Klaar model huurcontract voor een feestruimte
Dit model voor een huurcontract van een feestruimte helpt verhuurder en huurder om duidelijke afspraken vast te leggen over de locatie, huurperiode, prijs, borg, gebruiksregels, schoonmaak, schade, annulering en aansprakelijkheid. Vul de gegevens van beide partijen zorgvuldig in en bewaar een ondertekend exemplaar.
Een huurcontract voor een feestruimte legt de afspraken vast tussen de verhuurder van een locatie en de persoon of organisatie die deze voor een feest huurt. Het voorkomt onduidelijkheid over de huurperiode, de prijs, de borg en de voorwaarden voor gebruik van de ruimte. Ook afspraken over geluid, schoonmaak, schade en annulering kunnen erin worden opgenomen. Een zorgvuldig ingevuld contract biedt beide partijen houvast als er later een verschil van mening ontstaat.
Waarom een schriftelijk huurcontract gebruiken?
Bij het huren van een zaal, horecaruimte, clubhuis of andere feestlocatie worden vaak mondelinge toezeggingen gedaan. Een schriftelijke overeenkomst maakt deze toezeggingen controleerbaar en helpt om verwachtingen vooraf op elkaar af te stemmen.
Vermeld altijd wie contractspartij is, welke ruimte wordt verhuurd en op welke datum en uren deze beschikbaar is. Neem ook op of opbouw, afbouw en schoonmaak binnen de gereserveerde tijd vallen.
Bescherming voor beide partijen
De huurder weet vooraf welke kosten en regels gelden. De verhuurder kan duidelijke voorwaarden stellen over veiligheid, maximaal aantal gasten, verboden activiteiten en de vergoeding van schade.
Gegevens die in de overeenkomst horen
De beschrijving van de gehuurde ruimte moet zo concreet mogelijk zijn. Denk aan het adres, de naam van de zaal, eventueel aanwezige inventaris en de toegestane delen van het pand, zoals een terras, keuken of parkeerplaats.
| Onderdeel | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Partijgegevens | Vastleggen wie rechten en verplichtingen heeft | Alleen een voornaam of handelsnaam noteren |
| Huurperiode | Aangeven wanneer toegang en gebruik zijn toegestaan | Opbouw- en afbouwtijd vergeten |
| Huurprijs en borg | Betaling, vervaldatum en terugbetaling vastleggen | Niet vermelden of bedragen inclusief btw zijn |
| Inventaris | Beschrijven welke zaken beschikbaar zijn | Geen staat van aanwezige spullen bijvoegen |
| Annulering | Regelen welke vergoeding bij afzegging geldt | Geen termijn of berekeningswijze opnemen |
Prijs, borg en aanvullende kosten
Neem de totale huurprijs op en vermeld of deze inclusief of exclusief btw, energiekosten, schoonmaak, bediening of andere diensten is. Leg vast wanneer de huurder moet betalen en welke betaalwijze wordt gebruikt.
Een borg kan dienen als zekerheid voor schade, extra schoonmaak of niet-nagekomen verplichtingen. Beschrijf het bedrag, de voorwaarden waaronder inhouding mogelijk is en de termijn waarbinnen het restant wordt terugbetaald.
Voorkom discussie over de borg
Maak bij de sleuteloverdracht bij voorkeur foto’s en een korte inspectielijst. Daarmee is beter vast te stellen of schade al bestond of na het gebruik van de ruimte is ontstaan.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
HUURCONTRACT VOOR EEN FEESTRUIMTE
Ondergetekenden:
Verhuurder: ____________________
Naam/bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoonnummer: ____________________
E-mailadres: ____________________
KvK-nummer (indien van toepassing): ____________________
Huurder: ____________________
Naam/bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Telefoonnummer: ____________________
E-mailadres: ____________________
Geboortedatum/KvK-nummer (indien van toepassing): ____________________
komen het volgende overeen:
| Onderdeel | Afspraak |
|---|---|
| Gehuurde ruimte | ____________________ |
| Adres van de locatie | ____________________ |
| Datum van gebruik | ____________________ |
| Toegangstijd | ____________________ |
| Eindtijd en oplevering | ____________________ |
| Doel van het gebruik | ____________________ |
| Maximaal aantal personen | ____________________ |
| Huurprijs | € ____________________ inclusief/exclusief btw |
| Borgsom | € ____________________ |
| Betalingstermijn | ____________________ |
| Schoonmaakkosten | € ____________________ / inbegrepen |
- Gebruik. Verhuurder verhuurt aan huurder de hierboven omschreven ruimte uitsluitend voor het overeengekomen doel en de genoemde periode.
- Betaling. Huurder betaalt de huurprijs en borgsom uiterlijk op ____________________ via ____________________.
- Borg. Verhuurder betaalt de borgsom, na verrekening van eventuele aantoonbare schade, extra schoonmaak of openstaande bedragen, uiterlijk binnen ____________________ dagen na afloop van de huurperiode terug.
- Huisregels. Huurder en diens gasten houden zich aan de huisregels van de locatie, waaronder regels over geluid, veiligheid, roken, afval en gebruik van inventaris.
- Schade. Huurder meldt schade onmiddellijk aan verhuurder. Schade die tijdens de huurperiode door huurder, gasten of door huurder ingeschakelde derden wordt veroorzaakt, komt voor rekening van huurder voor zover deze aan hen is toe te rekenen.
- Schoonmaak en oplevering. Huurder levert de ruimte uiterlijk op het overeengekomen tijdstip schoon, leeg en in dezelfde staat op, behoudens normale slijtage. Aanvullende afspraken: ____________________.
- Annulering. Bij annulering door huurder gelden de volgende voorwaarden: ____________________. Bij annulering door verhuurder gelden de volgende voorwaarden: ____________________.
- Aansprakelijkheid. Verhuurder is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van huurder of gasten, behoudens voor zover aansprakelijkheid niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.
- Aanvullende afspraken. ____________________
____________________
____________________
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te ____________________, op ____________________.
Handtekening verhuurder: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening huurder: ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Gebruiksregels en verantwoordelijkheden
De overeenkomst kan regels bevatten over het maximale aantal bezoekers, geluidsniveaus, roken, alcohol, eigen catering, decoratie en het gebruik van technische installaties. Stem deze regels af op de locatie en eventuele voorschriften van gemeente, brandweer of eigenaar.
- Vermeld het maximale aantal aanwezige personen.
- Leg begin- en eindtijden van muziek en het feest vast.
- Beschrijf of eigen eten, drank of catering is toegestaan.
- Neem regels op voor afval, schoonmaak en oplevering.
- Verbied wijzigingen aan de ruimte zonder voorafgaande toestemming.
Leg afspraken over geluid, eindtijd en schoonmaak niet alleen mondeling vast, maar zet ze concreet in het contract en laat beide partijen tekenen.
Annulering, schade en aansprakelijkheid
Een annuleringsregeling vermeldt wat gebeurt wanneer de huurder of verhuurder de reservering beëindigt. Werk met duidelijke termijnen en percentages of vaste bedragen, zodat de financiële gevolgen vooraf bekend zijn.
Leg ook vast dat de huurder schade die tijdens de huurperiode ontstaat, tijdig meldt en vergoedt wanneer die schade aan hem of haar is toe te rekenen. Beperk aansprakelijkheidsbepalingen niet onredelijk en houd rekening met dwingend recht dat in de toepasselijke situatie kan gelden.
- Controleer de gegevens van beide partijen en de locatie.
- Vul datum, toegangstijden, huurprijs en borg volledig in.
- Bespreek huisregels, inventaris en annuleringsvoorwaarden.
- Onderteken twee exemplaren en geef iedere partij een exemplaar.
Veelgestelde vragen
Moet een huurcontract voor een feestruimte schriftelijk zijn?
Een mondelinge afspraak kan in veel gevallen ook geldig zijn, maar een schriftelijk contract maakt de inhoud van de afspraken veel eenvoudiger aantoonbaar. Daarom is een ondertekend document sterk aan te raden.
Kan de verhuurder de borg altijd inhouden?
Nee, de borg is geen vrije extra vergoeding. Inhouding moet verband houden met bijvoorbeeld aantoonbare schade, achterstallige betaling of overeengekomen extra kosten, voor zover dit volgens de overeenkomst en toepasselijke regels is toegestaan.
Wie is verantwoordelijk voor schade door gasten?
Dat hangt af van de gemaakte afspraken en de omstandigheden. Vaak spreekt men af dat de huurder verantwoordelijk is voor schade die door de huurder, gasten of ingeschakelde leveranciers tijdens het gebruik wordt veroorzaakt.