Готов модел на потвърждение за доставка на товар
Моделът на потвърждение за доставка на товар служи за документиране на предаването и приемането на стоки между изпращач, превозвач и получател. Той позволява да се отбележат видът, количеството и състоянието на товара, както и евентуални забележки при доставката. Подходящ е за търговски доставки, транспортни услуги, складови операции и вътрешнофирмени прехвърляния.
Потвърждението за доставка на товар е документ, с който се удостоверява, че определена стока е предадена и приета на посоченото място. То създава проследимост между изпращача, превозвача и получателя и може да бъде важно доказателство при спор за липси, повреди или закъснение. Документът следва да се попълни непосредствено при доставката, когато състоянието и количеството на товара могат да бъдат проверени. Подписите и забележките на страните придават практическа стойност на удостоверяването.
Предназначение на потвърждението
Този документ служи като разписка за фактическото предаване на товар. Той може да се използва при доставка на стоки до клиент, между складове, при куриерски и транспортни услуги или при приемане на материали за производствена дейност.
Наличието на ясно оформено потвърждение улеснява съпоставянето с поръчка, фактура, складова разписка или товарителница. При несъответствие документът дава възможност възраженията да бъдат записани още при приемането.
Основни данни, които трябва да присъстват
Посочете данните на изпращача, превозвача и получателя, както и мястото и датата на доставката. Описанието на товара трябва да е достатъчно конкретно, за да позволява неговото разпознаване без двусмислие.
Идентификация на товара
Включете наименование, код или артикулен номер, брой опаковки, количество, мерна единица, тегло при необходимост и номера на свързаните документи. Ако товарът е запечатан, може да се отбележат номерата на пломбите.
| Поле в документа | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер на документа | Позволява проследяване в отчетността | Липса на уникален номер |
| Дата и час на доставката | Установява момента на предаване | Посочена е само дата без час при важен срок |
| Описание на товара | Идентифицира предадените стоки | Твърде общо наименование |
| Количество и мерна единица | Доказва обема на доставката | Разминаване между цифри и текст |
| Забележки за състоянието | Отразява видими липси или повреди | Подписване без отбелязване на несъответствие |
Проверка при приемане
Получателят следва да провери видимия брой опаковки, маркировката, целостта на опаковката и очевидните повреди преди подписване. Когато проверката на съдържанието не е възможна веднага, това обстоятелство може да се отбележи изрично.
Забележки и възражения
При липси, нарушена опаковка, повреда или различие в количеството забележката трябва да е конкретна. Общи фрази като „има проблем“ не са достатъчни; посочете броя, вида на увреждането и засегнатите артикули.
- Сверете документа с поръчката или товарителницата.
- Проверете броя на палетите, кашоните или отделните единици.
- Прегледайте външното състояние на опаковките.
- Отбележете липси, повреди и отказани количества.
- Запазете подписано копие за всяка заинтересована страна.
Редактируем образец
Образец на документа
ПОТВЪРЖДЕНИЕ ЗА ДОСТАВКА НА ТОВАР
№: ____________________
Място на съставяне: ____________________ Дата: ____________________
Днес, ____________________, се потвърждава предаването и приемането на описания по-долу товар.
Данни за страните
Изпращач: ____________________
ЕИК/БУЛСТАТ: ____________________
Адрес: ____________________
Представител: ____________________
Превозвач: ____________________
ЕИК/БУЛСТАТ: ____________________
Превозно средство / рег. №: ____________________
Получател: ____________________
ЕИК/БУЛСТАТ: ____________________
Адрес на доставка: ____________________
Лице, приело товара: ____________________
Данни за доставката
| Показател | Данни |
|---|---|
| Основание за доставката / поръчка № | ____________________ |
| Товарителница / фактура № | ____________________ |
| Дата и час на натоварване | ____________________ |
| Дата и час на доставка | ____________________ |
| Място на доставка | ____________________ |
| Стойност на товара | ____________________ лв. |
| Срок за рекламация, ако е уговорен | ____________________ |
Описание на товара
| № | Наименование / код | Количество | Мерна единица | Състояние при приемане | Забележки |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Условия и удостоверяване
- Получателят удостоверява, че е приел описания товар в количеството и състоянието, посочени в настоящото потвърждение.
- Всички видими липси, повреди или несъответствия се описват в раздел „Забележки“ преди подписване.
- Настоящият документ се изготвя в ______ еднакви екземпляра, по един за всяка заинтересована страна.
- Страните потвърждават, че данните в документа отразяват действителното предаване и приемане на товара.
Общи забележки:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Предал товара: ____________________
Име: ____________________
Подпис: ____________________
Превозвач: ____________________
Име: ____________________
Подпис: ____________________
Приел товара: ____________________
Име: ____________________
Подпис и печат: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Как се попълва документът
Добрата практика е документът да бъде изготвен в поне два екземпляра: един за доставящата страна и един за получателя. Ако участва превозвач, може да се предвиди отделен екземпляр и за него.
- Въведете номера, мястото и датата на доставката.
- Попълнете пълните данни на изпращача, превозвача и получателя.
- Опишете товара и впишете действително приетите количества.
- Добавете забележки, след което документът се подписва от участниците.
Практическа препоръка: не подписвайте потвърждение без забележки, ако има видима повреда или несъответствие; опишете констатациите на място и приложете снимки, когато е възможно.
Съхранение и доказателствена стойност
Подписаното потвърждение трябва да се съхранява заедно със свързаните търговски и транспортни документи. Електронно копие, сканирано след подписване, улеснява архивирането, но не отменя необходимостта от спазване на приложимите правила за счетоводно и търговско съхранение.
Когато доставката е част от договорни отношения, проверете дали договорът не изисква специална форма, срок за възражения или използване на определен документ. За международен превоз могат да се прилагат и допълнителни правила.
Често задавани въпроси
Задължително ли е потвърждението за доставка?
Не във всички случаи има изрично изискване за отделен документ, но той е полезен за доказване на предаването и приемането. Страните могат да уговорят конкретна форма в договор или вътрешни правила.
Кой трябва да подпише документа?
Обичайно подпис поставя представителят на получателя, а при необходимост и представител на превозвача или изпращача. Подписващото лице трябва да има право да приеме товара от името на съответната страна.
Какво се прави при частична доставка?
Запишете реално доставеното количество, недоставените позиции и всички уговорки за последваща доставка. Не посочвайте, че товарът е приет изцяло, ако това не отговаря на фактическото положение.