Vzor žádosti o nákup připravený k okamžitému použití
Žádost o nákup je interní dokument, kterým zaměstnanec nebo oddělení formálně požádá o pořízení zboží či služby. Tento vzor pomáhá přehledně uvést účel nákupu, technické požadavky, rozpočet, navrženého dodavatele, termín dodání i schvalovací postup.
Žádost o nákup je praktický interní podklad, který umožňuje organizaci řídit výdaje a schvalovat pořízení zboží nebo služeb ještě před vystavením objednávky. Zaznamenává, kdo nákup požaduje, proč je potřebný a jaké jsou jeho předpokládané náklady. Dobře vyplněný formulář usnadňuje práci nákupnímu i finančnímu oddělení. Zároveň vytváří dohledatelnou stopu pro interní kontrolu a rozpočtové plánování.
K čemu žádost o nákup slouží
Dokument se používá zejména uvnitř firem, spolků, škol a veřejných institucí, kde je nutné předem schválit výdaj odpovědnou osobou. Nejde zpravidla o objednávku vůči dodavateli, ale o podklad pro rozhodnutí, zda a za jakých podmínek se má nákup uskutečnit.
Žádost pomáhá porovnat potřebu s dostupným rozpočtem, určit odpovědnost a předcházet neplánovaným výdajům. Po schválení může sloužit jako podklad pro vystavení objednávky nebo uzavření smlouvy.
Základní údaje, které je vhodné uvést
Formulář by měl obsahovat jasnou identifikaci žadatele, příslušného útvaru a osoby oprávněné žádost schválit. Důležitý je také stručný, avšak konkrétní popis požadovaného plnění.
Popis a odůvodnění potřeby
Uveďte druh, množství, požadované vlastnosti a účel zboží nebo služby. Odůvodnění by mělo vysvětlit, jak nákup souvisí s provozem, projektem, zakázkou nebo povinnostmi organizace.
Rozpočet a dodavatel
Uveďte předpokládanou cenu bez a s DPH, zdroj financování a případně navrhovaného dodavatele. Pokud existují cenové nabídky, je vhodné je označit a přiložit k žádosti.
| Položka formuláře | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Žadatel a oddělení | Určuje odpovědnou osobu a nákladové středisko | Chybí kontaktní údaj nebo útvar |
| Popis nákupu | Vymezuje požadované zboží či službu | Příliš obecné označení bez parametrů |
| Předpokládaná cena | Umožňuje ověřit rozpočet a schválení | Není uvedeno, zda cena zahrnuje DPH |
| Termín dodání | Podporuje plánování provozu a projektu | Termín je neurčitý nebo nereálný |
| Schválení | Potvrzuje oprávnění výdaj realizovat | Chybí datum nebo podpis schvalující osoby |
Jak žádost správně vyplnit
Začněte přesným názvem požadovaného nákupu a popisem jeho účelu. U opakovaných dodávek doplňte období, četnost a předpokládaný celkový objem, aby schvalující osoba mohla posoudit skutečný finanční dopad.
- Označte žadatele, útvar a nákladové středisko.
- Popište zboží nebo službu včetně množství a požadovaných parametrů.
- Doplňte cenu, zdroj financování, dodavatele a požadovaný termín.
- Přiložte nabídky a předložte žádost ke schválení podle interních pravidel.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
ŽÁDOST O NÁKUP
Číslo žádosti: ____________________
V ____________________ dne ____________________
Žadatel: ____________________
Pracovní pozice / oddělení: ____________________
Nákladové středisko / projekt: ____________________
Kontaktní údaj: ____________________
Specifikace požadovaného nákupu
| Položka | Popis / specifikace | Množství | Jednotková cena bez DPH | Cena celkem bez DPH |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ Kč |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ Kč |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ Kč |
Předpokládaná cena celkem bez DPH: ____________________ Kč
DPH: ____________________ Kč
Předpokládaná cena celkem s DPH: ____________________ Kč
Navrhovaný dodavatel: ____________________
IČO dodavatele: ____________________
Požadovaný termín dodání: ____________________
Místo dodání: ____________________
Zdroj financování / rozpočtová položka: ____________________
Odůvodnění nákupu:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Podmínky a schválení
- Žadatel potvrzuje, že uvedený nákup je potřebný pro činnost organizace nebo realizaci uvedeného projektu.
- Realizace nákupu je podmíněna schválením oprávněnou osobou a dostupností finančních prostředků.
- Žadatel přikládá k žádosti tyto podklady: ____________________.
- Po schválení bude nákup proveden v souladu s interními pravidly organizace.
Poznámka schvalující osoby:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Rozhodnutí: ☐ Schvaluji ☐ Neschvaluji ☐ Schvaluji s podmínkou
____________________________
Žadatel
Datum: ____________________
____________________________
Vedoucí pracovník / správce rozpočtu
Datum: ____________________
____________________________
Schvalující osoba
Datum: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Kontrola před odesláním
Před předáním žádosti zkontrolujte úplnost údajů a soulad s interním rozpočtem. Schvalovací postup může být upraven vnitřním předpisem, směrnicí nebo limity stanovenými vedením organizace.
- Je uveden přesný účel nákupu.
- Je specifikováno množství a kvalita požadovaného plnění.
- Je jasné, zda je cena uvedena s DPH nebo bez DPH.
- Je doplněn požadovaný termín dodání.
- Jsou přiloženy relevantní cenové nabídky nebo specifikace.
Praktické doporučení: Nastavte jednotné číslování žádostí o nákup, aby bylo možné snadno dohledat schválení, objednávku, fakturu i odpovědnou osobu.
Schválení a návaznost na objednávku
Schválená žádost sama o sobě obvykle nezavazuje dodavatele k plnění. Teprve následná objednávka, smlouva nebo jiný právně relevantní úkon může založit obchodní vztah, podle konkrétního postupu organizace.
Osoba schvalující nákup by měla ověřit nezbytnost výdaje, dostupnost prostředků, správnost dodavatele a dodržení interních pravidel. U větších výdajů může být nutné více stupňů schválení.
Časté otázky
Je žádost o nákup totéž co objednávka?
Ne. Žádost o nákup je obvykle interní podklad pro schválení výdaje, zatímco objednávka je dokument určený dodavateli k objednání plnění.
Musí být k žádosti přiložena cenová nabídka?
Záleží na interních pravidlech a hodnotě nákupu. Přiložení nabídky je však vhodné, protože usnadňuje kontrolu ceny, parametrů i výběru dodavatele.
Kdo má žádost schválit?
Obvykle vedoucí pracovník, správce rozpočtu nebo jiná osoba určená vnitřním schvalovacím procesem organizace. Pravomoci se mohou lišit podle typu a výše výdaje.