Fakturamall för betalning – färdig mall att använda
En fakturamall hjälper företagare och privatpersoner att skapa ett tydligt betalningsunderlag för varor eller tjänster. Mallen innehåller uppgifter om parterna, fakturanummer, leverans- eller tjänstedatum, belopp, moms, betalningsvillkor och förfallodatum. Anpassa innehållet efter affären och kontrollera att lagstadgade fakturauppgifter finns med.
En faktura är ett dokument som anger vad en kund ska betala för en vara eller tjänst. En tydligt utformad faktura minskar risken för missförstånd och underlättar både bokföring och uppföljning av betalningar. Fakturamallen kan användas som grund av företag, föreningar och enskilda näringsidkare. Uppgifterna behöver alltid anpassas till den aktuella transaktionen och tillämpliga regler.
Vad är en fakturamall?
En fakturamall är en återanvändbar struktur för att upprätta fakturor med konsekventa och relevanta uppgifter. Den gör det enklare att säkerställa att fakturans avsändare, mottagare, belopp och betalningsvillkor framgår klart.
För verksamheter som är momsregistrerade ska fakturan normalt även innehålla särskilda momsuppgifter. Vilka krav som gäller kan bero på exempelvis affärens art, kundens etableringsland och om förenklad faktura får användas.
När används en faktura?
Fakturan används när betalning begärs efter eller i samband med leverans av en vara, utförd tjänst, hyra eller annan överenskommen prestation. Den kan även fungera som underlag för kundens bokföring och för säljarens redovisning.
Viktiga uppgifter att ta med
En fullständig faktura bör göra det möjligt att identifiera parterna, den sålda prestationen och betalningsskyldigheten. Använd ett unikt fakturanummer och ange datum på ett konsekvent sätt.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Identifierar fakturan och underlättar spårbarhet | Numret saknas eller återanvänds |
| Fakturadatum | Visar när fakturan utfärdades | Datum blandas ihop med förfallodatum |
| Kunduppgifter | Identifierar betalningsskyldig kund | Fel namn, adress eller organisationsnummer |
| Moms | Visar beskattningsunderlag, sats och momsbelopp | Endast totalsumma anges |
| Förfallodatum | Anger sista betalningsdag | Betalningsvillkor är otydliga |
Uppgifter vid moms
Vid momspliktig försäljning behöver bland annat beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp anges när reglerna kräver det. Om försäljningen är undantagen från moms eller omfattas av särskilda regler bör orsaken eller relevant hänvisning framgå på lämpligt sätt.
Så fyller du i fakturamallen
Börja med säljarens och kundens korrekta kontaktuppgifter. Beskriv sedan varan eller tjänsten så konkret att kunden kan kontrollera vad betalningen avser.
- Ge fakturan ett unikt fakturanummer och ange fakturadatum.
- Fyll i säljarens och kundens namn, adress och relevanta identitetsuppgifter.
- Specificera levererade varor eller tjänster, antal, pris och eventuella rabatter.
- Beräkna totalsumman och ange betalningssätt, betalningsvillkor och förfallodatum.
Redigerbar mall
Dokumentmall
FAKTURA
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Fakturanummer: ____________________
Förfallodatum: ____________________
Säljare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Momsregistreringsnummer: ____________________
Kund
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Referensperson: ____________________
| Beskrivning av vara eller tjänst | Antal | À-pris exkl. moms | Moms | Belopp |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Summa exklusive moms | ____________________ | |||
| Moms | ____________________ | |||
| Att betala | ____________________ | |||
Betalningssätt: ____________________
Bankgiro/Plusgiro/kontonummer: ____________________
OCR-/betalningsreferens: ____________________
Betalningsvillkor: ____________________ dagar
Leverans- eller tjänstedatum: ____________________
- Betalning ska vara säljaren tillhanda senast på angivet förfallodatum.
- Ange fakturanummer eller betalningsreferens vid betalning.
- Invändningar mot fakturan ska meddelas skriftligen utan onödigt dröjsmål.
- Vid försenad betalning kan dröjsmålsränta och avgifter tas ut enligt avtal och tillämplig lag.
Övriga upplysningar: ____________________________________________________________________
______________________________
Säljare
______________________________
Kundens mottagningsbekräftelse, om tillämpligt
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Kontroll före utskick
Kontrollera alltid belopp, momsberäkning, kontouppgifter och kundens adress innan fakturan skickas. Spara en kopia av fakturan tillsammans med underlag som order, avtal eller tidrapport, enligt de regler som gäller för verksamhetens bokföring.
- Fakturanumret är unikt och följer er nummerserie.
- Kundens namn och fakturaadress är korrekta.
- Varor eller tjänster är tydligt specificerade.
- Moms och totalsummor är rätt beräknade.
- Förfallodatum och betalningsuppgifter är lätta att hitta.
Skicka fakturan så snart som möjligt efter leverans och ange alltid en tydlig betalningsreferens, så blir avstämningen enklare för båda parter.
Betalningsvillkor och påminnelse
Betalningsvillkor bör framgå uttryckligen, exempelvis antal dagar från fakturadatum eller ett bestämt förfallodatum. Om kunden inte betalar i tid kan en påminnelse skickas i enlighet med avtalade villkor och tillämpliga regler.
Dröjsmålsränta och eventuell påminnelseavgift bör bara anges eller tas ut när det finns stöd i avtal eller lag. Formulera villkoren klart för att minska risken för tvist.
Vanliga frågor om fakturor
Måste varje faktura ha ett fakturanummer?
Fakturor bör ha ett unikt nummer som gör dem möjliga att identifiera och följa i bokföringen. Nummerföljden ska hanteras på ett ordnat och spårbart sätt.
Kan en privatperson skicka en faktura?
En privatperson kan begära betalning och använda ett fakturaliknande underlag, men skatte-, moms- och bokföringsregler varierar beroende på situationen. Kontrollera därför vilka regler som gäller för den aktuella inkomsten eller försäljningen.
Vad gör jag om kunden inte betalar?
Kontrollera först att fakturan kommit fram och att uppgifterna är korrekta. Skicka därefter en saklig betalningspåminnelse och överväg vid behov vidare åtgärder enligt avtal och gällande regler.