Gotowy wzór propozycji szkolenia dla klienta
Wzór propozycji szkolenia to praktyczny dokument handlowy służący do przedstawienia klientowi zakresu usługi edukacyjnej, celów, programu, harmonogramu, metod pracy oraz ceny. Ułatwia uporządkowanie oferty, porównanie wariantów i ustalenie warunków współpracy przed zawarciem umowy.
Propozycja szkolenia jest dokumentem handlowym, który przedstawia klientowi planowaną usługę wraz z jej zakresem, celami i ceną. Dobrze przygotowana oferta pozwala odbiorcy szybko ocenić, czy szkolenie odpowiada jego potrzebom organizacyjnym i budżetowym. Powinna być konkretna, przejrzysta oraz dostosowana do grupy uczestników. Warto wskazać w niej również warunki realizacji i zasady rozliczenia.
Cel i zastosowanie propozycji szkolenia
Dokument służy do przedstawienia oferty przed rozpoczęciem współpracy z firmą, instytucją lub klientem indywidualnym. Może stanowić podstawę do dalszych negocjacji, akceptacji zamówienia albo przygotowania odrębnej umowy szkoleniowej.
Propozycja nie musi mieć rozbudowanej formy prawnej, jednak powinna jasno określać, co dokładnie otrzyma klient i na jakich zasadach. Pozwala to ograniczyć ryzyko nieporozumień dotyczących programu, liczby godzin czy kosztów dodatkowych.
Najważniejsze elementy oferty
Najlepsza oferta szkoleniowa odpowiada na podstawowe pytania: dla kogo jest szkolenie, jaki problem rozwiązuje, jak długo potrwa i ile będzie kosztować. Każdy element powinien być opisany językiem zrozumiałym dla osoby podejmującej decyzję zakupową.
Opis potrzeb klienta
W krótkim wstępie warto odnieść się do rozpoznanych potrzeb klienta, takich jak rozwój kompetencji zespołu, wdrożenie procedur lub podniesienie jakości obsługi. Pokazuje to, że oferta nie jest przypadkowym, uniwersalnym zestawieniem usług.
Zakres merytoryczny
Program szkolenia powinien zawierać moduły tematyczne, przewidywaną liczbę godzin oraz stosowane metody pracy. Jeżeli zakres może zostać dostosowany po analizie potrzeb, należy to wyraźnie zaznaczyć.
| Element dokumentu | Cel | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Nazwa i cel szkolenia | Wyjaśnia wartość usługi | Zbyt ogólny opis bez rezultatu |
| Grupa uczestników | Określa odbiorców programu | Brak limitu lub minimalnej liczby osób |
| Harmonogram | Ustala termin i czas trwania | Niepodanie godzin realizacji |
| Wynagrodzenie | Przedstawia koszt usługi | Brak informacji o VAT i kosztach dodatkowych |
| Warunki płatności | Określa sposób rozliczenia | Niepodanie terminu zapłaty |
Jak opisać program i rezultaty
Program należy przedstawić w logicznej kolejności: od zagadnień podstawowych do praktycznego zastosowania wiedzy. Przy każdym module można podać orientacyjny czas realizacji oraz zakładany efekt dla uczestnika.
Rezultaty powinny być mierzalne lub możliwe do zweryfikowania, na przykład nabycie umiejętności stosowania określonej procedury, przygotowanie planu działania albo zaliczenie ćwiczenia praktycznego. Należy unikać obietnic, których nie da się rzetelnie potwierdzić.
- Wskaż tytuł i główny cel szkolenia.
- Opisz profil oraz przewidywaną liczbę uczestników.
- Wymień moduły programu i metody prowadzenia zajęć.
- Podaj miejsce, termin oraz łączną liczbę godzin.
- Określ cenę, podatki, koszty dodatkowe i termin płatności.
Wzór do edycji
Wzór dokumentu
PROPOZYCJA SZKOLENIA
Miejscowość i data: ____________________, dnia ____________________
Oferta nr: ____________________
Wykonawca:
____________________
adres: ____________________
NIP: ____________________
e-mail / telefon: ____________________
Klient:
____________________
adres: ____________________
NIP: ____________________
osoba do kontaktu: ____________________
Niniejszym przedstawiamy propozycję realizacji szkolenia zgodnie z poniższymi warunkami.
| Pole | Ustalenia |
|---|---|
| Tytuł szkolenia | ____________________ |
| Cel szkolenia | ____________________ |
| Grupa uczestników / liczba osób | ____________________ |
| Termin realizacji | ____________________ |
| Miejsce lub forma realizacji | ____________________ |
| Czas trwania / liczba godzin | ____________________ |
| Zakres programu | ____________________ |
| Metody szkoleniowe | ____________________ |
| Materiały i świadczenia w cenie | ____________________ |
| Cena netto | ____________________ zł |
| VAT | ____________________ |
| Cena brutto | ____________________ zł |
| Termin i sposób płatności | ____________________ |
Program szkolenia:
1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
- Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić szkolenie w uzgodnionym terminie, zakresie i formie.
- Klient zobowiązuje się zapewnić warunki niezbędne do realizacji szkolenia, w tym obecność zgłoszonych uczestników oraz, jeśli uzgodniono, dostęp do sali lub narzędzi technicznych.
- Wynagrodzenie za szkolenie wynosi ____________________ zł netto / brutto, zgodnie z informacjami zawartymi w tabeli.
- Płatność nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę, w terminie ____________________ dni od dnia jej wystawienia.
- Zmiana terminu lub odwołanie szkolenia wymaga uzgodnienia przez strony w formie dokumentowej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Oferta pozostaje ważna do dnia ____________________.
Uwagi dodatkowe:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________
Wykonawca
____________________________
Klient / osoba upoważniona
Edytuj tekst bezpośrednio tutaj. Zmiany zapisują się w przeglądarce, a dokument możesz wydrukować lub wyeksportować do Worda i PDF.
Wycena i warunki handlowe
Cena powinna jasno wskazywać, czy jest podana jako kwota netto czy brutto oraz czy obejmuje materiały szkoleniowe, dojazd trenera, wynajem sali, certyfikaty lub dostęp do platformy online. Jeżeli pewne koszty są rozliczane odrębnie, trzeba je wymienić.
W części handlowej warto określić termin ważności oferty, zasady potwierdzenia realizacji, warunki odwołania lub zmiany terminu oraz sposób wystawienia faktury. Takie zapisy pomagają obydwu stronom zaplanować współpracę.
Przed wysłaniem oferty poproś klienta o potwierdzenie liczby uczestników, oczekiwanego rezultatu i preferowanego terminu — te trzy informacje najczęściej wpływają na ostateczną cenę.
Procedura przygotowania propozycji
Oferta powinna wynikać z krótkiego rozpoznania oczekiwań klienta. W przypadku bardziej złożonych szkoleń dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie rozmowy konsultacyjnej lub ankiety przed przygotowaniem ostatecznej wersji dokumentu.
- Zbierz informacje o potrzebach, grupie i celu szkolenia.
- Opracuj program, metodę realizacji oraz harmonogram.
- Skalkuluj cenę wraz z podatkami i ewentualnymi kosztami dodatkowymi.
- Prześlij ofertę do akceptacji i ustal dalsze kroki.
Najczęściej zadawane pytania
Czy propozycja szkolenia jest umową?
Nie zawsze. Zwykle jest ofertą handlową lub dokumentem informacyjnym. Jej charakter prawny zależy od treści, sposobu złożenia i przyjęcia oraz ustaleń stron.
Czy należy podawać cenę netto i brutto?
W praktyce warto podać jednoznacznie, czy cena zawiera podatek VAT. Jeśli odbiorcą jest konsument, szczególnie istotne jest przedstawienie pełnej ceny do zapłaty.
Jak długo powinna obowiązywać oferta?
Termin ważności ustala oferent. Powinien być wskazany wprost, zwłaszcza gdy cena zależy od dostępności trenera, sali lub kosztów organizacyjnych.