Vzor potvrzení o převzetí zboží připravený k použití
Potvrzení o převzetí zboží slouží jako písemný doklad, že příjemce převzal konkrétní zásilku od dodavatele nebo dopravce. Tento vzor obsahuje identifikaci stran, přesný soupis předaného zboží, údaje o množství, stavu, případných výhradách i podpisy osob zajišťujících předání a převzetí.
Potvrzení o převzetí zboží je praktický doklad, který zaznamenává předání zásilky mezi dodavatelem, dopravcem a příjemcem. Pomáhá prokázat, jaké zboží bylo dodáno, v jakém množství a v jakém stavu jej příjemce převzal. V obchodních vztazích může být důležité při řešení reklamací, nesrovnalostí v dodávce nebo sporů o okamžik převzetí. Pečlivě vyplněný dokument chrání zájmy obou stran.
Účel potvrzení o převzetí zboží
Tento dokument potvrzuje fyzické předání a převzetí zboží. Obvykle navazuje na objednávku, kupní smlouvu, fakturu nebo dodací list a umožňuje propojit konkrétní zásilku s obchodním případem.
Podpis příjemce zpravidla dokládá, že měl možnost zásilku zkontrolovat. Neznamená však automaticky vzdání se práv z vadného plnění, zejména pokud byly vady skryté nebo pokud příjemce uvedl výhrady.
Údaje, které by doklad měl obsahovat
Doklad by měl jednoznačně určit předávajícího, příjemce, místo a datum převzetí. U právnických osob je vhodné uvést obchodní firmu, sídlo a identifikační číslo; u fyzických osob alespoň jméno a kontaktní údaje.
Identifikace zásilky
Uveďte číslo objednávky, číslo dodacího listu nebo jiný referenční údaj. Každá položka by měla být popsána dostatečně přesně, včetně množství, měrné jednotky a případně sériového čísla.
| Položka dokladu | K čemu slouží | Častá chyba |
|---|---|---|
| Datum a čas převzetí | Určuje okamžik předání a běh případných lhůt. | Chybí čas u časově citlivých dodávek. |
| Číslo objednávky | Propojuje potvrzení s obchodním případem. | Je uvedeno jen obecné označení zakázky. |
| Soupis zboží | Vymezuje rozsah skutečně předaných položek. | Chybí množství nebo měrná jednotka. |
| Stav obalu a zboží | Zaznamenává viditelné poškození při převzetí. | Poškození se nepopíše ani nevyfotografuje. |
| Výhrady příjemce | Umožňuje zaznamenat nedostatky či rozdíly. | Výhrada je uvedena neurčitě. |
Kontrola zásilky při převzetí
Před podpisem je vhodné porovnat počet balíků a položek s průvodními doklady. Je-li to možné, ověřte také neporušenost obalu, zjevný stav zboží a úplnost příslušenství.
Viditelné vady a výhrady
Je-li obal poškozen, některé zboží chybí nebo množství neodpovídá dokladům, popište tuto skutečnost přímo do potvrzení. Přidejte datum, stručný popis, počet dotčených kusů a případně fotodokumentaci.
- Ověřte počet balíků a přepravních jednotek.
- Porovnejte dodané položky s objednávkou nebo dodacím listem.
- Zkontrolujte neporušenost obalu a plomb.
- Zapište viditelné vady nebo chybějící položky.
- Uchovejte podepsaný doklad spolu s navazující dokumentací.
Praktické doporučení: Nepodepisujte převzetí bez výhrad, pokud je zásilka zjevně poškozená nebo její obsah nelze při předání ověřit; uveďte konkrétní výhradu přímo do dokladu.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
POTVRZENÍ O PŘEVZETÍ ZBOŽÍ
Číslo potvrzení: ____________________
Místo převzetí: ____________________ Datum: ____________________ Čas: ____________________
Údaje o předávajícím
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Osoba předávající zboží: ____________________
Údaje o příjemci
Název / jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO / datum narození: ____________________
Osoba přebírající zboží: ____________________
Údaje o dodávce
| Položka | Popis zboží / specifikace | Množství a jednotka | Stav při převzetí | Poznámka |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Číslo objednávky | ____________________ |
|---|---|
| Číslo dodacího listu | ____________________ |
| Celkový počet balíků | ____________________ |
| Hodnota dodávky | ____________________ Kč |
| Termín pro oznámení zjevných vad | ____________________ |
| Koncept / účel dodávky | ____________________ |
Podmínky předání a převzetí
- Předávající předal a příjemce převzal zboží uvedené v tomto potvrzení.
- Příjemce potvrzuje převzetí uvedeného množství zboží s výhradami nebo bez výhrad uvedených níže.
- Viditelné vady, poškození obalu, chybějící položky nebo jiné nesrovnalosti se zaznamenají do části „Výhrady příjemce“.
- Toto potvrzení je vyhotoveno ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží jeden.
Výhrady příjemce / zjištěné nesrovnalosti:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Přílohy: ____________________
Za předávajícího: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Podpis: ____________________
Za příjemce: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Podpis: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Jak dokument správně vyplnit
Vyplňujte údaje čitelně a bez mezer, které by mohly být dodatečně doplněny. Pokud je položek více, připojte očíslovanou přílohu a v potvrzení výslovně uveďte její počet stran.
- Doplňte údaje o předávajícím a příjemci.
- Uveďte místo, datum, čas a referenční čísla dodávky.
- Sepište jednotlivé položky, jejich množství a stav při předání.
- Zapište výhrady a zajistěte podpisy obou zúčastněných osob.
Uložení a důkazní význam
Každá strana by měla obdržet kopii podepsaného potvrzení, ať už v listinné nebo elektronické podobě. Pro lepší dohledatelnost dokument pojmenujte podle data, čísla objednávky nebo čísla dodacího listu.
Doklad může sloužit jako důkaz o předání zboží, nikoli však nutně jako úplné posouzení jeho jakosti. Nároky z vadného plnění se posuzují podle konkrétní smlouvy, okolností převzetí a použitelné právní úpravy.
Často kladené otázky
Musí být potvrzení o převzetí zboží písemné?
Písemná forma není ve všech situacích nezbytná, ale je velmi vhodná pro prokázání obsahu a okamžiku předání. Elektronická podoba může být použitelná, pokud umožňuje spolehlivě zachytit údaje a potvrzení příjemce.
Co napsat při poškozené zásilce?
Uveďte co nejkonkrétnější popis poškození, například promáčknutý obal, natržená fólie, chybějící kus nebo zjevně poškozené zboží. Doporučuje se připojit fotografie a informovat dodavatele nebo dopravce bez zbytečného odkladu.
Může potvrzení podepsat zaměstnanec příjemce?
Ano, pokud je oprávněn zásilku převzít v rámci své pracovní pozice nebo pověření. Je vhodné uvést jeho jméno, funkci a podpis, aby bylo zřejmé, kdo převzetí provedl.