Vzor potvrzení o převzetí stravenek připravený k použití
Tento vzor potvrzení o převzetí stravenek slouží zaměstnavateli i zaměstnanci jako písemný doklad o vydání a převzetí stravenek nebo jiné formy příspěvku na stravování. Obsahuje údaje o stranách, počtu a hodnotě poukázek, období, celkové částce i podpisu příjemce.
Potvrzení o převzetí stravenek je praktický doklad, kterým zaměstnavatel zaznamená vydání stravenek zaměstnanci. Pomáhá prokázat počet, hodnotu a období, za které byly stravenky poskytnuty. Lze jej použít pro papírové stravenky i jako doplňkový záznam při poskytování stravovacího paušálu. Podepsaný doklad usnadňuje interní evidenci a řešení případných nesrovnalostí.
K čemu potvrzení slouží
Doklad zachycuje okamžik, kdy zaměstnanec stravenky skutečně převzal. Zaměstnavatel jej může založit do personální nebo mzdové dokumentace jako součást interní evidence zaměstnaneckých benefitů.
Potvrzení není samo o sobě pracovní smlouvou ani pravidly pro poskytování příspěvku na stravování. Mělo by však navazovat na vnitřní předpis, kolektivní smlouvu nebo jiný dokument, který upravuje podmínky benefitů.
Údaje, které by neměly chybět
Doklad musí být dostatečně určitý, aby bylo možné bez pochybností poznat zaměstnance, vydávajícího zaměstnavatele a rozsah předaných stravenek. U papírových poukázek je vhodné uvést také jejich nominální hodnotu a případně číselnou řadu.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Identifikace zaměstnance | Určuje příjemce stravenek | Chybějící pracovní zařazení nebo osobní číslo |
| Období poskytnutí | Váže stravenky ke konkrétnímu měsíci či období | Neuvedení měsíce nebo roku |
| Počet stravenek | Umožňuje kontrolu vydaného množství | Neshoda mezi počtem a součtem hodnot |
| Nominální hodnota | Vyjadřuje hodnotu jedné poukázky | Záměna nominální a celkové hodnoty |
| Podpis příjemce | Potvrzuje převzetí | Chybějící datum podpisu |
Identifikace stran
Uveďte obchodní firmu nebo název zaměstnavatele, sídlo a IČO, je-li přiděleno. U zaměstnance se běžně uvádí jméno, příjmení, pracovní pozice a případně osobní číslo používané v interním systému.
Hodnota a počet poukázek
Vždy rozlišujte počet vydaných stravenek, hodnotu jedné stravenky a celkovou nominální hodnotu. Pokud zaměstnanec hradí část hodnoty, je vhodné tuto skutečnost samostatně uvést.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
POTVRZENÍ O PŘEVZETÍ STRAVENEK
Místo: ____________________ Datum: ____________________
Zaměstnavatel: ____________________
Sídlo: ____________________
IČO: ____________________
Zaměstnanec: ____________________
Pracovní pozice / osobní číslo: ____________________
Zaměstnanec tímto potvrzuje, že od zaměstnavatele převzal níže uvedené stravenky / příspěvek na stravování.
| Údaj | Vyplnění |
|---|---|
| Období, za které jsou stravenky poskytovány | ____________________ |
| Forma plnění | papírové stravenky / elektronické stravenky / jiné: ____________________ |
| Počet stravenek | ____________________ ks |
| Nominální hodnota jedné stravenky | ____________________ Kč |
| Celková nominální hodnota | ____________________ Kč |
| Spoluúčast zaměstnance | ____________________ Kč / neúčtuje se |
| Způsob předání | ____________________ |
Poznámka: ____________________
- Zaměstnanec potvrzuje převzetí plnění v rozsahu uvedeném v tomto potvrzení.
- Zaměstnanec bere na vědomí, že stravenky jsou poskytovány podle pravidel zaměstnavatele.
- Případné nesrovnalosti zaměstnanec oznámí zaměstnavateli bez zbytečného odkladu.
- Toto potvrzení je vyhotoveno ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží jeden.
____________________
Podpis zaměstnance
____________________
Podpis oprávněné osoby zaměstnavatele
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Jak doklad správně vyplnit
Vyplňujte údaje čitelně a bez dodatečných neoznačených oprav. Každé potvrzení by mělo být spojeno s konkrétním výdejním obdobím a s evidencí, kterou zaměstnavatel používá pro mzdy nebo benefity.
- Vyplňte identifikační údaje zaměstnavatele a zaměstnance.
- Uveďte období, za které jsou stravenky poskytovány.
- Zapište počet poukázek, nominální hodnotu a celkovou částku.
- Nechte zaměstnance potvrdit převzetí datem a podpisem.
Doporučuje se vydávat jednu podepsanou kopii zaměstnanci a druhou uchovat v interní evidenci zaměstnavatele.
Kontrola před podpisem
Před podpisem ověřte soulad počtu poukázek s docházkou, pravidly zaměstnavatele a případnou spoluúčastí zaměstnance. Zkontrolujte také, zda je uvedena správná forma plnění, zejména pokud organizace využívá elektronickou kartu nebo stravovací paušál.
- Správné označení zaměstnavatele a zaměstnance.
- Jasně uvedené období poskytnutí.
- Počet vydaných stravenek.
- Nominální a celková hodnota.
- Datum převzetí a vlastnoruční nebo uznávaný elektronický podpis.
Uchování a ochrana údajů
Potvrzení obsahuje osobní údaje zaměstnance, proto je třeba jej chránit před neoprávněným přístupem. Doba uchování se může odvíjet od účelu dokumentu, interních pravidel a souvisejících účetních, mzdových či daňových povinností.
Pokud zaměstnavatel používá elektronickou evidenci, měl by zajistit dohledatelnost záznamu, omezená oprávnění k přístupu a možnost kontroly provedených změn.
Časté otázky
Je podpis zaměstnance nezbytný?
U papírového potvrzení je podpis praktickým důkazem převzetí. Při elektronickém předání může zaměstnavatel využít jiný prokazatelný způsob potvrzení podle svých interních postupů a platných pravidel.
Lze vzor použít pro elektronické stravenky?
Ano, po úpravě názvu plnění a způsobu předání. Místo počtu papírových poukázek lze uvést částku připsanou na kartu nebo elektronický účet zaměstnance.
Musí se uvádět spoluúčast zaměstnance?
Je vhodné ji uvést, pokud zaměstnanec hradí část hodnoty stravenek. Zápis zvyšuje přehlednost a usnadňuje následnou mzdovou i účetní kontrolu.