Klaar model voor een dienstennota met factuurgegevens
Een dienstennota is een overzichtelijk document waarmee een dienstverlener geleverde werkzaamheden en de bijbehorende vergoeding factureert aan een opdrachtgever. Dit invulbare model helpt u om partijen, prestaties, bedragen, btw, betalingsvoorwaarden en referenties duidelijk vast te leggen.
Een dienstennota is een factuur voor uitgevoerde diensten. Zij legt vast welke werkzaamheden zijn verricht, door wie, voor welke prijs en onder welke betalingsvoorwaarden. Een volledige en duidelijke nota ondersteunt een correcte administratie en voorkomt misverstanden met de opdrachtgever. De concrete factuureisen verschillen per land, rechtsvorm en fiscale situatie.
Wat is een dienstennota?
Een dienstennota is een betalingsverzoek van een dienstverlener aan een klant voor geleverde diensten. In Nederland wordt doorgaans de term factuur gebruikt; een dienstennota kan dezelfde functie vervullen zolang de wettelijk vereiste factuurgegevens zijn opgenomen.
Het document vormt een administratief bewijsstuk voor beide partijen. De leverancier gebruikt het voor de omzetadministratie en de afnemer kan het gebruiken voor de eigen boekhouding en, indien van toepassing, de aftrek van voorbelasting.
Essentiële gegevens op de nota
Vermeld altijd de identiteit van beide partijen, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en een duidelijke omschrijving van de dienst. Bij btw-plichtige prestaties zijn ook de toepasselijke btw-gegevens belangrijk.
Identificatie en nummering
Gebruik een opeenvolgende, unieke nummering die aansluit op uw administratie. Neem de volledige naam, het adres en waar relevant het btw-identificatienummer en KvK-nummer op.
| Veld | Doel | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Unieke herkenning en administratie | Een nummer opnieuw gebruiken |
| Factuurdatum | Vaststellen wanneer de nota is uitgereikt | Geen datum of een onjuiste datum vermelden |
| Prestatiedatum | Aangeven wanneer de dienst is geleverd | Verwarren met de betaaldatum |
| Btw-tarief | Berekening van de verschuldigde btw | Alleen een eindbedrag tonen |
| Betaaltermijn | Duidelijkheid over de vervaldag | Geen termijn of bankgegevens opnemen |
Btw en prijsopbouw
Maak onderscheid tussen het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Als een vrijstelling, verlegging of nultarief van toepassing is, moet de factuur doorgaans een passende vermelding bevatten.
Controleer de belastinggegevens
Pas het juiste btw-tarief toe op basis van de aard en plaats van de dienst. Raadpleeg bij grensoverschrijdende diensten of uitzonderingssituaties de actuele fiscale regels of een deskundige.
- Volledige naam en adres van de dienstverlener
- Volledige naam en adres van de opdrachtgever
- Uniek en doorlopend factuurnummer
- Duidelijke omschrijving en datum van de dienst
- Specificatie van bedrag, btw en totaalbedrag
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
DIENSTENNOTA
Factuurnummer: ____________________
Plaats en datum: ____________________, ____________________
DIENSTVERLENER
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer: ____________________
Btw-identificatienummer: ____________________
IBAN: ____________________
OPDRACHTGEVER
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Btw-identificatienummer: ____________________
| Omschrijving dienst | Periode / prestatiedatum | Aantal / uren | Tarief | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | |||
| Btw-tarief en btw-bedrag | € ____________________ | |||
| Totaal te betalen | € ____________________ | |||
Betalingstermijn: ____________________ dagen na factuurdatum.
Betaalwijze / betalingskenmerk: ____________________
- De opdrachtgever betaalt het totaalbedrag uiterlijk op de hierboven vermelde vervaldatum.
- De omschreven diensten zijn geleverd in de aangegeven periode of op de aangegeven prestatiedatum.
- Eventuele opmerkingen of bezwaren worden binnen ____________________ dagen na ontvangst schriftelijk gemeld.
- Op deze dienstennota zijn, indien van toepassing, de overeengekomen algemene voorwaarden van toepassing.
Opmerking: ____________________
Handtekening dienstverlener: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening opdrachtgever (voor ontvangst, indien gewenst): ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Betalingsvoorwaarden opnemen
Vermeld de betaaltermijn, de betaalwijze en het rekeningnummer waarop de klant kan betalen. U kunt ook een referentie of betalingskenmerk toevoegen, zodat betalingen eenvoudig aan de juiste nota worden gekoppeld.
Leg eventuele afspraken over voorschotten, deelbetalingen, rente bij vertraging of incassokosten helder vast. Houd rekening met dwingende wettelijke regels en eventuele algemene voorwaarden.
Stuur de dienstennota zo snel mogelijk na afronding van de prestatie en bewaar een onveranderbare kopie in uw administratie.
Zo gebruikt u dit model
Vul eerst de gegevens van de dienstverlener en opdrachtgever in. Beschrijf vervolgens de prestatie zo concreet mogelijk en controleer bedragen, btw en betaalgegevens voordat u de nota verstuurt.
- Ken een uniek factuurnummer toe.
- Vul de gegevens van beide partijen en de relevante data in.
- Specificeer de diensten, bedragen en eventuele btw.
- Controleer de betaaltermijn en verstuur een kopie aan de klant.
Veelgestelde vragen
Is een dienstennota hetzelfde als een factuur?
In de praktijk kan een dienstennota als factuur dienen wanneer zij alle gegevens bevat die voor de betreffende transactie wettelijk vereist zijn.
Moet ik altijd btw vermelden?
Dat hangt af van uw fiscale positie en de aard van de dienst. Bij een vrijstelling, kleineondernemersregeling of verlegde btw kunnen andere vermeldingen nodig zijn.
Hoe lang moet ik een dienstennota bewaren?
Voor Nederlandse ondernemers geldt in veel gevallen een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor specifieke gegevens en situaties kunnen afwijkende termijnen gelden.