Klaar model voor een professionele prijsopgave
Dit invulbare model voor een prijsopgave helpt ondernemers en dienstverleners om een helder aanbod aan klanten te presenteren. Het bevat ruimte voor contactgegevens, omschrijving van producten of diensten, aantallen, prijzen, btw, betalingsvoorwaarden, levertijd en geldigheidsduur van de offerte.
Een prijsopgave is een overzichtelijk aanbod waarin een leverancier of dienstverlener de prijs en voorwaarden voor producten of werkzaamheden vastlegt. Een duidelijke prijsopgave voorkomt misverstanden over de omvang van de opdracht, belastingen, levering en betaling. Met een goed ingevuld model kan de klant het voorstel snel beoordelen en eventueel aanvaarden. Bewaar altijd een kopie van de verzonden en geaccepteerde versie.
Wat is een prijsopgave?
Een prijsopgave, ook wel prijsvoorstel of offerte genoemd, beschrijft wat u aan een klant aanbiedt en tegen welke voorwaarden. Zij kan betrekking hebben op goederen, diensten, werkzaamheden of een combinatie daarvan.
De juridische betekenis hangt onder meer af van de formulering, de geldigheidsduur en de vraag of het voorstel voldoende bepaald is. Vermeld daarom altijd duidelijk of de prijsopgave vrijblijvend is of als bindend aanbod bedoeld wordt.
Prijsopgave en offerte
In de praktijk worden de woorden prijsopgave en offerte vaak door elkaar gebruikt. Een prijsopgave kan beperkt blijven tot prijzen, terwijl een uitgebreide offerte ook planning, specificaties, uitsluitingen en contractvoorwaarden bevat.
Essentiële gegevens opnemen
Vermeld de volledige gegevens van uw onderneming en van de klant, een uniek documentnummer en de datum. Beschrijf vervolgens de aangeboden prestaties zo concreet mogelijk, zodat duidelijk is wat wel en niet in de prijs is inbegrepen.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Referentienummer | Maakt opvolging en archivering mogelijk | Geen uniek nummer gebruiken |
| Omschrijving | Bakent goederen of werkzaamheden af | Te algemene omschrijving opnemen |
| Prijs en btw | Toont het totaalbedrag transparant | Niet aangeven of btw is inbegrepen |
| Geldigheidsduur | Bepaalt hoe lang het aanbod geldt | Geen einddatum of termijn vermelden |
| Betaalvoorwaarden | Legt betaalmoment en betaalwijze vast | Alleen een totaalbedrag noemen |
Prijzen, korting en btw
Geef per regel het aantal, de eenheidsprijs, eventuele korting en het subtotaal aan. Vermeld afzonderlijk het btw-tarief, het btw-bedrag en het eindtotaal, tenzij een bijzondere regeling van toepassing is.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
PRIJSOPGAVE
Prijsopgavenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Gegevens leverancier
Bedrijfsnaam: ____________________
Naam contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
KvK-nummer / btw-nummer: ____________________
Gegevens klant
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Naam contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
Referentie klant: ____________________
Specificatie prijsopgave
| Omschrijving | Aantal | Eenheid | Prijs per eenheid excl. btw | Korting | Totaal excl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
Subtotaal exclusief btw: € ____________________
Btw-tarief: ____________________ %
Btw-bedrag: € ____________________
Totaal inclusief btw: € ____________________
Voorwaarden
- Deze prijsopgave is geldig tot en met ____________________.
- De lever- of uitvoeringstermijn bedraagt ____________________ na ontvangst van de aanvaarding.
- Betaling geschiedt binnen ____________________ dagen na factuurdatum via ____________________.
- In de prijs zijn wel/niet inbegrepen: ____________________.
- Eventuele aanvullende werkzaamheden of wijzigingen worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke bevestiging en kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.
Bijzondere afspraken:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Akkoordverklaring
De klant verklaart deze prijsopgave en de hierboven vermelde voorwaarden te hebben ontvangen en te aanvaarden.
Plaats en datum: ____________________
Voor leverancier: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor klant: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Voorwaarden en beperkingen
Naast de prijs zijn voorwaarden belangrijk voor een bruikbaar voorstel. Denk aan de levertermijn, betalingstermijn, geldigheid, transportkosten, installatie, garantie en eventuele uitsluitingen.
- Vermeld de naam en contactgegevens van beide partijen.
- Gebruik een herkenbaar nummer voor iedere prijsopgave.
- Omschrijf producten en diensten meetbaar en volledig.
- Splits bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw uit.
- Leg vast hoe en wanneer de klant kan aanvaarden.
Stuur een prijsopgave pas nadat u hebt gecontroleerd of alle bedragen, btw-tarieven, termijnen en inbegrepen werkzaamheden correct zijn.
De prijsopgave zorgvuldig opstellen
Een vaste werkwijze verkleint de kans op rekenfouten en onduidelijke afspraken. Laat de klant bij aanvaarding bij voorkeur schriftelijk bevestigen dat hij of zij instemt met de inhoud en voorwaarden.
- Verzamel de klantgegevens en de concrete aanvraag.
- Bereken aantallen, tarieven, kortingen, kosten en belastingen.
- Vul de voorwaarden, termijn en geldigheidsduur in.
- Controleer het document en verstuur het in een bewaarbaar formaat.
Aanvaarding en wijzigingen
Een klant kan een prijsopgave aanvaarden door ondertekening, een e-mailbevestiging of een andere duidelijke instemming. Spreek af dat aanvullingen of wijzigingen alleen geldig zijn wanneer zij schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.
Wanneer de klant om extra werkzaamheden of andere producten vraagt, is het verstandig een aangepaste prijsopgave of aanvullende opdrachtbevestiging te sturen. Zo blijft de prijsopbouw controleerbaar.
Veelgestelde vragen
Moet een prijsopgave ondertekend worden?
Een handtekening is niet altijd noodzakelijk, maar een schriftelijke aanvaarding levert duidelijk bewijs op van de gemaakte afspraken. Bewaar daarom de ondertekende versie of de bevestigende correspondentie.
Hoe lang blijft een prijsopgave geldig?
Dat bepaalt de opsteller, mits de termijn duidelijk wordt vermeld. Kies een termijn die past bij de stabiliteit van prijzen, voorraad en planning.
Mag ik de prijs na verzending wijzigen?
Een wijziging kan gevolgen hebben als de klant het aanbod al heeft aanvaard. Neem bij twijfel contact op met een juridisch of financieel adviseur en leg wijzigingen steeds schriftelijk vast.