Vzor potvrdenia o prevzatí tovaru pripravený na použitie
Potvrdenie o prevzatí tovaru je praktický doklad, ktorým príjemca písomne potvrdzuje, že mu bol tovar odovzdaný. Vzor obsahuje údaje o dodávateľovi, príjemcovi, položkách, množstve, stave zásielky, dátume a podpisoch. Pomáha predchádzať sporom pri dodávke, reklamácii alebo kontrole skladových pohybov.
Potvrdenie o prevzatí tovaru je doklad, ktorým príjemca potvrdzuje faktické prevzatie dodaného tovaru. Zachytáva najmä identifikáciu strán, dátum odovzdania, množstvo a stav zásielky. Správne vyplnený dokument zjednodušuje evidenciu dodávok a môže byť dôležitým podkladom pri riešení nezrovnalostí. Vzor je využiteľný pri obchodných dodávkach aj pri internom presune tovaru.
Účel potvrdenia o prevzatí tovaru
Tento doklad slúži na preukázanie, že konkrétny tovar bol v určenom čase odovzdaný a prevzatý. Nie je náhradou faktúry, objednávky ani dodacieho listu, môže však na tieto dokumenty priamo odkazovať.
Pri prevzatí sa odporúča skontrolovať počet balení, druh tovaru, viditeľné poškodenie a zhodu s objednávkou. Ak príjemca zistí nedostatok, mal by ho zapísať do poznámky priamo pri podpisovaní.
Údaje, ktoré má doklad obsahovať
Doklad musí umožniť jednoznačne určiť, kto tovar odovzdal, kto ho prevzal a aký tovar bol predmetom odovzdania. Pri podnikateľoch je vhodné uviesť obchodné meno, sídlo a IČO, prípadne ďalšie identifikačné údaje.
Identifikácia zásielky
Uveďte číslo objednávky, dodacieho listu alebo faktúry, ak existujú. Takéto prepojenie uľahčuje dohľadanie súvisiacich dokladov v účtovníctve, sklade a reklamačnom spise.
| Položka dokladu | Na čo slúži | Častá chyba |
|---|---|---|
| Dátum a miesto prevzatia | Určuje okamih a miesto odovzdania | Chýbajúci alebo neúplný dátum |
| Údaje odovzdávajúceho | Identifikujú dodávateľa alebo odovzdávajúcu osobu | Neuvedené IČO alebo kontakt |
| Údaje príjemcu | Potvrdzujú, kto tovar prevzal | Nečitateľné meno bez funkcie |
| Opis a množstvo tovaru | Vymedzujú rozsah prevzatia | Príliš všeobecný názov položky |
| Poznámka o stave | Zaznamenáva výhrady a poškodenie | Výhrada oznámená iba ústne |
Kontrola tovaru pri odovzdaní
Príjemca by mal tovar prezrieť ešte pred podpisom, pokiaľ to povaha dodávky umožňuje. Pri väčšom počte položiek možno k potvrdeniu priložiť samostatný súpis alebo dodací list s presnou špecifikáciou.
Výhrady k prevzatiu
Ak zásielka obsahuje poškodené balenie, chýbajúce kusy alebo nesprávny tovar, treba túto skutočnosť uviesť konkrétne. Vhodné je doplniť počet dotknutých kusov, opis vady a prípadne vyhotoviť fotodokumentáciu.
- Skontrolujte zhodu tovaru s objednávkou alebo dodacím listom.
- Overte počet kusov, balení alebo hmotnosť.
- Prezrite obal a viditeľný stav tovaru.
- Zapíšte každú výhradu priamo do potvrdenia.
- Nechajte podpísať dokument odovzdávajúcou aj preberajúcou osobou.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
POTVRDENIE O PREVZATÍ TOVARU
Miesto prevzatia: ____________________
Dátum prevzatia: ____________________
Číslo potvrdenia: ____________________
Odovzdávajúci:
Obchodné meno / meno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________
Kontakt: ____________________
Príjemca:
Obchodné meno / meno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________
Osoba preberajúca tovar: ____________________
Funkcia / oprávnenie: ____________________
Súvisiaci doklad: objednávka č. ____________________ / dodací list č. ____________________ / faktúra č. ____________________
| Por. č. | Názov a špecifikácia tovaru | Množstvo | MJ | Stav pri prevzatí / poznámka |
|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Celkový počet balení: ____________________
Hodnota tovaru / suma (ak sa uvádza): ____________________ EUR
Dohodnutý termín dodania: ____________________
Spôsob dopravy: ____________________
Výhrady príjemcu pri prevzatí: ____________________
- Odovzdávajúci potvrdzuje, že vyššie uvedený tovar odovzdal príjemcovi v uvedenom rozsahu.
- Príjemca potvrdzuje prevzatie tovaru v množstve a stave uvedenom v tomto potvrdení.
- Príjemca uvádza všetky zjavné výhrady, poškodenia alebo chýbajúce položky v časti „Výhrady príjemcu pri prevzatí“.
- Toto potvrdenie bolo vyhotovené v ______ rovnopisoch, pričom každá strana dostane ______ vyhotovenie.
Za odovzdávajúceho: ____________________
Meno a funkcia: ____________________
Podpis: ____________________
Za príjemcu: ____________________
Meno a funkcia: ____________________
Podpis: ____________________
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Postup pri vyplnení vzoru
Vzor vyplňujte čitateľne a bez dodatočných neoznačených zásahov. Každá strana by mala dostať vyhotovenie alebo mať zabezpečený prístup k elektronickej kópii.
- Vyplňte miesto, dátum a identifikačné údaje oboch strán.
- Zapíšte odkaz na objednávku, faktúru alebo dodací list.
- Uveďte jednotlivé položky, množstvo a stav prevzatého tovaru.
- Doplňte výhrady, ak existujú, a zabezpečte podpisy zúčastnených osôb.
Praktická rada: Ak príjemca tovar nepreberá bez výhrad, nikdy nepoužívajte iba všeobecnú poznámku „poškodené“. Uveďte konkrétny rozsah poškodenia a počet dotknutých položiek.
Uchovávanie a používanie dokladu
Potvrdenie o prevzatí tovaru uchovávajte spolu s objednávkou, dodacím listom a faktúrou. Dĺžka archivácie závisí od účelu dokladu, vnútorných pravidiel organizácie a príslušných právnych predpisov.
Pri elektronickom obehu dokumentov je vhodné uložiť sken podpísaného potvrdenia v systéme, ktorý umožní jeho jednoduché vyhľadanie. Elektronický podpis alebo potvrdenie prevzatia cez dôveryhodný systém môže mať význam podľa zvoleného spôsobu komunikácie a právneho režimu.
Často kladené otázky
Nahrádza potvrdenie o prevzatí tovaru faktúru?
Nie. Faktúra je účtovný a daňový doklad podľa okolností konkrétneho prípadu, zatiaľ čo potvrdenie o prevzatí predovšetkým preukazuje fyzické odovzdanie tovaru.
Môže potvrdenie podpísať zamestnanec príjemcu?
Áno, ak je oprávnený tovar prevziať v mene príjemcu alebo ak tak vyplýva z jeho pracovného zaradenia, poverenia či bežnej obchodnej praxe. Pri hodnotných dodávkach je vhodné overiť oprávnenie vopred.
Čo urobiť pri zistení poškodenia po podpise?
Oznámte problém dodávateľovi bez zbytočného odkladu, zdokumentujte stav tovaru a postupujte podľa zmluvy, obchodných podmienok a pravidiel reklamácie. Ak bola škoda viditeľná už pri prevzatí, jej neuvedenie v doklade môže sťažiť dokazovanie.