Готовый шаблон карточки регистрации гостя при заселении
Карточка регистрации гостя при заселении помогает арендодателю и гостю зафиксировать основные сведения о проживании: личные данные, адрес объекта, даты заезда и выезда, количество переданных ключей, показания счётчиков и состояние жилья. Готовый шаблон удобен для посуточной, краткосрочной и долгосрочной аренды, а также для размещения в гостевых объектах.
Карточка регистрации гостя при заселении — это практичный документ для фиксации сведений о жильце и условиях его пребывания в объекте недвижимости. Она позволяет подтвердить дату и время заезда, состав проживающих, переданные ключи и исходное состояние помещения. Такой бланк особенно полезен при посуточной аренде, сдаче комнат, апартаментов и гостевых домов. Правильно заполненная карточка снижает риск споров при выезде гостя.
Назначение карточки регистрации гостя
Документ используется для учёта гостей и подтверждения факта их заселения в конкретный объект. В нём обычно указывают сведения о собственнике или управляющем, госте, сроке проживания и правилах пользования жильём.
Карточка не заменяет договор аренды, если он требуется сторонам или законом, но может быть его приложением. Также она помогает организовать передачу ключей, инвентаря и информации о показаниях приборов учёта.
Когда оформлять бланк
Заполняйте карточку непосредственно при передаче помещения гостю, до начала проживания. Если бронирование оформлено заранее, основные данные можно внести предварительно, а дату, время, состояние объекта и подписи — в момент заселения.
Какие данные следует включить
Содержание зависит от правил объекта и применимого законодательства, однако основные сведения должны однозначно идентифицировать проживание. Не собирайте избыточные персональные данные и обеспечьте их безопасное хранение.
| Поле документа | Назначение | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Данные гостя | Идентификация проживающего и связь с ним | Не указаны контактный телефон или документ |
| Адрес объекта | Определяет место проживания | Указан неполный адрес или номер помещения |
| Срок проживания | Фиксирует даты и время заезда и выезда | Отсутствует время выезда |
| Ключи и доступ | Подтверждает передачу ключей, карт или брелоков | Не указано количество переданных предметов |
| Состояние и счётчики | Помогает сравнить состояние при выезде | Не зафиксированы показания или замечания |
Проверка жилья перед передачей
До подписания карточки рекомендуется вместе осмотреть помещение, проверить мебель, технику, сантехнику и комплектацию. Существенные дефекты, недостающие предметы и показания счётчиков лучше зафиксировать письменно и при необходимости приложить фотографии.
Что проверить при заселении
- Чистоту и общее состояние жилого помещения.
- Работу замков, ключей, домофона и средств доступа.
- Исправность бытовой техники и сантехнического оборудования.
- Наличие мебели, белья, посуды и другого инвентаря.
- Показания счётчиков и видимые повреждения имущества.
Практический совет: сделайте фотографии помещений и показаний счётчиков в день заезда, а в карточке укажите, что фотоматериалы являются приложением к ней.
Редактируемый образец
Образец документа
КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ГОСТЯ ПРИ ЗАСЕЛЕНИИ
Место составления: ____________________
Дата: «____» ______________ 20____ г. Время заселения: ________
Принимающая сторона (собственник / арендодатель / управляющий):
Ф. И. О. / наименование: ________________________________
Телефон: ____________________ Электронная почта: ____________________
Гость:
Ф. И. О.: ________________________________
Дата рождения: ____________________
Документ, удостоверяющий личность: ________________________________
Телефон: ____________________ Электронная почта: ____________________
Дополнительные проживающие: ________________________________
__________________________________________________________________
| Сведения | Заполняемые данные |
|---|---|
| Адрес объекта проживания | ____________________________________________________________ |
| Номер квартиры / комнаты / объекта | ____________________________________________________________ |
| Дата и время заезда | «____» ______________ 20____ г., ________ |
| Дата и время выезда | «____» ______________ 20____ г., ________ |
| Стоимость проживания | ____________________ руб. / иная валюта: ____________________ |
| Залог / обеспечительный платёж | ____________________ руб.; условия возврата: ____________________ |
| Переданные ключи, карты, брелоки | Наименование: ____________________ Количество: __________ |
| Показания счётчиков при заезде | Электроэнергия: __________ Вода: __________ Газ: __________ |
| Замечания о состоянии объекта | ____________________________________________________________ |
| Приложения | Фото: ______ шт. Опись имущества: да / нет. Иное: __________ |
Условия регистрации и проживания
- Гость подтверждает получение доступа к объекту проживания и указанных в настоящей карточке ключей, карт или брелоков.
- Гость обязуется соблюдать правила проживания, бережно относиться к помещению, мебели, технике и иному имуществу.
- Гость обязуется возвратить переданные ключи и иные средства доступа при выезде, а также сообщить о выявленных неисправностях или повреждениях.
- Сведения о состоянии объекта и показаниях счётчиков, указанные в настоящей карточке, принимаются сторонами как зафиксированные на момент заселения.
- Гость подтверждает ознакомление с правилами проживания: да / нет. Дополнительные условия: ____________________________________________
Дополнительные замечания и договорённости:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Принимающая сторона: ____________________ /____________________/
Гость: ____________________ /____________________/
Дополнительный проживающий (при наличии): ____________________ /____________________/
Редактируйте текст прямо здесь. Изменения сохраняются в вашем браузере, их можно распечатать или экспортировать в Word и PDF.
Порядок заполнения и подписания
Бланк заполняется разборчиво в двух экземплярах: один остаётся у принимающей стороны, второй передаётся гостю. При электронной форме следует обеспечить возможность сохранить документ и подтвердить согласие сторон.
- Укажите место составления, дату и сведения о принимающей стороне.
- Внесите данные основного гостя и всех проживающих лиц.
- Заполните сведения об объекте, сроке проживания, ключах и состоянии имущества.
- Проверьте внесённые сведения, отметьте замечания и подпишите оба экземпляра.
Персональные данные и правила проживания
Сведения из карточки могут относиться к персональным данным, поэтому их следует обрабатывать только в законных целях, ограничивать доступ и не хранить дольше необходимого срока. Если применяются правила проживания, гость должен иметь возможность ознакомиться с ними до подписания.
В документе можно отметить согласие гостя с правилами тишины, запретом курения, порядком использования общего имущества и условиями возврата ключей. Условия не должны противоречить обязательным нормам права и договорённостям сторон.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли карточка, если есть договор аренды?
Да, она может использоваться как приложение к договору или как краткий акт фактического заселения. Карточка удобна для фиксации данных, которые меняются при каждом заезде: времени, ключей, состояния и состава гостей.
Можно ли включать паспортные данные гостя?
Это зависит от цели обработки, требований применимого права и категории объекта размещения. Следует запрашивать только необходимые сведения, информировать гостя об обработке данных и соблюдать правила их защиты.
Кто должен подписывать карточку?
Обычно её подписывают гость и собственник, арендодатель либо уполномоченный управляющий. Если проживает несколько совершеннолетних лиц, разумно указать их в карточке и при необходимости получить их подписи.
Использование шаблона
Перед применением адаптируйте форму под тип объекта, способ бронирования и местные требования. Особое внимание уделите порядку передачи доступа, перечню имущества и контактам для экстренной связи.
При сложных условиях аренды, значительном залоге или спорных вопросах целесообразно дополнительно оформить договор и отдельный акт приёма-передачи. Это позволит точнее распределить обязанности сторон.