Оферти и продажби

Готов модел на заявка за покупка за фирмени нужди

Моделът на заявка за покупка помага на организации и отдели да формализират нуждата от стоки или услуги преди изпращане на поръчка към доставчик. Той съдържа данни за заявителя, артикули, количества, прогнозна стойност, срок, бюджет и одобрение.

Обновено на Stefano Barcellos

Заявката за покупка е вътрешен документ, с който служител или отдел заявява необходимост от стоки, материали или услуги. Тя служи за предварително одобрение на разхода и за проследяване на целия процес по снабдяване. Добре попълненият формуляр намалява риска от неправилни доставки, неясни бюджети и неоторизирани покупки. След одобрение заявката обикновено се използва като основание за издаване на поръчка към доставчик.

Какво представлява заявката за покупка

Заявката за покупка не е равнозначна на поръчка към доставчик. Тя е вътрешно искане, което описва какво е необходимо, защо е необходимо и в какъв срок трябва да бъде осигурено.

Документът позволява на отговорните лица да проверят наличния бюджет, нуждата от артикула и съответствието с вътрешните правила за покупки.

Разлика между заявка и поръчка

Заявката се подава от нуждаещия се отдел и подлежи на одобрение. Поръчката се изпраща до избрания доставчик след вътрешното разрешаване на разхода.

Основни данни, които трябва да присъстват

За да бъде заявката обработена без забавяне, тя трябва да съдържа идентификация на заявителя, подробно описание на предмета и информация за очакваните разходи. Полезно е да се посочи и бюджетният код или проектът, към който се отнася покупката.

ПолеПредназначениеЧеста грешка
Номер на заявкатаПозволява проследяване и архивиранеЛипсва уникален номер
Описание на артикулаУточнява точния предмет на покупкатаТвърде общо описание
Количество и мяркаОпределя необходимия обемНе е посочена мерна единица
Прогнозна стойностПодпомага бюджетния контролНе е уточнено дали сумата е с ДДС
Желан срокПозволява планиране на доставкатаПосочен е нереалистичен срок

Как да опишете предмета на покупката

Описанието трябва да бъде достатъчно конкретно, за да позволи сравняване на оферти и получаване на точната стока или услуга. Посочете марка, модел, технически параметри или минимални изисквания, когато това е приложимо.

Приложения към заявката

Към формуляра могат да се приложат оферти, технически спецификации, снимки, вътрешна обосновка или други документи, които подкрепят необходимостта и прогнозната цена.

  • Посочете ясно отдела и лицето, което подава заявката.
  • Опишете всеки артикул на отделен ред.
  • Посочете количеството и мерната единица.
  • Отбележете ориентировъчната цена и валутата.
  • Приложете наличните оферти или спецификации.

Редактируем образец

Образец на документа

ЗАЯВКА ЗА ПОКУПКА

№ ____________________

Място: ____________________

Дата: ____________________

Заявител: ____________________

Длъжност: ____________________

Отдел/структурно звено: ____________________

Организация: ____________________

До: ____________________

Бюджетен код/проект: ____________________

Моля да бъде разгледана и одобрена следната заявка за покупка:

№Наименование и описаниеКоличествоМяркаЕд. цена без ДДСОбща стойност без ДДС
1____________________________________________________________________________________________________
2____________________________________________________________________________________________________
3____________________________________________________________________________________________________
Обща прогнозна стойност без ДДС____________________
ДДС____________________
Обща прогнозна стойност с ДДС____________________

Желан срок за доставка/изпълнение: ____________________

Място на доставка: ____________________

Предпочитан доставчик (ако е приложимо): ____________________

Основание и необходимост от покупката:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Приложени документи: ____________________

  1. Заявителят потвърждава, че посочените стоки или услуги са необходими за дейността на организацията.
  2. Прогнозната стойност е определена въз основа на налична информация, оферти или пазарно проучване.
  3. Покупката се извършва след одобрение съгласно вътрешните правила и наличния бюджет.
  4. Промени в количествата, стойността или срока се правят след допълнително съгласуване.

Решение по заявката: ☐ Одобрявам     ☐ Не одобрявам     ☐ Одобрявам с условия

Условия/забележки: ______________________________________________________________

Заявител: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________

Пряк ръководител: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________

Финансово одобрение: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________

Одобрил: ____________________
Име и подпис: ____________________
Дата: ____________________

Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.

Процес по подаване и одобрение

Вътрешният ред зависи от организацията, но обичайно заявката се проверява от прекия ръководител, бюджета или финансовия отдел и лицето, отговорно за снабдяването. Одобрението следва да бъде документирано чрез подпис, електронно потвърждение или друг проследим способ.

  1. Заявителят попълва данните и прилага необходимите документи.
  2. Прекият ръководител потвърждава служебната необходимост.
  3. Финансово отговорното лице проверява бюджета и лимитите.
  4. Отделът по снабдяване организира избора на доставчик и поръчката.
Преди изпращане проверете дали описанието, количествата, срокът и бюджетният код съвпадат с действителната нужда на отдела.

Контрол на разходите и архивиране

Поддържайте последователна номерация на заявките и съхранявайте одобрените екземпляри заедно с офертите, поръчките, приемо-предавателните документи и фактурите. Това улеснява вътрешния контрол, счетоводното отчитане и последващите проверки.

При електронен документооборот следва да се осигури достъп само за упълномощени лица и възможност за проследяване на направените одобрения и промени.

Често задавани въпроси

Задължителна ли е заявката за покупка?

Това зависи от вътрешните правила на организацията. Тя е добра практика, особено при по-значими разходи, покупки от различни отдели или необходимост от бюджетен контрол.

Може ли да се посочи предпочитан доставчик?

Да, ако вътрешната процедура го допуска. Добре е да се посочат и основанията за предпочитанието, например предишно качество, съвместимост или договорени условия.

Трябва ли сумите да са с ДДС?

Посочете изрично дали прогнозната стойност е с включен ДДС или без ДДС. Така се избягват различия при бюджетната проверка и сравнението на оферти.

Референции

покупки заявки доставки бюджет

Автор:

Stefano Barcellos

Editor responsable

Es el editor responsable de Cidesp Docs: define qué modelos entran en el catálogo, cómo se estructuran y con qué palabras se explican. Todo texto pasa por sus manos antes de publicarse. Su criterio de partida es simple: quien busca un modelo de documento no quiere aprender redacción jurídica, quiere resolver algo hoy y sin ambigüedades. Por eso cada modelo se revisa en voz alta, se prueba con los campos vacíos a la vista y se descarta cualquier fórmula que esté ahí solo por costumbre. Trabaja con una regla fija: si una frase hay que leerla dos veces, se reescribe. No por estilo, sino porque una frase confusa en un documento es un problema que aparece más tarde, cuando ya nadie puede corregirlo.

Виж страницата на автора

Продължете с

Свързани документи

Други образци от същата категория, които могат да ви послужат.