Modèle prêt à l’emploi de fiche de check-in client
Cette fiche de check-in hôte permet de formaliser l’arrivée d’un client dans un logement loué. Elle rassemble les coordonnées des parties, les dates de séjour, la remise des clés, le relevé des compteurs, l’état initial des lieux et les observations éventuelles. Le modèle facilite un accueil organisé et constitue une trace utile en cas de désaccord à la fin du séjour.
La fiche de check-in hôte permet de consigner de manière structurée l’arrivée d’un client ou d’un locataire dans un logement. Elle constitue un support pratique pour vérifier l’identité des occupants, remettre les clés et noter l’état apparent du bien au début du séjour. Utilisée avec un état des lieux d’entrée détaillé, elle aide à prévenir les incompréhensions lors du départ. Ce modèle peut être adapté à une location saisonnière, meublée ou de courte durée.
Rôle de la fiche de check-in
Le check-in est l’étape d’accueil durant laquelle l’hôte transmet les informations essentielles sur le logement et constate sa situation initiale avec l’occupant. La fiche centralise les éléments utiles : date et heure d’arrivée, nombre de personnes présentes, clés remises, relevés des compteurs et éventuelles réserves.
Elle ne remplace pas nécessairement un état des lieux réglementaire lorsque celui-ci est requis, mais elle peut le compléter et servir de preuve de la bonne transmission des informations pratiques.
Informations à renseigner
Les données inscrites doivent être exactes, lisibles et validées par les parties lorsque cela est possible. Évitez de collecter des informations personnelles inutiles au regard de l’objet de la location.
| Champ | Utilité | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Date et heure d’arrivée | Établit le début effectif de l’occupation | Omettre l’heure de remise des clés |
| Identité de l’occupant principal | Identifie la personne qui reçoit le logement | Ne pas vérifier la concordance avec la réservation |
| Clés et badges remis | Permet d’en contrôler la restitution | Indiquer un nombre sans préciser le type de clé |
| Relevés des compteurs | Documente les consommations de départ | Ne pas préciser l’unité ou prendre un relevé illisible |
| Observations et réserves | Signale les anomalies visibles à l’arrivée | Formuler des remarques trop vagues |
Coordonnées et identité
Indiquez les coordonnées de l’hôte ou de son mandataire, ainsi que celles de l’occupant principal. Si une pièce d’identité est contrôlée, il est préférable de noter que le contrôle a été effectué plutôt que de conserver une copie sans nécessité légitime.
État initial du logement
Décrivez les éventuels défauts constatés à l’arrivée : rayure, équipement manquant, appareil non fonctionnel ou propreté insuffisante. Des photographies datées, jointes avec l’accord des parties, peuvent compléter les observations écrites.
Modèle modifiable
Modèle du document
FICHE DE CHECK-IN HÔTE
Lieu : ____________________
Date : ____________________ Heure d’arrivée : ____________________
Référence de réservation : ____________________
Identification des parties
Hôte / Mandataire : ____________________
Adresse : ____________________
Téléphone / E-mail : ____________________
Occupant principal : ____________________
Adresse : ____________________
Téléphone / E-mail : ____________________
Nombre total d’occupants : ____________________
Informations sur le séjour
| Élément | Informations à compléter |
|---|---|
| Adresse du logement | ____________________ |
| Date et heure d’arrivée prévues | ____________________ |
| Date et heure de départ prévues | ____________________ |
| Montant du dépôt de garantie | ____________________ |
| Nombre de clés remises | ____________________ |
| Badges, télécommandes ou autres accès | ____________________ |
| Relevé compteur eau | ____________________ |
| Relevé compteur électricité / gaz | ____________________ |
Conditions et constats d’arrivée
- L’occupant reconnaît avoir reçu les clés, badges et moyens d’accès indiqués dans la présente fiche.
- L’occupant déclare avoir reçu les consignes d’utilisation du logement, les règles de sécurité et les informations utiles au séjour.
- Les anomalies, réserves ou observations constatées à l’arrivée sont indiquées ci-dessous ou annexées à la présente fiche.
- La présente fiche est établie en deux exemplaires, un pour l’hôte et un pour l’occupant principal.
Observations, réserves et anomalies constatées :
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Documents ou photographies annexés : ____________________
Heure de fin du check-in : ____________________
Signature de l’hôte / mandataire :
____________________
Signature de l’occupant principal :
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Modifiez le texte directement ici. Les changements restent dans votre navigateur et vous pouvez les imprimer ou les exporter en Word et PDF.
Éléments à vérifier lors de l’arrivée
Une vérification méthodique limite les oublis et permet à l’occupant de comprendre immédiatement les règles d’usage du logement. La liste suivante peut être adaptée à la configuration du bien.
- La concordance entre la réservation et l’identité de l’occupant principal.
- Le nombre de clés, badges, télécommandes et accès remis.
- Le fonctionnement apparent des équipements essentiels.
- Les relevés des compteurs d’eau, de gaz ou d’électricité, lorsqu’ils sont pertinents.
- La communication des consignes de sécurité, de tri et de voisinage.
Faites signer ou valider la fiche juste après la visite du logement, puis remettez une copie identique à chaque partie.
Déroulement conseillé du check-in
Préparez la fiche avant l’arrivée afin que les données de réservation déjà connues soient préremplies. Les informations constatées sur place doivent toutefois être ajoutées en présence de l’occupant.
- Accueillir l’occupant et vérifier les informations de la réservation.
- Présenter le logement, ses équipements et les consignes principales.
- Relever les compteurs, noter les clés remises et inscrire les réserves éventuelles.
- Faire valider la fiche, remettre une copie et conserver l’original de manière sécurisée.
Conservation et protection des données
Les informations recueillies doivent être limitées à celles nécessaires à la gestion de la location et conservées pendant une durée proportionnée à cette finalité. L’hôte doit veiller à la confidentialité de la fiche, notamment lorsqu’elle comporte des coordonnées ou des références de réservation.
En France, le traitement de données personnelles doit respecter les principes du Règlement général sur la protection des données et les recommandations de la CNIL. Il est utile d’informer l’occupant de l’usage des données collectées.
Questions fréquentes
La fiche de check-in est-elle obligatoire ?
Son caractère obligatoire dépend du type de location et du cadre contractuel applicable. Elle reste recommandée comme outil de traçabilité, notamment pour les locations de courte durée.
Peut-elle remplacer un état des lieux d’entrée ?
Elle peut contenir des constatations relatives à l’état du logement, mais un état des lieux distinct et détaillé est préférable lorsque la réglementation ou le contrat le prévoit.
Le locataire doit-il signer la fiche ?
La signature n’est pas toujours imposée, mais elle renforce la valeur probatoire du document. Si l’occupant refuse de signer, l’hôte peut le mentionner sur la fiche et conserver tout élément objectif utile.