Modelo pronto de recibo de entrega de mercadoria
O recibo de entrega de mercadoria é um documento utilizado para comprovar que determinados produtos foram entregues e recebidos por uma pessoa ou empresa. Este modelo ajuda a identificar as partes, descrever os artigos, indicar quantidades, condições de entrega, eventuais reservas e obter assinaturas que reforçam a prova da operação.
O recibo de entrega de mercadoria comprova que uma mercadoria foi entregue por um remetente e recebida por um destinatário. É um instrumento útil para empresas, vendedores, transportadores e particulares que pretendam registar uma entrega de forma clara. Quando preenchido com rigor, ajuda a prevenir divergências sobre os bens entregues, as quantidades e o estado da mercadoria. Também pode servir de elemento de prova numa reclamação comercial ou numa conferência interna de stock.
O que é um recibo de entrega de mercadoria
Este recibo é uma declaração escrita pela qual o destinatário confirma a receção de mercadorias identificadas no documento. Pode acompanhar a entrega física, ser emitido após a conferência dos artigos ou complementar outros documentos comerciais, como a fatura, a guia de transporte ou a nota de encomenda.
Não deve ser confundido com uma fatura: a fatura documenta a operação de venda e os respetivos valores fiscais, enquanto o recibo de entrega evidencia sobretudo a entrega e a receção efetiva dos bens.
Elementos essenciais do documento
Um documento completo deve permitir reconhecer sem ambiguidades quem entregou, quem recebeu, o que foi entregue e em que condições. A identificação da entrega deve corresponder, sempre que possível, aos documentos comerciais ou logísticos relacionados.
| Campo | Finalidade | Erro frequente |
|---|---|---|
| Número do recibo | Permite localizar e organizar o registo | Repetir a mesma numeração em entregas distintas |
| Dados das partes | Identificam quem entrega e quem recebe | Omitir NIF, morada ou representante |
| Descrição da mercadoria | Define os bens recebidos | Usar descrições genéricas como “caixas” |
| Quantidade e unidade | Facilita a conferência dos volumes ou artigos | Não indicar unidades, peso ou referências |
| Estado e reservas | Regista danos, faltas ou desconformidades | Assinar sem anotar anomalias visíveis |
| Assinaturas | Confirmam a entrega e a receção | Não identificar a pessoa que assinou |
Identificação das partes
Indique o nome ou denominação social, número de identificação fiscal, morada e, quando aplicável, a qualidade de quem assina em nome da entidade. Se a entrega for efetuada por transportador, é conveniente identificar igualmente essa pessoa ou empresa.
Descrição e conferência dos bens
Descreva os artigos com referências, quantidades, unidades de medida, lotes, números de série ou outra informação relevante. O destinatário deve conferir a mercadoria antes de assinar e registar no recibo qualquer reserva relativa a danos, faltas ou divergências.
Modelo editável
Modelo do documento
RECIBO DE ENTREGA DE MERCADORIA
N.º do recibo: ____________________
Local: ____________________ Data: ____ / ____ / ______
ENTREGADOR / FORNECEDOR
Nome ou denominação social: ____________________
NIF/NIPC: ____________________
Morada: ____________________
Representado por: ____________________ Cargo: ____________________
DESTINATÁRIO / RECETOR
Nome ou denominação social: ____________________
NIF/NIPC: ____________________
Morada de entrega: ____________________
Representado por: ____________________ Cargo: ____________________
Declara-se que foram entregues e recebidas as mercadorias abaixo identificadas:
| Ref. | Descrição da mercadoria | Quantidade | Unidade | Estado/observações |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Dados complementares
| Encomenda n.º | ____________________ | Fatura/guia n.º | ____________________ |
| Transportador | ____________________ | Matrícula/veículo | ____________________ |
| Valor declarado da mercadoria | ____________________ € | Prazo de reclamação | ____________________ |
| Conceito da entrega | ____________________ | ||
Condições e declarações
- O destinatário declara ter recebido as mercadorias descritas neste recibo, salvo as reservas expressamente indicadas.
- A conferência das quantidades, referências e estado aparente da mercadoria foi efetuada no ato da entrega.
- Quaisquer reservas, faltas ou danos detetados deverão constar no campo de observações ou em anexo identificado.
- Este recibo é emitido em dois exemplares, destinando-se um a cada uma das partes.
Reservas e observações:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________
Assinatura do entregador
________________________________________
Assinatura do destinatário/recetor
Nome legível: ____________________ Data: ____ / ____ / ______
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Como preencher o recibo corretamente
Preencha o documento no momento da entrega ou logo após a receção, evitando lacunas, rasuras e campos contraditórios. Se houver documentos associados, inclua os respetivos números de referência para facilitar a rastreabilidade.
- Atribua um número ao recibo e indique o local e a data da entrega.
- Identifique integralmente o entregador e o destinatário.
- Liste as mercadorias, as quantidades e as referências relevantes.
- Registe reservas, recolha as assinaturas e guarde uma cópia para cada parte.
Recomendação prática: nunca assine a receção “sem reservas” antes de verificar a quantidade, a integridade das embalagens e a correspondência com a encomenda.
Reservas, danos e divergências
Quando forem detetados danos aparentes, embalagens abertas, artigos em falta ou mercadoria diferente da encomendada, a situação deve ser anotada de forma objetiva no campo de observações. Indique a natureza da divergência, a quantidade afetada e, se possível, junte fotografias ou outro registo de suporte.
A assinatura com reservas não resolve por si só um conflito, mas preserva a evidência de que a receção não foi considerada plenamente conforme. As partes devem também consultar as condições contratuais e os prazos aplicáveis para comunicação de reclamações.
Conservação e organização dos comprovativos
Guarde o recibo assinado juntamente com a encomenda, a fatura, a guia de transporte e a correspondência relacionada. Em contexto empresarial, a numeração sequencial e o arquivo digital facilitam auditorias, inventários e a resposta a pedidos de clientes ou fornecedores.
- Utilize uma numeração sequencial e única para cada recibo.
- Conserve uma cópia assinada para o entregador e outra para o destinatário.
- Associe o recibo à encomenda, fatura ou guia de transporte correspondente.
- Registe reservas de forma legível, concreta e datada.
- Digitalize o documento e mantenha-o num arquivo organizado e protegido.
Perguntas frequentes
O recibo de entrega substitui uma fatura?
Não. O recibo de entrega comprova principalmente a entrega e a receção dos bens, enquanto a fatura documenta a transação comercial e os elementos fiscais exigíveis.
Quem deve assinar o recibo?
O ideal é que seja assinado por quem entrega e por quem recebe a mercadoria. Quando uma empresa está envolvida, deve constar o nome e a função da pessoa que assina em sua representação.
É possível assinar com reservas?
Sim. Se existirem faltas, danos ou divergências, o destinatário pode assinar, mas deve descrever expressamente as reservas no documento antes de o validar.