Modell för kvittens vid varuleverans – färdig att använda
Denna modell för kvittens vid varuleverans hjälper säljare, transportörer och mottagare att skriftligen bekräfta att varor har lämnats ut och tagits emot. Dokumentet kan användas för att ange parternas uppgifter, leveransdatum, varuslag, antal, skick, eventuella anmärkningar och underskrifter. En tydlig kvittens minskar risken för tvister om leverans, skador eller saknade varor.
En kvittens för varuleverans är ett skriftligt bevis på att en mottagare har tagit emot angivna varor. Den kan användas vid försäljning, transporter, utlämning från lager och leveranser mellan företag eller privatpersoner. Dokumentet gör det enklare att visa vad som levererades, när leveransen skedde och om mottagaren hade några anmärkningar. En korrekt ifylld kvittens kan därför förebygga missförstånd och underlätta hanteringen vid en eventuell tvist.
Vad är en kvittens för varuleverans?
En leveranskvittens bekräftar normalt att varor eller gods har överlämnats från en avsändare, säljare eller transportör till en mottagare. Den bör innehålla tillräckligt tydliga uppgifter för att leveransen ska kunna identifieras i efterhand.
Dokumentet är inte samma sak som en faktura. Fakturan avser betalningskravet, medan kvittensen främst dokumenterar själva mottagandet av varorna.
När bör dokumentet användas?
Modellen är särskilt användbar när varor har ett betydande värde, levereras i flera kollin, transporteras av en tredje part eller kan vara känsliga för skador. Den kan även användas när en köpare hämtar en vara direkt hos säljaren.
Viktiga uppgifter att ta med
För att kvittensen ska vara användbar bör den koppla leveransen till rätt parter, order och varor. Mottagaren bör kontrollera synliga skador och antal innan underskrift, eller lämna en uttrycklig reservation.
| Fält i dokumentet | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Leveransdatum och tid | Visar när överlämnandet skedde | Endast datum anges trots att tidpunkten är viktig |
| Order- eller fakturanummer | Kopplar kvittensen till rätt affär | Referensnummer utelämnas |
| Varubeskrivning och antal | Identifierar det mottagna godset | Alltför generell text, exempelvis ”varor” |
| Skick och anmärkningar | Dokumenterar skador eller brister | Rutan lämnas tom trots synliga skador |
| Underskrifter | Styrker att överlämnande och mottagande skett | Namnförtydligande eller behörighet saknas |
Uppgifter som bör kontrolleras
- Att avsändarens och mottagarens namn samt kontaktuppgifter är korrekta.
- Att leveransadressen överensstämmer med beställningen.
- Att antal kollin, enheter eller förpackningar stämmer.
- Att varornas artikelnummer eller tydliga beskrivning anges.
- Att skador, saknade delar eller andra avvikelser noteras direkt.
Redigerbar mall
Dokumentmall
KVITTENS FÖR VARULEVERANS
Leveransplats: ____________________
Datum: ____________________ Tid: ____________________
Parter
Avsändare/säljare: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Kontaktperson och telefonnummer: ____________________
Mottagare/köpare: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Leveransadress: ____________________
Kontaktperson och telefonnummer: ____________________
Transportör, om tillämpligt: ____________________
Leveransuppgifter
| Uppgift | Information |
|---|---|
| Ordernummer | ____________________ |
| Fakturanummer | ____________________ |
| Följesedelsnummer | ____________________ |
| Varubeskrivning | ____________________ |
| Artikelnummer/serienummer | ____________________ |
| Antal och enhet | ____________________ |
| Antal kollin | ____________________ |
| Värde/belopp, om tillämpligt | ____________________ kr |
| Överenskommen leveranstid | ____________________ |
| Anmärkningar om skick eller avvikelser | ____________________ |
Villkor och bekräftelse
- Mottagaren bekräftar att ovan angivna varor har överlämnats på den plats och vid den tidpunkt som anges i denna kvittens.
- Mottagaren har kontrollerat antal, synligt skick och emballage i den utsträckning som varit möjlig vid leveransen.
- Eventuella skador, saknade varor eller andra avvikelser ska anges under anmärkningar ovan eller på separat bilaga.
- Denna kvittens utgör bekräftelse av mottagandet och ersätter inte eventuell faktura, garanti eller annat avtal mellan parterna.
Reservation vid mottagande: ____________________
Bilagor: ____________________
____________________
Avsändare/transportör, underskrift
Namnförtydligande: ____________________
____________________
Mottagare, underskrift
Namnförtydligande: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så fyller du i kvittensen
Fyll i dokumentet i samband med att varorna lämnas över. Om mottagaren inte har möjlighet att kontrollera innehållet omedelbart bör detta anges som en reservation, exempelvis att mottagandet skett med förbehåll för senare kontroll.
- Ange plats, datum och tid för leveransen.
- Fyll i uppgifter om avsändare, transportör och mottagare.
- Specificera varorna, antal, eventuellt serienummer och emballage.
- Notera avvikelser och låt berörda parter skriva under.
Praktisk rekommendation: Spara en signerad kopia av kvittensen tillsammans med orderbekräftelse, följesedel och eventuell faktura för att skapa en tydlig dokumentation.
Anmärkningar, skador och reservationer
En underskrift utan anmärkning kan i vissa situationer göra det svårare att i efterhand visa att en synlig skada fanns vid mottagandet. Mottagaren bör därför skriva ned konkreta iakttagelser, till exempel skadat emballage, saknat kolli eller felaktigt antal.
Om skadan inte kan bedömas direkt bör kvittensen innehålla en reservation. Det är klokt att dokumentera skador med fotografier och snarast kontakta säljaren eller transportören enligt de villkor som gäller för leveransen.
Arkivering och bevisvärde
En undertecknad kvittens kan utgöra viktig bevisning om parterna senare är oense om huruvida en leverans har skett eller i vilket skick varorna togs emot. Digitala signaturer, skannade dokument och elektroniska leveransbekräftelser kan också användas, förutsatt att informationen går att spåra och bevara.
Företag bör ha rutiner för arkivering som passar verksamhetens bokföring, avtal och interna kontroll. Personuppgifter bör endast behandlas i den omfattning som behövs för leveransadministrationen.
Vanliga frågor
Är en leveranskvittens samma sak som en följesedel?
Nej. En följesedel beskriver vanligtvis vad som skickas, medan en leveranskvittens dessutom bekräftar att mottagaren faktiskt har tagit emot leveransen.
Måste mottagaren skriva under?
Det finns inte alltid ett generellt krav på underskrift, men en underskrift eller annan tydlig mottagningsbekräftelse ger normalt bättre dokumentation för båda parter.
Vad ska göras om varan är skadad vid leverans?
Notera skadan så detaljerat som möjligt på kvittensen före underskrift, ta gärna bilder och följ de reklamations- eller transportvillkor som gäller i det enskilda fallet.