Factuurmodel klaar voor professioneel gebruik
Dit factuurmodel helpt ondernemers en zelfstandigen om een overzichtelijke factuur op te stellen voor geleverde goederen of diensten. Het bevat invulvelden voor partijgegevens, factuurnummer, omschrijving, bedragen, btw, betaaltermijn en bankgegevens, zodat afspraken en betalingsverzoeken duidelijk worden vastgelegd.
Een factuur is een schriftelijk betalingsverzoek voor geleverde goederen of diensten. Voor ondernemers vormt zij bovendien een belangrijk onderdeel van de financiële administratie en de btw-aangifte. Een zorgvuldig opgesteld factuurmodel maakt voor zowel leverancier als klant duidelijk wat is geleverd, welk bedrag verschuldigd is en wanneer betaling wordt verwacht. Dit invulbare model biedt een praktische basis die u aan uw eigen situatie kunt aanpassen.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarmee een leverancier een afnemer verzoekt een bepaald bedrag te betalen. De factuur legt de commerciële transactie vast en ondersteunt de boekhouding, de debiteurenadministratie en, waar van toepassing, de verwerking van omzetbelasting.
In Nederland gelden voor btw-facturen specifieke factuureisen. Welke gegevens nodig zijn, hangt onder meer af van de aard van de prestatie, het factuurbedrag en de btw-regeling die van toepassing is.
Verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs
Een factuur vraagt om betaling of bevestigt een verschuldigd bedrag. Een ontvangstbewijs bevestigt daarentegen doorgaans dat een betaling al is ontvangen. Een factuur kan na betaling als voldaan worden aangemerkt, maar is niet automatisch een ontvangstbewijs.
Essentiële gegevens op een factuur
Een duidelijke factuur bevat herkenbare identificatiegegevens van beide partijen, een uniek nummer en een heldere omschrijving van de prestatie. Vermeld bedragen afzonderlijk, zodat de klant kan zien hoe het totaal is opgebouwd.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Maakt de factuur uniek en traceerbaar | Nummers hergebruiken of geen doorlopende nummering toepassen |
| Factuurdatum | Geeft aan wanneer de factuur is uitgereikt | De factuurdatum verwarren met de leveringsdatum |
| Omschrijving | Verduidelijkt de geleverde goederen of diensten | Alleen een algemene term zoals “werkzaamheden” gebruiken |
| Btw-bedrag en tarief | Toont de berekende omzetbelasting | Het tarief of de vrijstelling niet vermelden |
| Betaaltermijn | Geeft de uiterste betaaldatum of termijn aan | Geen duidelijke betaalafspraak opnemen |
Bedragen en btw correct weergeven
Vermeld in beginsel het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Als een vrijstelling, verlegging of andere bijzondere regeling geldt, kan een passende vermelding vereist zijn. Controleer daarom altijd welke fiscale regels op uw transactie van toepassing zijn.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
FACTUUR
Factuurnummer: ____________________
Factuurdatum: ____________________
Plaats: ____________________
Leveringsdatum / periode: ____________________
LEVERANCIER
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
BTW-identificatienummer: ____________________
KvK-nummer: ____________________
KLANT / OPDRACHTGEVER
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
BTW-identificatienummer: ____________________
| Omschrijving | Aantal | Prijs excl. btw | Btw-tarief | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ____________________ % | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | |||
| Totaal btw | € ____________________ | |||
| TOTAAL TE BETALEN | € ____________________ | |||
Betaaltermijn: ____________________ dagen na factuurdatum.
Uiterste betaaldatum: ____________________
Betaalwijze: Overschrijving naar IBAN ____________________ ten name van ____________________, onder vermelding van factuurnummer ____________________.
Referentie / betalingskenmerk: ____________________
- De klant betaalt het totaalbedrag uiterlijk op de hierboven vermelde uiterste betaaldatum.
- De factuur heeft betrekking op de in deze factuur omschreven goederen en/of diensten.
- Eventuele bezwaren tegen deze factuur worden binnen ____________________ dagen na ontvangst schriftelijk gemeld.
- Bij niet-tijdige betaling kunnen, voor zover toegestaan, rente en incassokosten in rekening worden gebracht.
Opmerking: ____________________
Voor de leverancier: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de klant (voor ontvangst, indien van toepassing): ____________________
Naam: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo gebruikt u dit factuurmodel
Vul de gegevens volledig en consequent in voordat u de factuur verstuurt. Bewaar een kopie in uw administratie en zorg dat factuurnummers logisch opvolgen. Gebruik voor iedere afzonderlijke factuur een uniek nummer.
- Vul uw eigen bedrijfs- en contactgegevens in.
- Voeg de gegevens van de klant of opdrachtgever toe.
- Beschrijf de geleverde goederen of diensten en bereken de bedragen.
- Controleer de betaalgegevens, sla de factuur op en verstuur deze naar de klant.
Praktische aandachtspunten bij betaling
Neem een redelijke betaaltermijn op en vermeld duidelijk hoe de klant kan betalen, bijvoorbeeld via een IBAN-nummer onder vermelding van het factuurnummer. Leg afwijkende afspraken over voorschotten, deelbetalingen, korting of incassokosten bij voorkeur vooraf schriftelijk vast.
- Gebruik een uniek en oplopend factuurnummer.
- Vermeld de volledige naam en het adres van beide partijen.
- Omschrijf iedere geleverde prestatie zo concreet mogelijk.
- Controleer de berekening van aantallen, tarieven, btw en totaalbedrag.
- Bewaar verzonden facturen en betalingsbewijzen in uw administratie.
Verstuur de factuur kort na levering en vermeld altijd een duidelijke betaalreferentie; dit verkleint de kans op vertraging en misverstanden.
Bewaren en administreren
Facturen maken deel uit van uw administratie. Een ordelijke bewaring van uitgaande facturen, inkoopfacturen, betaalbewijzen en eventuele creditfacturen helpt bij controle, jaarafsluiting en belastingaangiften.
Bewaar documenten op een veilige, toegankelijke manier. Digitale facturen zijn praktisch, mits de inhoud leesbaar blijft en de administratie betrouwbaar en controleerbaar is.
Veelgestelde vragen
Moet iedere ondernemer een factuur sturen?
Dat hangt af van de aard van de transactie en de hoedanigheid van de afnemer. In veel zakelijke situaties is factureren gebruikelijk of verplicht, vooral wanneer btw in rekening wordt gebracht. Controleer de regels die voor uw onderneming en prestatie gelden.
Mag ik een factuur per e-mail versturen?
Ja, een factuur kan doorgaans digitaal worden verzonden, bijvoorbeeld als pdf. Zorg ervoor dat de inhoud volledig, leesbaar en goed bewaarbaar is, en dat uw administratie aan de toepasselijke eisen voldoet.
Wat doe ik bij een fout op een verzonden factuur?
Corrigeer een verzonden factuur zorgvuldig en houd een duidelijk administratief spoor bij. Afhankelijk van de fout kan een creditfactuur en een nieuwe factuur passend zijn. Pas een reeds verzonden factuur niet ongemerkt aan.