Wzór gotowej umowy agencyjnej do uzupełnienia
Gotowy wzór umowy agencyjnej pomaga uregulować współpracę przedsiębiorcy z agentem działającym przy zawieraniu umów lub pozyskiwaniu klientów. Dokument obejmuje zakres czynności, wynagrodzenie prowizyjne, obowiązki stron, poufność, czas trwania oraz zasady rozwiązania współpracy.
Umowa agencyjna jest stosowana wtedy, gdy agent zobowiązuje się stale pośredniczyć przy zawieraniu umów na rzecz przedsiębiorcy albo zawierać je w jego imieniu. Dobrze przygotowany dokument określa zakres umocowania, zasady rozliczeń i odpowiedzialność każdej ze stron. Jasne postanowienia ograniczają ryzyko sporów o prowizję, klientów oraz zakres wykonanych czynności. Poniższy wzór można dostosować do rodzaju branży i planowanej współpracy.
Na czym polega umowa agencyjna
W polskim prawie umowa agencyjna została uregulowana w Kodeksie cywilnym. Jej istotą jest stałe wykonywanie przez agenta czynności pośrednictwa przy zawieraniu umów z klientami na rzecz dającego zlecenie lub zawieranie takich umów w jego imieniu.
Co do zasady agent działa jako przedsiębiorca i otrzymuje wynagrodzenie, najczęściej w formie prowizji. Charakter stały współpracy odróżnia umowę agencyjną od jednorazowego zlecenia.
Agent a pełnomocnictwo
Samo zawarcie umowy agencyjnej nie musi oznaczać, że agent może podpisywać umowy w imieniu dającego zlecenie. Jeżeli ma posiadać takie uprawnienie, należy wyraźnie wskazać jego zakres oraz formę udzielonego pełnomocnictwa.
Elementy, które warto precyzyjnie opisać
Największe znaczenie praktyczne mają postanowienia dotyczące produktów lub usług, terytorium działalności, grup klientów i sposobu przekazywania zamówień. Należy także określić, czy agent ma wyłączność na danym obszarze albo wobec określonej grupy odbiorców.
| Element dokumentu | Cel postanowienia | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Zakres czynności | Określa, czego agent ma poszukiwać lub co może zawierać | Ogólne sformułowanie bez wskazania produktów i klientów |
| Terytorium | Wyznacza obszar aktywności i ewentualnej wyłączności | Brak definicji regionu lub rynku |
| Prowizja | Ustala stawkę oraz podstawę obliczenia wynagrodzenia | Niejasność, czy kwoty są netto czy brutto |
| Termin rozliczenia | Wskazuje moment nabycia prawa do prowizji i płatność | Brak zasad dla anulowanych lub niezapłaconych zamówień |
| Poufność | Chroni dane handlowe i informacje o klientach | Brak czasu obowiązywania po zakończeniu umowy |
Wynagrodzenie i prowizja agenta
W umowie należy wskazać wysokość prowizji, podstawę jej naliczania oraz moment powstania prawa do wynagrodzenia. Warto również opisać sposób dokumentowania transakcji, terminy przekazywania zestawień i zasady wystawiania faktur.
Rozliczenie kosztów
Jeżeli agent ponosi wydatki związane z podróżami, reklamą, próbkami lub udziałem w targach, strony powinny ustalić, które koszty podlegają zwrotowi i na jakich zasadach. Brak takiego zapisu może powodować spory co do kosztów prowadzenia działalności.
- Wskaż dokładną stawkę procentową albo kwotę stałą prowizji.
- Określ, czy prowizja jest liczona od wartości netto czy brutto.
- Ustal, kiedy klient jest uznawany za pozyskanego przez agenta.
- Opisz sposób przekazywania raportów i zamówień.
- Wprowadź zasady rozliczania zwrotów, rabatów i reklamacji.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
UMOWA AGENCYJNA
zawarta w dniu ____________________ w ____________________, pomiędzy:
Dającym zlecenie: ____________________, prowadzącym/prowadzącą działalność pod firmą ____________________, z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, NIP: ____________________, reprezentowanym/reprezentowaną przez ____________________, zwanym/zwaną dalej „Dającym Zlecenie”,
a
Agentem: ____________________, prowadzącym/prowadzącą działalność pod firmą ____________________, z siedzibą w ____________________, adres: ____________________, NIP: ____________________, reprezentowanym/reprezentowaną przez ____________________, zwanym/zwaną dalej „Agentem”.
Strony zawierają umowę o następującej treści:
| Pole | Ustalenie stron |
|---|---|
| Produkty lub usługi objęte umową | ____________________ |
| Terytorium działalności Agenta | ____________________ |
| Grupa klientów | ____________________ |
| Wysokość prowizji | ____________________ |
| Podstawa naliczenia prowizji | ____________________ |
| Okres obowiązywania umowy | od ____________________ do ____________________ |
| Termin płatności prowizji | ____________________ |
- Przedmiot umowy. Agent zobowiązuje się, w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów z klientami na rzecz Dającego Zlecenie dotyczących ____________________, a Dający Zlecenie zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia określonego w niniejszej umowie.
- Zakres czynności Agenta. Agent będzie wykonywać w szczególności następujące czynności: ____________________. Agent nie jest uprawniony do zawierania umów w imieniu Dającego Zlecenie, chyba że otrzyma odrębne pełnomocnictwo w formie ____________________.
- Obowiązki Dającego Zlecenie. Dający Zlecenie zobowiązuje się przekazywać Agentowi informacje, materiały i dokumenty potrzebne do wykonywania umowy oraz informować go w rozsądnym terminie o przyjęciu, odrzuceniu lub niewykonaniu pozyskanych zamówień.
- Wynagrodzenie. Agentowi przysługuje prowizja w wysokości ____________________ od ____________________. Prowizja będzie rozliczana na podstawie ____________________ i płatna w terminie ____________________ od dnia ____________________.
- Koszty. Koszty związane z wykonywaniem umowy ponosi ____________________. Zwrot uzgodnionych wydatków następuje po przedstawieniu przez Agenta dokumentów potwierdzających ich poniesienie.
- Poufność. Agent zobowiązuje się zachować w poufności informacje handlowe, organizacyjne, techniczne i finansowe Dającego Zlecenie uzyskane w związku z wykonywaniem umowy, zarówno w czasie jej obowiązywania, jak i przez okres ____________________ po jej zakończeniu.
- Czas trwania i wypowiedzenie. Umowa zostaje zawarta na czas ____________________. Każda ze Stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego ____________________, w formie ____________________.
- Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy ____________________ pod rygorem nieważności. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa właściwego dla umowy. Spory wynikające z umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla ____________________.
Umowę sporządzono w ____________________ jednobrzmiących egzemplarzach, po ____________________ dla każdej ze Stron.
____________________
Dający Zlecenie
____________________
Agent
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Obowiązki stron i ochrona interesów
Agent powinien wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością, przekazywać istotne informacje oraz stosować się do uzasadnionych wskazówek dającego zlecenie. Z kolei dający zlecenie powinien współdziałać z agentem, dostarczać potrzebne materiały i informować o istotnych okolicznościach dotyczących realizacji współpracy.
W praktyce warto wprowadzić postanowienia o ochronie danych klientów, poufności informacji handlowych oraz zasadach korzystania z materiałów marketingowych. Zakaz konkurencji powinien być formułowany ostrożnie i zgodnie z przepisami właściwymi dla danej relacji.
Praktyczna wskazówka: przed podpisaniem umowy przygotuj przykładowe rozliczenie prowizji dla typowej transakcji. Pozwoli to sprawdzić, czy zasady wynagrodzenia są jednoznaczne dla obu stron.
Czas trwania i zakończenie współpracy
Umowę można zawrzeć na czas oznaczony albo nieoznaczony. Dokument powinien określać zasady wypowiedzenia, formę składania oświadczeń oraz termin zwrotu materiałów, dokumentów i danych po zakończeniu współpracy.
Przy rozwiązywaniu umowy należy pamiętać, że przepisy mogą przewidywać szczególne uprawnienia agenta, w tym w określonych sytuacjach świadczenie wyrównawcze. Dlatego postanowienia dotyczące zakończenia relacji warto analizować z uwzględnieniem konkretnych okoliczności.
- Ustal, czy umowa będzie zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony.
- Opisz formę i okres wypowiedzenia.
- Wskaż rozliczenie prowizji należnej po ustaniu umowy.
- Określ obowiązek zwrotu dokumentów oraz zachowania poufności.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa agencyjna musi być zawarta na piśmie?
Forma pisemna jest zdecydowanie zalecana, ponieważ ułatwia wykazanie uzgodnionego zakresu obowiązków, wysokości prowizji oraz zasad rozwiązania współpracy. W określonych przypadkach pisemne potwierdzenie ma szczególne znaczenie dowodowe.
Czy agent zawsze może podpisywać umowy za przedsiębiorcę?
Nie. Agent może zawierać umowy w imieniu dającego zlecenie tylko wtedy, gdy otrzyma odpowiednie umocowanie. Zakres tego umocowania powinien być jasno określony.
Czy po zakończeniu umowy agent może otrzymać prowizję?
W zależności od okoliczności i przepisów agent może zachować prawo do prowizji od transakcji związanych z jego wcześniejszą działalnością. Warto szczegółowo uregulować tę kwestię w umowie.