可直接填写使用的住宿客人入住登记表模板与核验清单
这份住宿客人入住登记表模板适用于公寓、民宿、短期出租房和其他住宿物业。表格可用于登记住客及同行人员身份资料、入住与离店时间、房屋钥匙或门禁交接、费用状态和房屋初始状况，并通过签字确认双方已核对相关信息。
住宿客人入住登记表是房东、物业管理人或住宿经营者在客人到店时使用的重要记录文件。它用于确认住客身份、入住期限、同行人员、钥匙或门禁交接情况以及房屋交付时的基本状态。对于短租公寓、民宿和度假屋而言，规范填写该表有助于减少沟通误差和后续争议。使用前还应结合当地关于住宿登记、个人信息保护和治安管理的规定进行调整。
住宿客人入住登记表的用途
该表的核心作用是将入住时已确认的事实书面化，包括预订信息、实际入住人员、联系方式和房屋交接内容。房东与客人各自保留一份经签署的副本，能够在离店结算、押金退还或物品核验时提供依据。
若住宿经营活动受当地许可、旅客申报或身份核验制度约束，登记表还可作为内部管理资料的一部分，但不应替代依法必须向主管机关提交的申报材料。
适用场景
本模板可用于民宿、服务式公寓、短租住宅、合租房间、度假别墅及企业临时住宿安排。对于长期住宅租赁，应同时签署符合法律要求的租赁合同，并将本表作为入住交接附件。
建议登记的核心信息
应以清晰、完整和可核验为原则填写信息。涉及身份证件、联系方式等个人信息时，应限定收集范围、妥善保存，并仅用于合法且必要的住宿管理目的。
| 登记字段 | 用途 | 常见错误 |
|---|---|---|
| 主住客姓名及证件信息 | 核实预订人与实际入住人的身份 | 只记录昵称或遗漏证件类型 |
| 入住及离店日期时间 | 明确住宿期间和交接时间 | 未注明具体时间，造成延迟退房争议 |
| 同行入住人员 | 确认实际居住人数及安全管理信息 | 漏登儿童或临时入住人员 |
| 钥匙、门卡及设备交接 | 证明交付物数量和归还责任 | 未列明数量或未写明损坏状态 |
| 房屋初始状况 | 记录家具、设备和既有瑕疵 | 描述笼统，未附照片或双方确认 |
| 签字确认 | 证明双方已阅读并认可记录内容 | 缺少日期、签名人身份不明 |
填写前的核验清单
在客人抵达前，房东或管理人员可先核对预订资料、清洁状态和设备运行情况。客人到达后，应当当面说明重要规则，并给予其合理时间查看房屋状况。
- 核对预订姓名、入住人数和联系方式是否一致。
- 确认入住日期、离店日期及约定的入住和退房时间。
- 记录钥匙、门禁卡、遥控器和停车凭证的数量。
- 检查水电、网络、空调、热水器等基本设备状态。
- 标注墙面、家具、电器等已存在的损坏或瑕疵。
个人信息处理注意事项
仅收集完成住宿管理或法定义务所必需的信息，并告知住客信息的用途、保管方式及联系渠道。不要在公共群组、未加密文件或无关人员之间传播证件照片、电话号码等敏感信息。
可编辑模板
文档模板
住宿客人入住登记表
入住地点：____________________
登记日期：______年____月____日
入住时间：______年____月____日____时____分 预计离店时间：______年____月____日____时____分
一、住宿提供方信息
姓名/单位名称：____________________
联系人：____________________ 联系电话：____________________
住宿地址：____________________________________________________
二、主住客信息
姓名：____________________ 性别：____________________ 国籍/地区：____________________
证件类型：____________________ 证件号码：____________________
联系电话：____________________ 电子邮箱：____________________
紧急联系人及电话：________________________________________________
三、同行入住人员
| 序号 | 姓名 | 证件类型及号码 | 联系电话 | 与主住客关系 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
四、入住及交接信息
| 项目 | 内容/数量 | 备注 |
|---|---|---|
| 房屋或房间编号 | ____________________ | ____________________ |
| 住宿期限 | 自______年____月____日至______年____月____日 | 共______晚 |
| 住宿费用 | 人民币（或其他币种）____________________元 | 支付方式：____________________ |
| 押金金额 | 人民币（或其他币种）____________________元 | 退还条件：____________________ |
| 钥匙/门卡/遥控器 | ____________________ | 数量：____________________ |
| 停车凭证/其他物品 | ____________________ | 数量：____________________ |
| 房屋现状及已有瑕疵 | ____________________________________________________________ | |
五、确认事项
- 主住客确认所填写的信息真实、准确，并已告知实际入住人员情况。
- 主住客确认已查验房屋基本状况、家具设备及交接物品，并已收到钥匙、门卡或其他交付物。
- 主住客承诺遵守住宿场所的合理使用规则，不从事违法活动，不超出约定人数入住。
- 双方确认，房屋现状、已有瑕疵及特别约定以本表和所附清单、照片或书面附件为准。
- 离店时，双方将根据本表所载交接内容核验房屋、设备及交付物，并按照约定处理相关费用或押金。
六、特别约定
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
住宿提供方/管理人签字：____________________
日期：______年____月____日
主住客签字：____________________
日期：______年____月____日
附件：□ 房屋物品清单 □ 房屋现状照片 □ 其他：____________________
可以直接在这里编辑文本。修改保存在你的浏览器中，并且可以打印或导出为 Word 和 PDF。
房屋交接与费用确认
入住登记表可以同时记录押金、已付房费、待付费用和特别服务费用，但应写明币种、金额、支付方式及收取或退还条件。若涉及物品清单或房屋照片，建议以编号附件形式附在登记表后，并由双方确认。
- 确认客人身份与预订信息，并核对实际入住人员。
- 共同查看房屋、设备和已存在的瑕疵，必要时拍照留存。
- 登记钥匙、门卡及其他交付物的名称和数量。
- 填写费用状态和特别约定，由双方签字并各自留存副本。
实务建议：入住时的房屋状态记录应尽量具体，并对明显瑕疵拍摄带有日期的信息照片；文字记录与照片附件应由双方同步确认。
签署与保存方式
表格应在信息核实和房屋交接完成后签署。若使用电子签名或在线表单，应确保能够识别签署人、保留签署时间，并妥善保存不可随意篡改的记录。
保存期限应依据当地法律、税务要求、住宿管理规定及争议处理需要确定。超过必要期限的个人信息应按照适用规则安全删除或匿名化处理。
常见问题
是否每位同行住客都需要登记？
通常应登记实际入住人员的基本资料，具体范围应以当地住宿管理、治安申报和个人信息保护规则为准。未成年人信息的收集应特别谨慎，并由监护人确认。
入住登记表能代替租赁合同吗？
不能。入住登记表主要记录入住和交接事实；如双方形成租赁关系，尤其是较长期或涉及押金、租金、维修责任等内容的安排，应另行签订适用的租赁合同。
客人拒绝提供证件信息时如何处理？
房东应先说明收集依据和用途，并遵守最小必要原则。若当地法律或经营规则要求完成身份核验，未能满足合法入住条件时，应按照预订条款和适用法律谨慎处理，不应擅自不当留存或公开客人信息。