Modello di cotazione prezzi pronto da compilare
Questo modello di cotazione prezzi consente a professionisti, imprese e fornitori di formulare un’offerta economica ordinata e verificabile. Include dati delle parti, descrizione di beni o servizi, quantità, prezzi, imposte, condizioni di pagamento, validità dell’offerta e spazio per l’accettazione del cliente.
Una cotazione prezzi è un documento commerciale con cui un fornitore presenta a un potenziale cliente le condizioni economiche per la fornitura di beni o servizi. Redigerla in modo chiaro riduce il rischio di equivoci su importi, quantità, imposte, tempi e modalità di pagamento. Il modello può essere adattato a prestazioni professionali, vendita di prodotti, lavori artigianali o forniture continuative. Prima dell’invio, è opportuno verificare che tutti i dati identificativi e le condizioni siano coerenti con l’accordo proposto.
Funzione della cotazione prezzi
La cotazione, spesso chiamata anche preventivo o offerta economica, permette al cliente di valutare una proposta prima di assumere un impegno contrattuale. Non è automaticamente una fattura e non sostituisce, quando necessario, un ordine, un contratto o altri documenti fiscali.
Il documento deve consentire di comprendere con immediatezza che cosa viene offerto, a quale prezzo e a quali condizioni. Una formulazione precisa aiuta entrambe le parti a confrontare le proposte e a definire correttamente la successiva accettazione.
Quando utilizzarla
È utile ogni volta che il prezzo non è già stabilito in un listino pubblico o quando la fornitura richiede una descrizione personalizzata. Può essere inviata via e-mail, consegnata in formato cartaceo o allegata a una proposta commerciale più ampia.
Dati essenziali da inserire
Una cotazione efficace identifica il fornitore e il destinatario, riporta un numero progressivo e una data di emissione, e indica chiaramente il periodo di validità. Devono inoltre essere specificati i beni o servizi, le quantità, i prezzi unitari e il totale.
| Campo | Finalità | Errore frequente |
|---|---|---|
| Numero e data della cotazione | Consentono di identificare e archiviare l’offerta | Omettere il riferimento o usare numerazioni duplicate |
| Dati del fornitore e del cliente | Individuano con precisione le parti | Indicare ragione sociale o indirizzo incompleti |
| Descrizione della fornitura | Definisce oggetto, caratteristiche e prestazioni incluse | Usare descrizioni troppo generiche |
| Prezzi e imposte | Rende verificabile il calcolo dell’importo finale | Non chiarire se gli importi sono imponibili o comprensivi di IVA |
| Validità e pagamento | Stabiliscono durata dell’offerta e condizioni economiche | Non indicare scadenze o modalità di pagamento |
Imposte e spese accessorie
Occorre precisare se i prezzi sono al netto o al lordo di IVA e se sono previste spese di trasporto, installazione, imballaggio, trasferta o altri oneri. Se alcune voci dipendono da condizioni future, è preferibile indicarlo espressamente.
Modello modificabile
Modello del documento
MODELLO DI COTAZIONE PREZZI
Cotazione n.: ____________________
Luogo e data: ____________________, ____________________
FORNITORE
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Telefono: ____________________ E-mail: ____________________
CLIENTE
Ragione sociale / Nome e cognome: ____________________
Sede / Indirizzo: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Referente: ____________________
Con la presente si sottopone la seguente cotazione per la fornitura di beni e/o servizi descritti di seguito.
| N. | Descrizione | Unità di misura | Quantità | Prezzo unitario | Importo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Imponibile | € ____________________ | ||||
| IVA / Imposta applicabile | € ____________________ | ||||
| Spese accessorie | € ____________________ | ||||
| TOTALE COTAZIONE | € ____________________ | ||||
Condizioni della proposta
- Oggetto: la presente cotazione riguarda esclusivamente i beni e/o servizi indicati nella tabella precedente.
- Validità: la presente offerta è valida fino al ____________________.
- Tempi di consegna o esecuzione: ____________________.
- Modalità di pagamento: ____________________.
- Acconto: ____________________.
- Note, esclusioni e condizioni particolari: ____________________.
Il cliente dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente la presente cotazione e le condizioni sopra riportate.
Per il fornitore
____________________
Firma
Per accettazione, il cliente
____________________
Firma
Modifica il testo direttamente qui. Le modifiche restano nel tuo browser e puoi stamparle o esportarle in Word e PDF.
Come compilare il modello
Compilare prima i dati anagrafici delle parti e il riferimento interno della proposta. Inserire poi ogni voce separatamente, con unità di misura, quantità e prezzo unitario, così da rendere il totale controllabile dal cliente.
- Attribuire alla cotazione un numero progressivo e indicare la data di emissione.
- Inserire i dati completi del fornitore e del cliente destinatario.
- Descrivere le prestazioni o i prodotti e calcolare imponibile, imposte e totale.
- Definire validità, tempi di consegna, pagamento e modalità di accettazione.
Prima di inviare la cotazione, controllare che il totale riportato in cifre coincida con la somma delle singole voci e che eventuali spese aggiuntive siano espressamente indicate.
Condizioni commerciali da definire
Le condizioni dovrebbero essere proporzionate alla natura dell’operazione. Per forniture complesse, può essere utile richiamare un capitolato tecnico, un ordine del cliente o condizioni generali di vendita allegate alla proposta.
- Termine di validità dell’offerta.
- Tempi e luogo di consegna o esecuzione.
- Modalità, scadenze e coordinate di pagamento.
- Eventuale acconto e saldo finale.
- Garanzie, esclusioni e costi non inclusi.
Accettazione della proposta
La cotazione può prevedere uno spazio in cui il cliente dichiara di accettare l’offerta. L’accettazione dovrebbe essere ricevuta entro il termine indicato e contenere un riferimento inequivocabile al numero della cotazione.
Se sono previste modifiche a quantità, prezzi o condizioni, è consigliabile emettere una nuova versione del documento oppure formalizzare per iscritto le variazioni concordate. Ciò facilita la tracciabilità commerciale e amministrativa.
Domande frequenti
La cotazione prezzi è obbligatoria?
Non sempre è imposta come documento autonomo, ma è fortemente consigliata per definire in modo verificabile i termini dell’offerta prima della fornitura o dell’esecuzione del servizio.
Per quanto tempo resta valida?
La durata è stabilita dal fornitore e deve essere indicata nel documento. In assenza di una scadenza chiara, possono sorgere dubbi sull’applicabilità dei prezzi proposti.
La firma del cliente basta per confermare l’ordine?
Può costituire prova dell’accettazione se la proposta contiene elementi sufficientemente determinati e non richiede ulteriori formalità. Per operazioni rilevanti è opportuno valutare un contratto o un ordine scritto più dettagliato.