Donatiebewijs model klaar voor direct gebruik
Een donatiebewijs legt vast dat een persoon of organisatie een geldbedrag of goederen als gift heeft ontvangen. Dit invulbare model helpt de schenker en ontvanger om de essentiële gegevens, het doel van de donatie, eventuele voorwaarden en de ondertekening duidelijk vast te leggen.
Een donatiebewijs is een schriftelijke bevestiging dat een gift in geld of in natura is ontvangen. Het geeft de schenker en de ontvangende persoon of organisatie duidelijkheid over de aard, waarde en datum van de donatie. Een zorgvuldig ingevuld bewijs ondersteunt een transparante administratie en kan van belang zijn voor de eigen boekhouding. De fiscale gevolgen van een gift hangen af van de toepasselijke nationale regels en de status van de ontvanger.
Wat is een donatiebewijs?
Een donatiebewijs, ook wel ontvangstbewijs van een gift genoemd, vermeldt dat een ontvanger een vrijwillige bijdrage heeft ontvangen zonder directe tegenprestatie. Het document kan worden gebruikt door verenigingen, stichtingen, goede doelen en particuliere ontvangers.
Het bewijs is geen vervanging voor een bankafschrift, maar vormt samen met de betaalgegevens en eventuele correspondentie een bruikbare administratieve onderbouwing. Bij een gift in natura is een nauwkeurige omschrijving extra belangrijk.
Verschil tussen een gift en een betaling
Bij een gift is er in beginsel geen levering van goederen of diensten als tegenprestatie. Als de betaler bijvoorbeeld reclame, toegang of een product ontvangt, kan sprake zijn van sponsoring of een gewone aankoop in plaats van een zuivere donatie.
Gegevens die in het bewijs horen
Neem voldoende gegevens op om de transactie later te kunnen herkennen. Vermeld naast de identiteit van de ontvanger ook de naam van de schenker, de datum, het bedrag of de waarde van de goederen en het doel van de gift.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Gegevens schenker | Identificeert degene die de gift doet | Alleen een voornaam opnemen |
| Gegevens ontvanger | Toont wie de donatie heeft ontvangen | Contact- of registratienummer weglaten |
| Bedrag of waarde | Legt de omvang van de gift vast | Valuta of waarderingsgrondslag niet noemen |
| Datum van ontvangst | Bepaalt het moment van de donatie | Datum van betaling verwarren met afgiftedatum |
| Doel of bestemming | Verduidelijkt eventueel gebruik van de gift | Voorwaarden te algemeen formuleren |
Donaties in geld en in natura
Voor een geldelijke donatie vermeldt u het bedrag, de munteenheid en bij voorkeur de betaalwijze of betalingsreferentie. Zo is het bewijs eenvoudig te koppelen aan een bankoverschrijving, betaalverzoek of kasontvangst.
Bij goederen beschrijft u de zaken zo concreet mogelijk, inclusief aantal, staat en een redelijke waarde. Voeg indien mogelijk foto’s, een inventarislijst of een aparte waardebepaling toe.
Een redelijke waardering vastleggen
Gebruik bij goederen een onderbouwde en realistische waarde. Vermeld dat de genoemde waarde is gebaseerd op bijvoorbeeld de marktwaarde, een aankoopbewijs of een onafhankelijke schatting, wanneer dit relevant is.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
DONATIEBEWIJS
Ontvangstnummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Ondergetekende bevestigt hierbij de ontvangst van de hieronder omschreven donatie.
Gegevens van de schenker
Naam / organisatienaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Telefoonnummer / e-mail: ____________________
Gegevens van de ontvanger
Naam / organisatienaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Registratie- of rekeningnummer: ____________________
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Soort donatie | Geld / goederen / anders, namelijk: ____________________ |
| Bedrag of geschatte waarde | € ____________________ / voluit: ____________________ |
| Betaalwijze of wijze van overdracht | ____________________ |
| Datum van ontvangst | ____________________ |
| Doel of bestemming van de donatie | ____________________ |
| Omschrijving goederen, indien van toepassing | ____________________ |
Verklaring en voorwaarden
- De ontvanger verklaart de hierboven omschreven donatie op de vermelde datum te hebben ontvangen.
- De donatie is vrijwillig verstrekt en geschiedt zonder directe tegenprestatie, tenzij hieronder anders vermeld: ____________________.
- Eventuele bijzondere voorwaarden of bestemming van de donatie luiden als volgt: ____________________.
- Dit bewijs is opgesteld in twee exemplaren, waarvan beide partijen één exemplaar ontvangen.
Aanvullende opmerkingen: ________________________________________________________________________________
Handtekening schenker: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening ontvanger / bevoegde vertegenwoordiger: ____________________
Naam en functie: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Praktische controle vóór ondertekening
Controleer het document voordat het wordt afgegeven en bewaar beide exemplaren op een veilige plaats. Zorg ervoor dat de tekst overeenkomt met de feitelijke betaling of overdracht.
- Controleer de volledige namen en adressen van de partijen.
- Vermeld het bedrag zowel in cijfers als voluit.
- Beschrijf een gift in natura per soort, aantal en staat.
- Noteer de datum waarop de ontvanger de gift daadwerkelijk kreeg.
- Bewaar een kopie met betaalbewijs of overdrachtsbewijs.
Gebruik altijd een unieke ontvangst- of referentienummering als u regelmatig donaties ontvangt; dit maakt controle en archivering aanzienlijk eenvoudiger.
Zo gebruikt u het model
Vul het model in nadat de gift is ontvangen of tegelijk met de overdracht. Laat de bevoegde vertegenwoordiger van de ontvangende organisatie tekenen en geef de schenker een ondertekend exemplaar.
- Vul de gegevens van de schenker en ontvanger volledig in.
- Omschrijf de geldgift of goederen en vermeld de waarde.
- Leg eventuele bestemming of voorwaarden schriftelijk vast.
- Onderteken, dateer en archiveer het bewijs met relevante bijlagen.
Veelgestelde vragen
Is een donatiebewijs verplicht?
Een schriftelijk bewijs is niet in iedere situatie wettelijk verplicht, maar is sterk aan te raden voor een betrouwbare administratie en als bevestiging voor beide partijen.
Kan een particulier een donatiebewijs afgeven?
Ja, ook een particuliere ontvanger kan schriftelijk bevestigen dat een gift is ontvangen. Voor fiscale of juridische gevolgen kunnen aanvullende regels gelden.
Geeft elk donatiebewijs recht op belastingvoordeel?
Nee. Eventuele fiscale aftrekbaarheid hangt onder meer af van de wetgeving, de aard van de gift en de erkenning of status van de ontvangende instelling.