Готов модел на служебна поръчка за услуги и доставки
Този готов модел на служебна поръчка помага на предприятия, търговци и клиенти да документират възлагането на услуга или доставка. Включва данни за страните, предмет, количество, цена, срок за изпълнение, условия за плащане, приемане и подписи, което улеснява проследяването на договорените условия.
Служебната поръчка е практичен документ за възлагане на услуги, доставка на стоки или изпълнение на конкретна работа. Тя описва какво се поръчва, при какви срокове и на каква цена. Ясното ѝ попълване намалява риска от недоразумения между възложителя и изпълнителя. Моделът е подходящ както за вътрешни поръчки в организация, така и за отношения с външни доставчици.
Какво представлява служебната поръчка
Служебната поръчка е писмено възлагане, с което възложителят заявява необходимост от определена стока, услуга или дейност. Тя може да служи като оперативен документ, доказателство за договорени условия и основа за последващо приемане, фактуриране или плащане.
Когато страните желаят да уредят по-сложни или дългосрочни отношения, поръчката обичайно се използва заедно с договор, общи условия или рамково споразумение.
Основни реквизити
За да бъде полезна, поръчката трябва да позволява безспорно разпознаване на страните, предмета и условията по изпълнение. Данните следва да са конкретни, проверими и съгласувани с приложимите вътрешни правила и договорености.
Данни за страните
Посочете пълното наименование, ЕИК или друг идентификатор, адрес за кореспонденция, представител и данни за контакт на възложителя и изпълнителя. При вътрешна поръчка добавете звено, длъжност и лице, което одобрява възлагането.
| Поле в документа | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер и дата | Идентифициране и проследяване на поръчката | Липсва уникален номер |
| Предмет на поръчката | Определя стоката, услугата или работата | Прекалено общо описание |
| Количество и цена | Уточнява обема и стойността | Не е посочено дали цената включва ДДС |
| Срок и място | Определя кога и къде се изпълнява | Посочен е само приблизителен срок |
| Приемане | Урежда проверката на изпълнението | Не е указан приемо-предавателен документ |
Как да опишете предмета и цената
Предметът трябва да съдържа достатъчно технически, качествени и количествени характеристики. При услуги посочете очаквания резултат, етапите на работа, необходимите материали и изискванията към крайния продукт.
Цена, данъци и плащане
Запишете единичната и общата цена, валутата, приложимостта на ДДС, сроковете и начина на плащане. Ако има авансово плащане, отстъпка, неустойка или разходи за транспорт, те трябва да бъдат изрично отразени.
- Опишете предмета с измерими параметри.
- Посочете количеството и мерната единица.
- Уточнете дали цената е с включен ДДС.
- Определете крайния срок за изпълнение.
- Запишете кой приема извършената работа или доставката.
Редактируем образец
Образец на документа
СЛУЖЕБНА ПОРЪЧКА
№ ____________________
Място: ____________________
Дата: ____________________
ВЪЗЛОЖИТЕЛ: ____________________, ЕИК/ЕГН ____________________, със седалище/адрес: ____________________, представляван от ____________________, телефон/електронна поща: ____________________.
ИЗПЪЛНИТЕЛ/ДОСТАВЧИК: ____________________, ЕИК/ЕГН ____________________, със седалище/адрес: ____________________, представляван от ____________________, телефон/електронна поща: ____________________.
Възложителят възлага, а Изпълнителят приема да изпълни следната поръчка:
| Показател | Данни |
|---|---|
| Предмет на поръчката | ____________________ |
| Описание и технически изисквания | ____________________ |
| Количество / обем | ____________________ |
| Единична цена | ____________________ |
| Обща цена | ____________________ |
| ДДС | ____________________ |
| Срок за изпълнение | ____________________ |
| Място на изпълнение / доставка | ____________________ |
| Начин и срок на плащане | ____________________ |
| Лице за контакт и приемане | ____________________ |
- Изпълнителят се задължава да изпълни поръчката качествено, в уговорения обем и срок.
- Цената по поръчката е ____________________ и е ____________________ ДДС.
- Възложителят приема изпълнението чрез ____________________ в срок до ____________________ след доставката/завършването.
- При установени недостатъци Възложителят уведомява Изпълнителя писмено, а Изпълнителят ги отстранява в срок ____________________.
- Промени по поръчката са валидни само ако са направени в писмена форма и са одобрени от двете страни.
Допълнителни условия: ____________________
Приложения: ____________________
За Възложителя: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
За Изпълнителя/Доставчика: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Срокове, приемане и отговорности
Определете конкретна начална и крайна дата или ясно измерим срок. Посочете мястото на доставка или изпълнение, лицето за контакт и начина за уведомяване при забавяне или невъзможност за изпълнение.
Приемането може да се извършва чрез протокол, стокова разписка, отчет за извършена услуга или друг подходящ документ. Добре е да се уреди срокът, в който възложителят може да заяви възражения за недостатъци.
Практическа препоръка: не одобрявайте поръчка с неясен предмет или без посочена крайна цена, срок и лице за приемане.
Ред за попълване и одобрение
Преди изпращане проверете дали всички полета съответстват на офертата, бюджета и евентуален предходен договор. При организация с вътрешен контрол следвайте установения ред за заявяване, одобрение и архивиране.
- Въведете данните на възложителя и изпълнителя.
- Опишете предмета, количествата и техническите изисквания.
- Попълнете цената, срока, мястото и начина на плащане.
- Осигурете одобрение и подписи от упълномощените лица.
Често задавани въпроси
Заменя ли служебната поръчка договор?
Не винаги. Тя може да съдържа договорени условия, но при значителна стойност, дълъг срок или сложни задължения е разумно да има отделен договор или ясна препратка към приложими общи условия.
Трябва ли да се посочва ДДС?
Да, препоръчително е изрично да се отбележи дали цената е без ДДС, с включен ДДС или ДДС не се начислява, за да няма спор относно крайната дължима сума.
Кой подписва поръчката?
Поръчката се подписва или одобрява от лице с необходимите правомощия според вътрешните правила на възложителя и представителната власт на страните.