Kitölthető támogatási javaslatminta szponzoroknak
Ez a kitölthető támogatási javaslatminta segítséget nyújt vállalkozásoknak, egyesületeknek és szervezőknek abban, hogy átláthatóan mutassák be projektjüket a lehetséges szponzoroknak. Tartalmazza a projekt célját, a kért támogatást, a szponzori ellenszolgáltatásokat, az ütemezést és a kapcsolattartási adatokat.
A támogatási javaslat olyan üzleti jellegű dokumentum, amelyben egy szervezet, rendezvényszervező vagy projektgazda támogatást kér egy vállalattól vagy más potenciális szponzortól. Célja, hogy világosan bemutassa a kezdeményezés értékét, célközönségét és a támogatónak nyújtott megjelenési lehetőségeket. Egy jól felépített javaslat nem pusztán pénzügyi kérést fogalmaz meg, hanem kölcsönösen előnyös együttműködést kínál. A kitölthető minta segít abban, hogy az ajánlat egységes, szakmai és könnyen értelmezhető legyen.
A támogatási javaslat célja
A dokumentum elsődleges feladata, hogy meggyőzze a lehetséges támogatót a projekt relevanciájáról és várható eredményeiről. A szponzor számára egyértelművé kell tenni, milyen üzleti, kommunikációs vagy társadalmi előnyt jelenthet az együttműködés.
A javaslatot mindig a kiválasztott partnerhez érdemes igazítani. Egy helyi vállalkozás számára például a helyi elérés, míg egy országos márka számára a szélesebb közönség, a médiaérték és a márkailleszkedés lehet különösen fontos.
Alapvető tartalmi elemek
A javaslatban szerepeljen a kérelmező és a támogatni kívánt projekt pontos azonosítása, a kért támogatás formája, valamint a felajánlott ellenszolgáltatások. A konkrét, mérhető adatok növelik a dokumentum hitelességét és megkönnyítik a döntést.
| Dokumentumelem | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Projektleírás | Bemutatja a kezdeményezés célját és jelentőségét. | Túl általános, konkrét eredmények nélküli leírás. |
| Célközönség | Megmutatja, kikhez jut el a támogatói üzenet. | Becslések közlése forrás vagy indoklás nélkül. |
| Kért támogatás | Rögzíti az összeget vagy a természetbeni hozzájárulást. | Nem derül ki, mire használják fel a támogatást. |
| Ellenszolgáltatás | Felsorolja a szponzor megjelenési lehetőségeit. | Nem mérhető vagy túl homályos vállalások. |
| Ütemezés | Jelzi a projekt és a kommunikáció fő időpontjait. | Hiányoznak a teljesítési és beszámolási határidők. |
A projekt bemutatása
Röviden, mégis informatívan írja le, milyen problémára vagy igényre reagál a projekt, kik valósítják meg, és milyen eredményt kívánnak elérni. Érdemes megemlíteni a korábbi tapasztalatokat, eredményeket vagy partneri hátteret is.
A támogatói értékajánlat
A támogatói ellenszolgáltatások lehetnek például logómegjelenések, rendezvényi jelenlét, közösségimédia-megjelenések, sajtókommunikáció vagy termékminta-osztás. Csak olyan vállalásokat tegyen, amelyek teljesítése reálisan biztosítható.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
TÁMOGATÁSI JAVASLAT
Kelt: ____________________, ____________________
Címzett / lehetséges támogató neve: ____________________
Székhely / cím: ____________________
Kapcsolattartó neve és beosztása: ____________________
Javaslattevő szervezet / személy neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Kapcsolattartó, e-mail, telefonszám: ____________________
Tisztelt ____________________!
Ezúton támogatási együttműködésre vonatkozó javaslatot teszünk az alábbi projekt megvalósításához.
| Megnevezés | Adat / részletezés |
|---|---|
| Projekt neve | ____________________ |
| Projekt célja | ____________________ |
| Megvalósítás helyszíne | ____________________ |
| Megvalósítás időszaka | ____________________ |
| Célközönség és várható elérés | ____________________ |
| Kért támogatás összege / formája | ____________________ |
| A támogatás tervezett felhasználása | ____________________ |
| Felajánlott szponzori ellenszolgáltatás | ____________________ |
A projekt rövid bemutatása:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
A támogatás indokolása:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Javasolt együttműködési feltételek:
- A támogató ____________________ összegű pénzbeli / természetbeni támogatást nyújt.
- A javaslattevő a támogatást kizárólag a jelen javaslatban meghatározott célra használja fel.
- A javaslattevő az alábbi megjelenéseket és ellenszolgáltatásokat biztosítja: ____________________.
- A teljesítés és a támogatás felhasználásának igazolása / beszámolója várhatóan ____________________ napjáig történik.
- A felek az együttműködés részletes feltételeit külön írásbeli megállapodásban rögzítik.
Kérjük, hogy együttműködési szándékukról és az esetleges egyeztetési igényről az alábbi elérhetőségen tájékoztatni szíveskedjenek: ____________________.
Tisztelettel:
____________________
Javaslattevő neve, beosztása
____________________
Javaslattevő szervezet neve
____________________
Kelt és aláírás
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
A kért támogatás meghatározása
Határozza meg pontosan, pénzbeli vagy természetbeni támogatást kér-e, és indokolja meg annak felhasználását. A költségvetési célok átlátható bemutatása erősíti a bizalmat, különösen akkor, ha a támogatás több tétel között oszlik meg.
- A kért pénzbeli támogatás összege és pénzneme.
- A természetbeni támogatás pontos megnevezése és becsült értéke.
- A támogatás felhasználásának fő céljai.
- A projekt megvalósításának időtartama és helyszíne.
- A teljesítésről vagy eredményekről szóló beszámoló módja.
Gyakorlati tanács: minden szponzori csomaghoz rendeljen konkrét, ellenőrizhető megjelenést és teljesítési határidőt, hogy az együttműködés feltételei mindkét fél számára világosak legyenek.
A javaslat elkészítésének lépései
A dokumentum elküldése előtt ellenőrizze, hogy a megszólítás, a projektadatok és a támogatói ajánlat az adott partnerhez igazodik-e. A rövid, jól tagolt és adatokkal alátámasztott javaslat általában könnyebben feldolgozható.
- Gyűjtse össze a projekt céljára, költségvetésére és célközönségére vonatkozó adatokat.
- Válassza ki a potenciális támogatót, és mérje fel annak profilját, értékeit.
- Állítsa össze a támogatási összeget vagy csomagokat és az ellenszolgáltatásokat.
- Ellenőrizze a dokumentumot, majd küldje el a megfelelő kapcsolattartónak.
Jogi és pénzügyi szempontok
A támogatási javaslat önmagában rendszerint nem szerződés, hanem együttműködési ajánlat vagy tárgyalási alap. Elfogadás esetén célszerű írásos támogatási vagy szponzorációs megállapodásban rögzíteni a felek jogait, kötelezettségeit, a fizetés feltételeit és a felhasználási szabályokat.
Ügyeljen az adózási, számlázási, reklám- és adatvédelmi követelményekre is. A támogatás és a szolgáltatásnyújtással összekötött szponzoráció eltérő megítélés alá eshet, ezért összetettebb esetben szakértő bevonása indokolt.
Gyakran ismételt kérdések
Kötelező-e pontos támogatási összeget megjelölni?
Nem minden esetben kötelező, de ajánlott egyértelműen meghatározni a kért összeget vagy több támogatási csomagot felajánlani. Ez segíti a támogatót a gyorsabb döntésben.
Lehet természetbeni támogatást is kérni?
Igen. A javaslatban pontosan írja le, milyen termékre, szolgáltatásra, eszközre vagy szakmai közreműködésre van szükség, és lehetőség szerint tüntesse fel annak becsült értékét is.
Mennyi idővel a projekt előtt célszerű elküldeni a javaslatot?
Érdemes elegendő időt hagyni a partner belső döntési és költségvetési folyamatára. Nagyobb projektek esetén a megkeresést célszerű több hónappal a megvalósítás előtt megkezdeni.