Klaar model voor een offerte voor consultancy
Dit invulbare model voor een offerte voor consultancy helpt u om uw adviesdiensten professioneel aan een klant voor te leggen. Leg de opdracht, werkzaamheden, tarieven, planning, geldigheidsduur en betalingsafspraken duidelijk vast, zodat beide partijen weten wat zij kunnen verwachten.
Een offerte voor consultancy legt helder vast welke adviesdiensten u aanbiedt, tegen welke prijs en binnen welke termijn. Een zorgvuldige offerte voorkomt misverstanden over de reikwijdte van de opdracht, bijkomende kosten en verantwoordelijkheden. Zij biedt de klant bovendien een duidelijk uitgangspunt om uw voorstel te beoordelen en te aanvaarden. Dit model kan worden aangepast aan zowel eenmalige adviesopdrachten als langdurige begeleidingstrajecten.
Waarom een consultancyofferte belangrijk is
Consultancywerk is vaak inhoudelijk complex en afhankelijk van samenwerking met de klant. Door vooraf concrete afspraken te maken over doelen, deliverables en planning, verkleint u de kans op verschillende verwachtingen tijdens de uitvoering.
Een offerte is doorgaans een voorstel en wordt bindend wanneer de klant dit volgens de daarin opgenomen voorwaarden aanvaardt. Vermeld daarom steeds duidelijk de geldigheidsduur en de wijze waarop de klant akkoord kan geven.
Verschil tussen offerte en overeenkomst
De offerte beschrijft het commerciële voorstel: de diensten, prijs en voorwaarden. Na aanvaarding kan zij, afhankelijk van de inhoud en de afspraken tussen partijen, als overeenkomst gelden of de basis vormen voor een afzonderlijke overeenkomst van opdracht.
Essentiële onderdelen van het voorstel
Neem alle onderdelen op die nodig zijn om de opdracht af te bakenen. Vermijd algemene omschrijvingen zoals “strategisch advies” zonder toe te lichten welke activiteiten, rapporten, bijeenkomsten of resultaten daaronder vallen.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Opdrachtomschrijving | Omschrijft de gevraagde adviesdienst | Te brede of onmeetbare omschrijving |
| Resultaten | Geeft aan wat de klant ontvangt | Geen onderscheid tussen inspanning en eindproduct |
| Tarief en kosten | Legt honorarium, btw en onkosten vast | Bijkomende kosten niet benoemen |
| Planning | Bevat fasen, mijlpalen en opleverdata | Geen afhankelijkheden van de klant opnemen |
| Betaling | Omschrijft factuurmomenten en betaaltermijn | Geen regeling bij vertraging of meerwerk |
Omschrijf de reikwijdte nauwkeurig
Vermeld wat wel en niet binnen de opdracht valt. Benoem bijvoorbeeld het aantal interviews, workshops, revisierondes, rapportages en overlegmomenten. Zo wordt meerwerk sneller herkenbaar en bespreekbaar.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
OFFERTE VOOR CONSULTANCY
Offertenummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Geldig tot en met: ____________________
Partijen
Opdrachtnemer: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Inschrijvingsnummer / btw-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Opdrachtgever: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Inschrijvingsnummer / btw-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Omschrijving van de opdracht
Opdrachtnemer biedt aan om voor opdrachtgever de volgende consultancywerkzaamheden uit te voeren:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
| Onderdeel | Omschrijving | Bedrag |
|---|---|---|
| Project / opdracht | ____________________ | € ____________________ |
| Honorarium | Vaste prijs / uurtarief / dagtarief: ____________________ | € ____________________ |
| Geschatte inzet | ____________________ uur / dagen | € ____________________ |
| Onkosten | Reis-, verblijf- en overige kosten: ____________________ | € ____________________ |
| Btw | ____________________ % | € ____________________ |
| Totaal | € ____________________ |
Planning en resultaten
Aanvangsdatum: ____________________
Verwachte einddatum: ____________________
Op te leveren resultaten: ____________________
Mijlpalen en overlegmomenten: ____________________
Voorwaarden
- De werkzaamheden omvatten uitsluitend hetgeen in deze offerte is omschreven.
- Werkzaamheden buiten de omschreven opdracht worden alleen uitgevoerd na voorafgaand overleg en kunnen aanvullend in rekening worden gebracht.
- Facturatie vindt plaats als volgt: ____________________. De betaaltermijn bedraagt ____________________ dagen na factuurdatum.
- De vermelde bedragen zijn exclusief / inclusief btw en exclusief / inclusief onkosten, zoals hierboven aangegeven.
- Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
- Deze offerte is geldig tot en met ____________________ en komt tot stand na schriftelijke aanvaarding door opdrachtgever.
Akkoordverklaring
Door ondertekening verklaart opdrachtgever akkoord te gaan met deze offerte en de daarin opgenomen voorwaarden.
Voor opdrachtnemer
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor opdrachtgever
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Tarieven, btw en kostenstructuur
Kies een prijsstructuur die bij de opdracht past: een vaste prijs, een uurtarief, een dagtarief of een combinatie daarvan. Geef altijd aan of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en specificeer eventuele reis-, verblijf-, materiaal- of licentiekosten.
- Vermeld het overeengekomen uurtarief, dagtarief of vaste honorarium.
- Geef aan of btw in de genoemde bedragen is inbegrepen.
- Omschrijf welke onkosten afzonderlijk worden doorberekend.
- Leg vast wanneer en hoe de facturatie plaatsvindt.
- Neem een betaaltermijn en eventuele voorschotregeling op.
Praktische aanbeveling: laat de klant vóór de start schriftelijk akkoord gaan met de offerte en bewaar de bevestiging samen met de definitieve versie van het voorstel.
Planning en medewerking van de klant
Een realistische planning bevat niet alleen uw werkzaamheden, maar ook de informatie, toegang en beslissingen die u van de klant nodig hebt. Benoem dat vertraging in deze medewerking gevolgen kan hebben voor de afgesproken opleverdatum.
Werk met duidelijke mijlpalen, zeker bij projecten die uit meerdere fasen bestaan. Per fase kunt u vastleggen welk resultaat wordt opgeleverd en wanneer de klant feedback of goedkeuring dient te geven.
Offerte opstellen en aanbieden
Controleer vóór verzending of de gegevens van de klant, de contactpersoon en de projectnaam correct zijn. Zorg dat alle commerciële en inhoudelijke afspraken in één samenhangend document staan.
- Bespreek de vraag, doelstellingen en randvoorwaarden met de klant.
- Definieer de werkzaamheden, resultaten en uitsluitingen van de opdracht.
- Bereken het honorarium, de kosten en de betalingsmomenten.
- Stuur de offerte met een duidelijke geldigheidsduur en instructie voor aanvaarding.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een offerte voor consultancy geldig?
Dat bepaalt u zelf. Vermeld een concrete datum of een aantal dagen na offertedatum, zodat duidelijk is tot wanneer de klant het voorstel kan aanvaarden.
Moet ik altijd een vaste prijs afspreken?
Nee. Voor afgebakende opdrachten kan een vaste prijs passend zijn, terwijl een uurtarief of dagtarief vaak beter werkt bij een onzekere of veranderlijke omvang.
Wat gebeurt er als de klant extra werk vraagt?
Leg vast dat werkzaamheden buiten de omschreven opdracht alleen na overleg worden uitgevoerd en tegen het afgesproken tarief of op basis van een aanvullende offerte.