Spendenquittung als sofort nutzbare Vorlage erstellen
Diese Spendenquittung-Vorlage hilft dabei, den Empfang einer Geld- oder Sachspende nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie enthält Angaben zu spendender Person, empfangender Stelle, Spendenart, Wert, Datum und Verwendungszweck und kann für private oder gemeinnützige Zwecke angepasst werden.
Eine Spendenquittung dokumentiert, dass eine Geld- oder Sachspende entgegengenommen wurde. Sie schafft Transparenz zwischen spendender Person und empfangender Organisation oder Privatperson. Für steuerliche Zwecke gelten in Deutschland besondere Vorgaben, insbesondere bei Spenden an steuerbegünstigte Körperschaften. Mit einer klaren Vorlage lassen sich die wesentlichen Angaben vollständig und nachvollziehbar festhalten.
Zweck einer Spendenquittung
Die Quittung bestätigt den tatsächlichen Erhalt einer Zuwendung. Sie sollte eindeutig erkennen lassen, wer gespendet hat, wer die Spende erhalten hat, wann die Übergabe erfolgte und worin die Spende bestand.
Bei gemeinnützigen Organisationen wird häufig der Begriff Zuwendungsbestätigung verwendet. Diese Bescheinigung kann für Spenderinnen und Spender wichtig sein, um eine Spende steuerlich geltend zu machen.
Wichtige Angaben im Dokument
Die Angaben müssen zur Art der Spende passen. Bei Geldspenden steht der Betrag im Vordergrund; bei Sachspenden sind Gegenstand, Zustand und nachvollziehbarer Wert besonders sorgfältig zu beschreiben.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Name der spendenden Person | Ordnet die Zuwendung eindeutig zu | Unvollständige Anschrift |
| Empfangende Stelle | Belegt, wer die Spende erhalten hat | Fehlende Vertretungsberechtigung |
| Spendenart und Betrag | Beschreibt Geld- oder Sachleistung | Keine Währung oder unklare Bewertung |
| Datum des Eingangs | Dokumentiert den Zeitpunkt der Zuwendung | Ausstellungsdatum mit Spendendatum verwechseln |
| Verwendungszweck | Hält eine mögliche Zweckbindung fest | Zu allgemein oder widersprüchlich formuliert |
Geldspenden
Bei einer Geldspende sollten Betrag, Währung, Zahlungsweg und Eingangsdatum aufgeführt werden. Bei einer Überweisung kann der Kontoauszug unter bestimmten Voraussetzungen als vereinfachter Nachweis dienen.
Sachspenden
Bei Sachspenden sind Art, Menge, Zustand und gegebenenfalls ein plausibler Wert festzuhalten. Die empfangende Stelle sollte nur Werte bescheinigen, die sie nachvollziehbar beurteilen kann.
Vor dem Ausstellen prüfen
Eine sorgfältige Prüfung reduziert Rückfragen und spätere Korrekturen. Besonders bei steuerbegünstigten Organisationen ist darauf zu achten, dass die Bescheinigung nur für zulässige Zuwendungen und mit den erforderlichen Angaben erstellt wird.
- Vollständigen Namen und Anschrift der spendenden Person prüfen.
- Rechtsform und Anschrift der empfangenden Stelle angeben.
- Spendenart eindeutig als Geld- oder Sachspende kennzeichnen.
- Spendendatum und Ausstellungsdatum getrennt erfassen.
- Zweckbindung oder Gegenleistung eindeutig festhalten.
Bewahren Sie eine Kopie der Quittung zusammen mit Zahlungsbelegen, Inventarlisten oder Übergabeprotokollen auf.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
SPENDENQUITTUNG
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Spendende Person
Name/Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ, Ort: ____________________
Empfangende Stelle
Name/Organisation: ____________________
Vertreten durch: ____________________
Anschrift: ____________________
PLZ, Ort: ____________________
Hiermit wird bestätigt, dass die nachstehend bezeichnete Spende am ____________________ eingegangen ist.
| Angabe | Eintrag |
|---|---|
| Art der Spende | ☐ Geldspende ☐ Sachspende |
| Betrag / geschätzter Wert | ____________________ EUR |
| Geldbetrag in Worten | ____________________ |
| Beschreibung der Sachspende | ____________________ |
| Menge und Zustand | ____________________ |
| Verwendungszweck | ____________________ |
| Zahlungs- oder Übergabeart | ____________________ |
Die empfangende Stelle bestätigt den Erhalt der oben genannten Spende.
- Die Spende wird für den angegebenen Verwendungszweck eingesetzt, soweit eine Zweckbindung vereinbart wurde.
- Eine Gegenleistung für die Spende wurde nicht vereinbart, sofern nachstehend nichts anderes vermerkt ist: ____________________.
- Diese Quittung dokumentiert den Empfang der Spende und ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Zuwendungsbestätigung, sofern eine solche erforderlich ist.
- Ergänzende Bemerkungen: ____________________.
____________________
Ort, Datum
____________________
Unterschrift der empfangsberechtigten Person
____________________
Name in Druckbuchstaben / Funktion
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So wird die Vorlage ausgefüllt
Die Vorlage kann nach dem tatsächlichen Spendenvorgang ausgefüllt werden. Unzutreffende Felder sollten gestrichen oder mit „entfällt“ gekennzeichnet werden, damit keine Zweifel über den Inhalt entstehen.
- Ort, Datum sowie Daten der spendenden und empfangenden Partei eintragen.
- Geldbetrag oder Sachspende vollständig und präzise beschreiben.
- Eine eventuelle Zweckbindung und den Empfang der Spende festhalten.
- Das Dokument von der empfangsberechtigten Person unterzeichnen lassen.
Steuerliche Besonderheiten in Deutschland
Für den steuerlichen Spendenabzug ist grundsätzlich entscheidend, dass die Zuwendung an eine steuerbegünstigte Organisation erfolgt und die gesetzlichen Nachweisanforderungen erfüllt sind. Nicht jede als Spende bezeichnete Zahlung ist automatisch steuerlich absetzbar.
Amtliche Muster für Zuwendungsbestätigungen und Hinweise zum vereinfachten Nachweis können sich ändern. Daher sollte vor der Ausstellung einer steuerlich verwendbaren Bescheinigung stets die aktuelle Regelung geprüft werden.
Häufige Fragen
Kann eine Privatperson eine steuerlich wirksame Spendenquittung ausstellen?
Eine private Empfangsbestätigung kann den Erhalt einer Zuwendung dokumentieren. Für den deutschen Spendenabzug ist sie jedoch regelmäßig nicht ausreichend, wenn die empfangende Person oder Stelle nicht steuerbegünstigt ist.
Ist eine Unterschrift erforderlich?
Für eine einfache Empfangsbestätigung ist eine Unterschrift der empfangenden Person dringend zu empfehlen. Bei formellen Zuwendungsbestätigungen sind zudem die jeweils geltenden formalen Anforderungen zu beachten.
Wie wird eine Sachspende bewertet?
Der Wert sollte nachvollziehbar und belegbar sein. Bei steuerlich relevanten Sachspenden können besondere Bewertungs- und Nachweispflichten gelten, weshalb fachlicher Rat sinnvoll sein kann.