Modèle prêt à l’emploi de reçu de livraison de marchandises
Ce modèle de reçu de livraison de marchandises permet de constater formellement la remise et la réception de produits entre un fournisseur, un transporteur et un destinataire. Il aide à identifier les articles, les quantités, l’état apparent des colis, les éventuelles réserves et la date de réception, afin de faciliter le suivi commercial et la gestion des litiges.
Le reçu de livraison de marchandises constitue une preuve écrite de la remise de produits à leur destinataire. Il permet de préciser les références livrées, les quantités reçues et l’état apparent des emballages au moment de la réception. Bien renseigné et signé, il facilite le suivi des commandes, la facturation et le traitement des éventuelles contestations. Ce document peut être établi par le fournisseur, le transporteur ou le destinataire selon l’organisation retenue.
Rôle du reçu de livraison
Le reçu de livraison atteste qu’une marchandise a été physiquement remise à une personne ou à une entreprise identifiée. Il ne doit pas être confondu avec une facture : la facture constate une créance et les conditions de paiement, tandis que le reçu de livraison se concentre sur la réception effective des biens.
Il est particulièrement utile lorsque les marchandises transitent par un transporteur, lorsqu’une commande est livrée en plusieurs fois ou lorsque la conformité des produits doit être vérifiée à réception.
Informations essentielles à faire figurer
Le document doit permettre d’identifier sans ambiguïté les parties, la livraison concernée et la personne ayant réceptionné les produits. Les références de commande, de bon de livraison ou de transport renforcent la traçabilité du dossier.
| Champ du document | Utilité | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Référence de commande | Relier la réception à l’achat concerné | Omettre le numéro de commande |
| Date et heure de réception | Établir le moment de la remise | Indiquer une date imprécise |
| Désignation des marchandises | Identifier les biens reçus | Utiliser une description trop vague |
| Quantité reçue | Comparer avec la commande et la facture | Ne pas signaler les manquants |
| Réserves éventuelles | Constater les anomalies visibles | Écrire « sous réserve » sans détail |
| Signature du réceptionnaire | Confirmer la réception matérielle | Absence de nom ou de qualité du signataire |
Identification des parties
Indiquez le nom ou la dénomination sociale, l’adresse et, si nécessaire, les coordonnées de contact du fournisseur, du transporteur et du destinataire. La qualité de la personne qui signe pour le compte du destinataire doit aussi être précisée.
Description précise des biens
Pour chaque ligne, mentionnez une désignation claire, une référence, l’unité de mesure, la quantité commandée et la quantité effectivement reçue. En présence de lots, numéros de série ou dates limites, ajoutez-les lorsqu’ils sont utiles à la traçabilité.
Contrôler la marchandise lors de la réception
Avant de signer, le réceptionnaire doit vérifier autant que possible le nombre de colis, l’état apparent des emballages et la cohérence entre les produits remis et les documents de livraison. Une signature sans réserve peut compliquer la démonstration d’une anomalie apparente constatée après le départ du transporteur.
- Comparer le nombre de colis avec le document de transport.
- Vérifier l’intégrité apparente des cartons, palettes ou emballages.
- Contrôler les références et les quantités principales.
- Photographier les dommages visibles lorsque cela est possible.
- Formuler des réserves précises en cas d’anomalie.
En cas de colis endommagé ou de marchandise manquante, inscrivez des réserves détaillées et factuelles avant de signer, puis informez rapidement le fournisseur et le transporteur selon les modalités applicables.
Modèle modifiable
Modèle du document
REÇU DE LIVRAISON DE MARCHANDISES
Lieu : ____________________ Date : ____________________ Heure : ____________________
Référence du reçu : ____________________
Référence de commande : ____________________
Référence du bon de livraison / transport : ____________________
Identification des parties
Fournisseur / Expéditeur :
Nom ou dénomination : ____________________
Adresse : ____________________
Numéro d’identification : ____________________
Contact : ____________________
Transporteur (le cas échéant) :
Nom ou dénomination : ____________________
Adresse : ____________________
Contact : ____________________
Destinataire :
Nom ou dénomination : ____________________
Adresse de livraison : ____________________
Nom et fonction du réceptionnaire : ____________________
Détail des marchandises reçues
| N° | Désignation / Référence | Unité | Quantité commandée | Quantité reçue | État / Observations |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Nombre total de colis : ____________________
Montant indicatif de la marchandise : ____________________
Conditions ou délai de vérification convenu : ____________________
Déclaration de réception
Le destinataire reconnaît avoir reçu les marchandises décrites ci-dessus, sous réserve des mentions et observations portées dans le présent reçu.
- Les quantités reçues ont été vérifiées dans la mesure du possible lors de la livraison.
- Les dommages apparents, écarts ou manquants sont indiqués dans la rubrique « État / Observations » ou ci-dessous.
- Les réserves formulées sont précises et concernent exclusivement les anomalies constatées au moment de la réception.
- Chaque partie conserve un exemplaire du présent reçu signé.
Réserves et observations :
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Signature du fournisseur / expéditeur
Nom : ____________________
Signature : ____________________
Signature du transporteur
Nom : ____________________
Signature : ____________________
Signature du destinataire / réceptionnaire
Nom et fonction : ____________________
Signature et cachet : ____________________
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Formuler des réserves utiles
Les réserves doivent décrire concrètement l’anomalie observée : colis écrasé, film déchiré, palette humide, nombre exact de colis manquants ou référence absente. Une formule générale, telle que « sous réserve de déballage », est souvent moins probante qu’une mention circonstanciée.
Conservez une copie du reçu signé, ainsi que les photographies, courriels et documents de transport associés. Ces éléments peuvent être nécessaires pour solliciter une régularisation, un remplacement ou une indemnisation.
Étapes de rédaction et de signature
Le reçu peut être préparé avant l’arrivée des marchandises puis complété au moment du contrôle. Chaque partie concernée doit conserver un exemplaire lisible du document finalisé.
- Renseignez les coordonnées des parties et les références de la commande.
- Listez les marchandises avec leurs quantités et références.
- Contrôlez les colis et notez immédiatement les écarts ou dommages observés.
- Datez et faites signer le document par le réceptionnaire, puis remettez-en une copie.
Conservation et valeur pratique
Le reçu de livraison constitue un élément de preuve utile dans la relation commerciale. Sa portée dépend toutefois de son contenu, des circonstances de la signature et des règles contractuelles ou légales applicables à l’opération.
Classez-le avec la commande, le bon de livraison, la facture et les échanges relatifs au transport. Une conservation organisée facilite les rapprochements comptables et la résolution rapide des réclamations.
Questions fréquentes
Le reçu de livraison remplace-t-il une facture ?
Non. Le reçu de livraison constate la remise des marchandises, alors que la facture détaille notamment le prix, les taxes et les conditions de règlement.
Peut-on signer en cas de doute sur le contenu des colis ?
Oui, mais il est conseillé de contrôler les éléments accessibles et d’inscrire des réserves précises sur toute anomalie visible ou tout écart constaté.
Qui doit signer le reçu ?
La personne habilitée ou chargée de réceptionner les marchandises signe généralement pour le destinataire. Son nom et sa fonction doivent être mentionnés pour assurer la traçabilité.