Klaar model ontvangstbewijs voor geleverde goederen
Een ontvangstbewijs voor goederenlevering legt vast dat bepaalde goederen door de ontvanger zijn ontvangen. Dit invulbare model bevat gegevens van beide partijen, een overzicht van de goederen, aantallen, eventuele opmerkingen over de staat en ruimte voor ondertekening.
Een ontvangstbewijs voor goederenlevering is een schriftelijke bevestiging dat goederen op een bepaalde datum en plaats zijn afgeleverd en ontvangen. Het document helpt leverancier en ontvanger om de levering, aantallen en zichtbare staat van de goederen vast te leggen. Daardoor kan het later als bewijs dienen bij onduidelijkheden over ontbrekende, beschadigde of verkeerd geleverde artikelen. Dit model is bruikbaar voor zakelijke transacties en voor particuliere leveringen.
Wat is een ontvangstbewijs voor goederenlevering?
Een ontvangstbewijs voor goederenlevering, ook wel afleveringsbewijs of ontvangstverklaring genoemd, bevestigt dat een partij goederen aan de ontvanger is overhandigd. Het is geen factuur: een factuur ziet primair op betaling, terwijl het ontvangstbewijs de feitelijke aflevering documenteert.
De ontvanger kan bij ondertekening aangeven of de goederen zonder voorbehoud zijn ontvangen of dat er zichtbare afwijkingen bestaan. Een nauwkeurige omschrijving beperkt discussies over wat precies is geleverd.
Verschil met een pakbon
Een pakbon vermeldt doorgaans welke goederen volgens de leverancier worden meegezonden. Een ondertekend ontvangstbewijs biedt aanvullend bewijs dat de goederen daadwerkelijk door de ontvanger zijn aangenomen, eventueel met voorbehouden.
Wanneer gebruikt u dit document?
Gebruik het model bij de aflevering van voorraad, materialen, apparatuur, bestellingen of andere roerende zaken. Het is vooral raadzaam wanneer de levering een aanzienlijke waarde heeft, via een vervoerder plaatsvindt of uit meerdere artikelen bestaat.
- Bij levering van handelswaar aan een zakelijke klant.
- Bij overdracht van gereedschap, machines of apparatuur.
- Bij aflevering van materialen op een bouw- of projectlocatie.
- Bij ontvangst van goederen namens een onderneming of vereniging.
- Bij particuliere verkoop waarbij partijen een schriftelijk bewijs wensen.
Welke gegevens moeten erin staan?
Vermeld altijd de identiteit van leverancier en ontvanger, de datum en plaats van levering en een voldoende specifieke beschrijving van de goederen. Voeg waar mogelijk artikelcodes, serienummers, aantallen en de staat bij ontvangst toe.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Gegevens partijen | Identificeert leverancier en ontvanger | Alleen een voornaam of handelsnaam noteren |
| Datum en plaats | Legt het moment en de locatie van aflevering vast | De datum van bestelling gebruiken in plaats van leverdatum |
| Omschrijving goederen | Maakt duidelijk wat is ontvangen | Te algemene omschrijvingen zoals “dozen” gebruiken |
| Aantal en eenheid | Toont de geleverde hoeveelheid | Aantallen niet controleren vóór ondertekening |
| Opmerkingen | Registreert schade, tekorten of voorbehouden | Zichtbare schade niet schriftelijk vermelden |
Voorbehoud bij ontvangst
Als controle op de afleverlocatie niet volledig mogelijk is, kan de ontvanger opnemen dat de goederen zijn ontvangen “onder voorbehoud van nadere controle”. Vermeld zichtbare schade, ontbrekende colli of afwijkende aantallen zo concreet mogelijk.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
ONTVANGSTBEWIJS GOEDERENLEVERING
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Leverancier
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
KvK-nummer (indien van toepassing): ____________________
Ontvanger
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
Contactpersoon / functie: ____________________
Hierbij wordt bevestigd dat de hieronder omschreven goederen door de ontvanger zijn ontvangen.
| Nr. | Omschrijving goederen | Artikel- of serienummer | Aantal | Eenheid | Staat / opmerkingen |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Leveringsgegevens
| Bestelnummer / referentie | ____________________ |
| Factuurnummer | ____________________ |
| Leveringsadres | ____________________ |
| Wijze van vervoer / vervoerder | ____________________ |
| Totale waarde (indien van toepassing) | € ____________________ |
| Betalingstermijn / betalingswijze | ____________________ |
Voorwaarden en verklaringen
- De ontvanger bevestigt de ontvangst van de in dit document genoemde goederen.
- Eventuele zichtbare schade, tekorten of afwijkingen zijn opgenomen in de kolom “Staat / opmerkingen” of hieronder beschreven.
- De ontvanger verklaart dat hij of zij bevoegd is om de goederen namens de genoemde ontvanger in ontvangst te nemen.
- Dit ontvangstbewijs bevestigt de levering en ontvangst van goederen en vormt op zichzelf geen bewijs van betaling, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Aanvullende opmerkingen of voorbehoud:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Opgemaakt in twee exemplaren; iedere partij ontvangt één exemplaar.
Handtekening leverancier: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening ontvanger: ____________________
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo vult u het ontvangstbewijs in
Controleer de goederen vóór ondertekening aan de hand van de bestelling, pakbon of overeenkomst. Maak bij schade of afwijkingen eventueel foto’s en laat relevante opmerkingen door beide partijen paraferen.
- Vul plaats, datum en gegevens van leverancier en ontvanger in.
- Beschrijf ieder geleverd goed, inclusief aantal, eenheid en eventuele identificatiecode.
- Noteer zichtbare gebreken, tekorten of een voorbehoud van controle.
- Laat de bevoegde ontvanger ondertekenen en geef beide partijen een exemplaar.
Onderteken nooit zonder opmerking als aantallen, verpakking of zichtbare staat van de goederen nog niet zijn gecontroleerd.
Bewaren en bewijswaarde
Bewaar het ondertekende document samen met de overeenkomst, factuur, pakbon, correspondentie en eventuele foto’s. Een papieren of digitale kopie kan van belang zijn bij een geschil over levering, kwaliteit of betaling.
De bewijswaarde hangt af van de inhoud, de omstandigheden en de toepasselijke regels. Een duidelijke datum, identificatie van de ondertekenaar en eventuele voorbehouden maken het document beter bruikbaar.
Veelgestelde vragen
Moet een ontvangstbewijs voor goederenlevering worden ondertekend?
Een handtekening is niet altijd wettelijk voorgeschreven, maar maakt het document doorgaans sterker als bewijs van ontvangst. Zorg dat duidelijk is wie namens de ontvanger tekent.
Kan ik een digitaal ontvangstbewijs gebruiken?
Ja, een digitaal document kan praktisch zijn. Bewaar een leesbare versie met de gegevens van de ondertekenaar, datum en eventuele elektronische bevestiging zorgvuldig.
Is een ontvangstbewijs hetzelfde als een betalingsbewijs?
Nee. Het ontvangstbewijs bevestigt de aflevering van goederen. Voor een betaling is een afzonderlijk betalingsbewijs, bankafschrift of kwitantie meestal geschikter.