Готовый шаблон заявки на закупку товаров и услуг
Шаблон заявки на закупку помогает сотруднику формально запросить приобретение товаров, работ или услуг для нужд организации. В документе фиксируются инициатор, подразделение, обоснование потребности, характеристики закупки, количество, ориентировочная цена, срок поставки и согласование ответственными лицами.
Заявка на закупку — внутренний документ, с помощью которого сотрудник инициирует приобретение товаров, работ или услуг для организации. Она позволяет заранее определить потребность, бюджет, сроки и ответственных лиц. Правильно оформленная заявка упрощает согласование с руководителем, финансовой службой и отделом закупок. Такой документ полезен как для разовых покупок, так и для планирования регулярных поставок.
Назначение заявки на закупку
Основная цель документа — подтвердить деловую необходимость покупки и передать закупочному подразделению точные исходные данные. Заявка не заменяет договор с поставщиком, счёт или заказ, но служит основанием для начала внутренней процедуры закупки.
В организациях форма и маршрут согласования могут устанавливаться внутренними регламентами. Поэтому шаблон следует адаптировать под структуру компании, правила бюджетирования и полномочия работников.
Какие сведения включить
В заявке рекомендуется указывать сведения, которые позволят купить нужный товар без дополнительных уточнений. Чем точнее описаны характеристики, тем ниже риск приобрести неподходящую позицию или превысить бюджет.
Обязательные реквизиты
| Поле документа | Для чего нужно | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Инициатор и подразделение | Определяет автора запроса и центр ответственности | Не указаны должность или контакты |
| Наименование позиции | Позволяет идентифицировать требуемый товар или услугу | Слишком общее описание |
| Количество и единица измерения | Нужно для расчёта объёма закупки | Указано количество без единицы измерения |
| Ориентировочная стоимость | Помогает проверить бюджет и выбрать способ закупки | Не уточнено, включены ли налоги и доставка |
| Срок поставки | Позволяет оценить срочность и планировать работы | Используется неопределённая формулировка «как можно скорее» |
Обоснование потребности и бюджет
Обоснование должно кратко объяснять, для каких задач требуется закупка и какие последствия возникнут при её отсутствии. Например, можно сослаться на производственную потребность, замену неисправного оборудования, выполнение договора с клиентом или пополнение минимального запаса.
Если в компании действует бюджетный контроль, укажите статью расходов, проект, подразделение или иной код учёта. При наличии коммерческих предложений либо технического задания их целесообразно приложить к заявке.
Что приложить к заявке
- техническое задание или подробную спецификацию;
- коммерческие предложения потенциальных поставщиков;
- смету, расчёт потребности или план закупок;
- ссылки на товары либо каталожные номера;
- согласование технического, финансового или юридического специалиста.
Редактируемый образец
Образец документа
ЗАЯВКА НА ЗАКУПКУ ТОВАРОВ И УСЛУГ
№ ____________________
г. ____________________
Дата: «____» ______________ 20____ г.
Кому: ________________________________
От: ________________________________
Должность заявителя: ________________________________
Подразделение: ________________________________
Прошу рассмотреть и согласовать закупку товаров (работ, услуг) для следующих целей: ________________________________
| № | Наименование, характеристика | Ед. изм. | Количество | Цена за ед. | Сумма | Срок поставки |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| 3 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________ |
| Итого ориентировочная стоимость: | ____________________ | |||||
Источник финансирования / статья бюджета: ________________________________
Предпочтительный поставщик (при наличии): ________________________________
Обоснование необходимости закупки: ________________________________
Требования к поставке, качеству, комплектации или результату услуг: ________________________________
Приложения: ________________________________
- Указанная стоимость является ориентировочной и подлежит уточнению при выборе поставщика.
- Закупка осуществляется после получения необходимых внутренних согласований и подтверждения наличия бюджета.
- Товары, работы или услуги должны соответствовать характеристикам, указанным в настоящей заявке и приложениях.
- Изменение состава, количества, стоимости или срока поставки подлежит дополнительному согласованию.
Заявитель: ____________________ /____________________/
Руководитель подразделения: ____________________ /____________________/
Согласовано (финансовая служба): ____________________ /____________________/
Согласовано (отдел закупок): ____________________ /____________________/
Редактируйте текст прямо здесь. Изменения сохраняются в вашем браузере, их можно распечатать или экспортировать в Word и PDF.
Порядок оформления и согласования
Заявку обычно составляет работник, которому необходимы товары, работы или услуги. После этого документ передаётся руководителю подразделения, затем при необходимости — в финансовую службу, отдел закупок и иным согласующим лицам.
- Определите предмет закупки, требуемое количество и срок.
- Проверьте наличие бюджета и подготовьте обоснование.
- Заполните заявку и приложите подтверждающие материалы.
- Передайте документ на согласование в соответствии с внутренним регламентом.
Перед подписанием заявки проверьте, совпадают ли количество, цена, валюта, налоговый режим и срок поставки во всех приложенных документах.
Распространённые ошибки
Наиболее частая проблема — отсутствие конкретики: заявитель пишет только общее наименование товара, не указывая модель, технические параметры или допустимые аналоги. Это затягивает закупку и создаёт риск споров о соответствии поставки потребностям подразделения.
Также не следует указывать цену как окончательную, если она является только предварительной оценкой. Лучше прямо отметить, что сумма ориентировочная, а окончательная стоимость определяется после выбора поставщика и согласования условий.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли указывать поставщика в заявке?
Не обязательно, если поставщик ещё не выбран. Однако можно привести сведения о предпочтительном поставщике или приложить его коммерческое предложение, если это допускается внутренними правилами организации.
Можно ли объединить несколько товаров в одной заявке?
Да, если позиции относятся к одной цели, проекту или сроку поставки. Для удобства каждая позиция должна быть внесена в отдельную строку таблицы со своими количеством, ценой и характеристиками.
Имеет ли заявка юридическую силу?
Как правило, это внутренний организационный документ. Его значение определяется локальными актами компании; для возникновения обязательств перед поставщиком обычно требуются договор, заказ, счёт или иной согласованный документ.