Kitölthető kereskedelmi ajánlatminta üzleti ügyfeleknek
Ez a kereskedelmi ajánlatminta segítséget nyújt termékek vagy szolgáltatások világos, professzionális bemutatásához. Tartalmazza az ajánlattevő és az ügyfél adatait, a tételek részletezését, az árakat, az adózást, a fizetési feltételeket, a teljesítési határidőt és az ajánlat érvényességét.
A kereskedelmi ajánlat olyan üzleti dokumentum, amelyben az ajánlattevő meghatározott termékek vagy szolgáltatások értékesítésének feltételeit közli a leendő ügyféllel. A pontosan elkészített ajánlat átláthatóvá teszi az árat, a teljesítés tartalmát és a határidőket. Egy jól strukturált minta csökkenti a félreértések kockázatát, és megkönnyíti az értékesítési folyamatot. Az ajánlatot mindig az adott ügylet sajátosságaihoz kell igazítani.
A kereskedelmi ajánlat célja
Az ajánlat elsődleges célja, hogy az ügyfél számára egyértelmű, összehasonlítható és ellenőrizhető feltételeket rögzítsen. Nemcsak az árat, hanem a szállítási vagy teljesítési feltételeket, a fizetés módját és az ajánlat időbeli hatályát is célszerű feltüntetni.
Amennyiben az ügyfél az ajánlatot elfogadja, az elfogadás módjától és a dokumentumban szereplő feltételektől függően szerződéses jogviszony is létrejöhet. Ezért a szövegezésnek pontosnak és a vállalkozás valós teljesítési képességével összhangban állónak kell lennie.
Az ajánlat kötelezően ajánlott elemei
Az azonosíthatóság és az üzleti kommunikáció rendezettsége érdekében minden ajánlaton szerepeljen egyedi azonosító, kiállítási dátum és az ajánlat érvényességi ideje. A felek alapadatai nélkül később nehezebb lehet megállapítani, kinek és milyen feltételekkel szólt az ajánlat.
| Mező | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Ajánlatszám | Az ajánlat egyedi azonosítása | Hiányzó vagy ismétlődő azonosító |
| Ügyféladatok | A címzett pontos meghatározása | Hibás cégnév vagy cím |
| Ár és adótartalom | A fizetendő összeg egyértelműsítése | Nem derül ki, hogy az ár tartalmaz-e áfát |
| Teljesítési határidő | A szállítás vagy szolgáltatás időpontja | Túl általános határidőmegjelölés |
| Érvényesség | Az ajánlati kötöttség időtartama | Lejárati dátum feltüntetésének elmulasztása |
Ajánlattevő adatai
Adja meg a vállalkozás nevét, székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát vagy nyilvántartási számát, valamint kapcsolattartási adatait. A számlázási és jogi azonosító adatok pontossága különösen fontos üzleti partnerek esetén.
Az ügyfél adatai
Tüntesse fel az ügyfél nevét vagy cégnevét, címét, adószámát, ha szükséges, valamint a kapcsolattartó nevét és elérhetőségét. Nagyobb szervezeteknél érdemes feltüntetni a beszerzési hivatkozási számot is.
Árak és teljesítési feltételek meghatározása
A tételeket mennyiséggel, mértékegységgel, egységárral, nettó értékkel és az alkalmazandó adóval célszerű megadni. Ha kedvezmény, szállítási díj, csomagolási költség vagy más járulékos tétel merül fel, azt külön sorban szükséges feltüntetni.
A teljesítés leírásában térjen ki a szállítás helyére, a szolgáltatás terjedelmére, az átadás-átvétel módjára és a várható teljesítési határidőre. Szolgáltatás esetén hasznos pontosítani, milyen eredmény, dokumentum vagy munkafázis tartozik az árba.
- Az ár pénzneme és az áfa kezelése legyen egyértelmű.
- Minden tételhez rendeljen mérhető mennyiséget vagy terjedelmet.
- Rögzítse a fizetési határidőt és a fizetés módját.
- Határozza meg a szállítás vagy teljesítés helyét.
- Jelezze az esetleges garanciális vagy jótállási feltételeket.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
KERESKEDELMI AJÁNLAT
Ajánlatszám: ____________________
Kelt: ____________________, ____________________
Ajánlattevő: ____________________
Székhely: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Kapcsolattartó: ____________________
Telefonszám, e-mail: ____________________
Ügyfél: ____________________
Székhely / cím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Kapcsolattartó: ____________________
Telefonszám, e-mail: ____________________
Tisztelt ____________________!
Az Önök megkeresésére az alábbi kereskedelmi ajánlatot tesszük:
| Sorszám | Termék / szolgáltatás megnevezése | Mennyiség | Mértékegység | Nettó egységár | Nettó érték |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Nettó összesen | ____________________ | ||||
| Áfa | ____________________ | ||||
| Bruttó összesen | ____________________ | ||||
Pénznem: ____________________
Teljesítés helye: ____________________
Teljesítési határidő: ____________________
Fizetési mód: ____________________
Fizetési határidő: ____________________
Az ajánlat érvényessége: ____________________
Egyéb feltételek: ____________________
- Az ajánlat a fent megjelölt érvényességi időn belül fogadható el.
- Az ajánlat elfogadása írásban, e-mailben vagy cégszerűen aláírt megrendeléssel történik.
- A megjelölt árak ____________________ áfát tartalmaznak / nem tartalmaznak.
- Az ajánlat bármely módosítása vagy kiegészítése kizárólag írásban érvényes.
Köszönjük megkeresésüket, és várjuk visszajelzésüket.
____________________
Ajánlattevő képviselője
____________________
Ügyfél / megrendelő képviselője
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Az ajánlat elkészítésének lépései
A sablon kitöltése előtt gyűjtse össze az ügyfél igényeit és ellenőrizze a rendelkezésre álló kapacitásokat. Az ajánlatban csak olyan határidőt és feltételt vállaljon, amely reálisan teljesíthető.
- Azonosítsa az ügyfelet és a konkrét igényt.
- Részletezze a kínált termékeket vagy szolgáltatásokat.
- Számítsa ki a nettó, adó- és bruttó összegeket.
- Rögzítse a feltételeket, ellenőrizze, majd küldje meg az ajánlatot.
Gyakorlati javaslat: az ajánlat elfogadásának módját mindig egyértelműen határozza meg, például írásbeli visszaigazoláshoz, megrendeléshez vagy aláíráshoz kötve.
Érvényesség, módosítás és elfogadás
Az ajánlat érvényességi ideje védi az ajánlattevőt az alapanyagárak, kapacitások vagy piaci feltételek későbbi változásaitól. A határidő lejártát követően az ajánlatot célszerű újra megerősíteni vagy új ajánlatot kiállítani.
Az ajánlatban rögzíthető, hogy a módosítás kizárólag írásban érvényes. Ha az ügyfél az ajánlattól eltérő tartalommal válaszol, az új ajánlatnak vagy ellenajánlatnak minősülhet, ezért azt célszerű külön megvizsgálni.
Gyakran ismételt kérdések
Kötelező feltüntetni az áfát az ajánlaton?
Az árat úgy célszerű megadni, hogy az ügyfél számára világos legyen a nettó összeg, az alkalmazott adó mértéke és a bruttó fizetendő összeg. Az adózási megjelölést az ajánlattevő jogállásához és az ügylethez kell igazítani.
Meddig legyen érvényes egy kereskedelmi ajánlat?
Erre nincs minden üzletre azonos időtartam. Az érvényességet az árak változékonysága, a készlet, a kapacitás és az ügylet összetettsége alapján érdemes meghatározni.
Az elfogadott ajánlat szerződésnek számít?
Az elfogadott ajánlat a körülményektől és a felek nyilatkozataitól függően szerződéses kötelezettségeket alapozhat meg. Jelentősebb vagy összetett ügyletnél külön szerződés alkalmazása indokolt lehet.