Gäste-Check-in-Formular: sofort nutzbares Muster
Dieses Muster für ein Gäste-Check-in-Formular hilft Vermietern und Unterkunftsbetreibern, die Anreise strukturiert zu dokumentieren. Es erfasst Gastdaten, Aufenthaltszeitraum, Schlüsselübergabe, Zustand der Unterkunft, Hinweise zu Hausregeln und wichtige Kontaktangaben. Die Vorlage lässt sich für Ferienwohnungen, Zimmervermietungen und andere kurzfristige Unterkünfte anpassen.
Ein Gäste-Check-in-Formular schafft bei der Anreise Klarheit für Vermieter und Gäste. Es bündelt die wichtigsten Angaben zum Aufenthalt, zur Identifizierung, zur Schlüsselübergabe und zum Zustand der Unterkunft. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden und Abläufe bei der Vermietung besser nachvollziehen. Die Vorlage eignet sich besonders für Ferienwohnungen, Gästezimmer und kurzfristig vermietete Unterkünfte.
Zweck eines Gäste-Check-in-Formulars
Das Formular dokumentiert, wann ein Gast die Unterkunft übernimmt, welche Personen dort wohnen und welche Zugangsgegenstände übergeben wurden. Es dient vor allem der geordneten Kommunikation und kann als Nachweis über Hinweise, Schlüssel und bei Ankunft festgestellte Mängel verwendet werden.
Je nach Land, Art der Unterkunft und Dauer des Aufenthalts können zusätzlich gesetzliche Melde-, Aufzeichnungs- oder Datenschutzpflichten gelten. Ein Check-in-Formular ersetzt daher keine gegebenenfalls erforderliche behördliche Meldung oder Registrierung.
Diese Angaben gehören in die Vorlage
Die Angaben sollten auf den konkreten Vermietungsvorgang beschränkt sein. Neben den Kontaktdaten des Hauptgastes sind insbesondere Anreise- und Abreisezeit, Anzahl der Mitreisenden, Buchungsnummer sowie Kontaktmöglichkeiten für Notfälle sinnvoll.
Identität und Kontaktdaten
Erfassen Sie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse nur, soweit dies für den Vertrag, die Organisation des Aufenthalts oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Bei Ausweisdaten ist besondere Zurückhaltung geboten: Die Verarbeitung muss rechtlich zulässig und datenschutzkonform sein.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Name des Hauptgastes | Zuordnung zur Buchung und zum Mietvertrag | Abweichende Schreibweise zur Buchung nicht prüfen |
| An- und Abreise | Festlegung des Aufenthaltszeitraums | Uhrzeiten für Übergabe nicht vermerken |
| Schlüssel und Zutritt | Nachweis der übergebenen Gegenstände | Anzahl von Schlüsseln oder Karten fehlt |
| Zustand bei Ankunft | Dokumentation sichtbarer Mängel | Mängel nur mündlich festhalten |
| Notfallkontakt | Schnelle Erreichbarkeit während des Aufenthalts | Keine aktuelle Telefonnummer angeben |
Schlüssel, Zugang und Hausregeln übergeben
Die Übergabe von Schlüsseln, Zugangskarten, Fernbedienungen oder Codes sollte ausdrücklich vermerkt werden. Ebenfalls hilfreich ist eine kurze Bestätigung, dass der Gast die Hausordnung, Hinweise zur Mülltrennung, Ruhezeiten und Sicherheitsinformationen erhalten hat.
Zustand der Unterkunft festhalten
Bei der Ankunft erkennbare Schäden oder Verschmutzungen sollten möglichst konkret beschrieben und bei Bedarf mit datierten Fotos ergänzt werden. Beide Seiten können die Notiz gegenzeichnen, damit später klar ist, was bereits bei der Übergabe vorhanden war.
- Vollständigen Namen des Hauptgastes prüfen.
- Anreise- und geplante Abreisezeit eintragen.
- Anzahl der mitreisenden Personen festhalten.
- Schlüssel, Karten und Zugangscodes dokumentieren.
- Hausordnung und Notfallinformationen übergeben.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
GÄSTE-CHECK-IN-FORMULAR
Unterkunft: ________________________________
Ort: ________________________________ Datum: ________________________________
Vermieter / Ansprechpartner: ________________________________
Anschrift: ________________________________
Telefon / E-Mail: ________________________________
Hauptgast: ________________________________
Anschrift des Hauptgastes: ________________________________
Telefon / E-Mail: ________________________________
Weitere Gäste: ________________________________
| Angabe | Eintrag |
|---|---|
| Buchungsnummer | ____________________ |
| Anreisedatum und Uhrzeit | ____________________ |
| Abreisedatum und Uhrzeit | ____________________ |
| Anzahl der übernachtenden Personen | ____________________ |
| Vereinbarter Gesamtbetrag | ____________________ EUR |
| Bereits geleistete Zahlung | ____________________ EUR |
| Kaution | ____________________ EUR |
| Übergebene Schlüssel / Zugangskarten | ____________________ |
| WLAN-Zugang / Zugangscode | ____________________ |
| Bei Ankunft festgestellte Mängel | ____________________ |
Besondere Hinweise zur Unterkunft: ________________________________________________________________________________
- Der Gast bestätigt den Erhalt der Schlüssel, Zugangsmittel und der für den Aufenthalt erforderlichen Informationen.
- Der Gast bestätigt, die Hausordnung, Sicherheits- und Notfallhinweise erhalten zu haben.
- Bei Ankunft festgestellte Mängel oder Schäden sind oben oder in einer beigefügten Anlage vermerkt.
- Der Gast verpflichtet sich, die Unterkunft und die übergebenen Gegenstände sorgfältig zu behandeln und bei Abreise zurückzugeben.
- Die personenbezogenen Daten werden nur im rechtlich zulässigen Umfang und für Zwecke des Aufenthalts verarbeitet.
Weitere Vereinbarungen / Bemerkungen: ________________________________________________________________________________
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Unterschrift Vermieter / Ansprechpartner
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Unterschrift Hauptgast
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Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen
Personenbezogene Daten dürfen nur für einen klaren Zweck und im erforderlichen Umfang erhoben werden. Vermieter sollten Gäste über die Datenverarbeitung informieren, Daten sicher aufbewahren und Löschfristen beachten. Für Unterkünfte können je nach Standort besondere Meldepflichten bestehen.
In Deutschland ist insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung zu berücksichtigen. Ob und welche Angaben von Gästen erhoben oder an Behörden übermittelt werden müssen, hängt von der jeweiligen Rechtslage, dem Aufenthaltsort und der Art des Beherbergungsbetriebs ab.
Praktische Empfehlung: Lassen Sie die Übergabe von Schlüsseln und den bei Ankunft festgestellten Zustand von beiden Seiten kurz bestätigen und bewahren Sie das Formular datenschutzgerecht auf.
Check-in in vier Schritten durchführen
- Buchungs- und Gastdaten mit der anreisenden Person abgleichen.
- Unterkunft, Sicherheitsinformationen und wesentliche Hausregeln erläutern.
- Schlüssel, Zugangsmittel und gegebenenfalls Inventar übergeben und eintragen.
- Formular prüfen, besondere Feststellungen ergänzen und unterschreiben lassen.
Bei kontaktlosem Check-in kann die Bestätigung digital erfolgen. Auch dann sollten Zugangszeiten, übermittelte Informationen und der Zeitpunkt der Schlüssel- oder Codebereitstellung nachvollziehbar dokumentiert werden.
Häufige Fragen
Muss jeder Gast das Check-in-Formular unterschreiben?
Das hängt vom Zweck des Formulars und von den örtlichen Vorschriften ab. In der Regel genügt für die organisatorische Übergabe die Unterschrift des Hauptgastes, sofern keine abweichende gesetzliche Pflicht besteht.
Dürfen Ausweiskopien verlangt werden?
Eine Ausweiskopie sollte nicht pauschal verlangt oder gespeichert werden. Sie ist nur bei einer konkreten rechtlichen Grundlage oder wirksamen Einwilligung und unter Beachtung der Datenschutzregeln zulässig.
Wie lange darf das Formular aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Verarbeitungszweck sowie möglichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nicht mehr benötigte personenbezogene Daten sollten gelöscht oder sicher vernichtet werden.