, dozen of colli.
- Vergelijk de omschrijving met de bestel- of vrachtgegevens.
- Inspecteer verpakking, zegels en zichtbare schade.
- Noteer elk voorbehoud vóór ondertekening.
- Bewaar een ondertekend exemplaar bij de zendingadministratie.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
BEWIJS VAN VRACHTLEVERING
Documentnummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________ Tijdstip: ____________________
Gegevens van de betrokken partijen
Afzender: ____________________
Adres: ____________________
Contactpersoon / telefoonnummer: ____________________
Vervoerder: ____________________
Chauffeur / kenteken voertuig: ____________________
Ontvanger: ____________________
Afleveradres: ____________________
Contactpersoon ontvanger: ____________________
Gegevens van de geleverde vracht
| Veld | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Bestelnummer / referentie | ____________________ |
| Vrachtbriefnummer | ____________________ |
| Omschrijving van de goederen | ____________________ |
| Aantal colli / pallets | ____________________ |
| Gewicht / volume | ____________________ |
| Waarde / bedrag indien van toepassing | € ____________________ |
| Leveringstermijn / afgesproken aflevermoment | ____________________ |
| Staat van verpakking bij ontvangst | ____________________ |
| Opmerkingen en voorbehouden | ____________________ |
Verklaring van ontvangst
Ondergetekende verklaart de hierboven omschreven goederen op de vermelde datum en tijd te hebben ontvangen, met inachtneming van de hieronder genoemde voorwaarden en eventuele voorbehouden.
- De ontvangstbevestiging ziet op de zichtbare staat en het aantal goederen, voor zover deze bij aflevering redelijkerwijs konden worden gecontroleerd.
- Eventuele schade, tekorten of afwijkingen zijn vermeld onder “Opmerkingen en voorbehouden”.
- Ondertekening doet geen afstand van rechten die voortvloeien uit toepasselijke wetgeving of contractuele afspraken.
- Dit bewijs wordt opgemaakt in voldoende exemplaren voor afzender, vervoerder en ontvanger.
Aanvullende opmerkingen / voorbehouden:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Naam en handtekening vervoerder: ____________________
Naam en handtekening ontvanger: ____________________
Naam en handtekening afzender (indien aanwezig): ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo vult u het model in
Vul het formulier direct bij de aflevering in, bij voorkeur in aanwezigheid van de chauffeur of vervoerder. Zorg dat alle partijen een leesbaar exemplaar ontvangen, digitaal of op papier.
- Vul documentnummer, plaats, datum en tijdstip in.
- Noteer de gegevens van afzender, vervoerder en ontvanger.
- Beschrijf de goederen, aantallen en eventuele referentienummers.
- Leg opmerkingen vast en laat de ontvangst ondertekenen.
Laat de ontvanger nooit zonder schriftelijke opmerking tekenen wanneer aantallen, verpakking of zichtbare staat afwijken van de zendinggegevens.
Bewaring en bewijswaarde
Bewaar het ondertekende bewijs samen met de opdracht, vrachtbrief, factuur en eventuele correspondentie. Een scan met leesbare handtekening en datum kan praktisch zijn voor interne administratie en snelle opvolging.
De bewijswaarde hangt af van de inhoud, de omstandigheden van ondertekening en het toepasselijke recht. Bij internationaal wegvervoer kunnen aanvullende regels gelden, waaronder bepalingen uit het CMR-Verdrag.
Veelgestelde vragen
Wie moet het bewijs van vrachtlevering ondertekenen?
Meestal ondertekent de ontvanger of een daartoe bevoegde medewerker. De vervoerder kan eveneens tekenen om de aflevering en eventuele gemaakte opmerkingen te bevestigen.
Kan een digitale handtekening worden gebruikt?
Ja, een digitale bevestiging kan bruikbaar zijn wanneer deze betrouwbaar aan de ontvanger en het aflevermoment is gekoppeld. Bewaar ook de bijbehorende gegevens, zoals tijdstip, naam en eventuele foto’s.
Wat gebeurt er als de ontvanger weigert te tekenen?
Noteer de weigering, datum, tijd, reden indien bekend en eventuele aanwezige getuigen. Informeer de afzender of opdrachtgever zo snel mogelijk en bewaar ondersteunend bewijsmateriaal.