Rakományátvételi igazolás használatra kész minta
Ez a rakományátvételi igazolás minta segítséget nyújt a szállított áru tényleges átvételének dokumentálásához. Tartalmazza a feladó, fuvarozó és átvevő adatait, a rakomány azonosítóit, mennyiségét, állapotát, valamint az esetleges hiányok vagy sérülések rögzítésére szolgáló részt.
A rakományátvételi igazolás a szállítási folyamat fontos bizonylata, amely igazolja, hogy a címzett vagy meghatalmazottja átvette az árut. Segít egyértelműen rögzíteni az átvétel idejét, a mennyiséget és a rakomány szemmel látható állapotát. Vita esetén bizonyítékként szolgálhat a feladó, a fuvarozó és az átvevő között. A dokumentum különösen hasznos hiány, sérülés vagy késedelmes teljesítés esetén.
Mire szolgál a rakományátvételi igazolás?
Az igazolás elsődleges célja annak bizonyítása, hogy a meghatározott küldeményt egy konkrét személy vagy szervezet átvette. A bizonylatban szereplő adatok alapján később visszakövethető a fuvar, az áru és az átvétel körülménye.
Nem helyettesíti feltétlenül a fuvarlevelet, számlát vagy más szerződéses okmányt, de ezek fontos kiegészítője lehet. Az átvételkor tett fenntartások írásos rögzítése jelentősen csökkentheti a későbbi félreértések kockázatát.
A kötelezően javasolt adatok
A dokumentum akkor használható jól, ha azonosítja az érintett feleket, a szállítmányt és az átvétel helyét, valamint időpontját. Az adatoknak meg kell egyezniük a kapcsolódó fuvarokmányok és megrendelések adataival.
| Adatmező | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Fuvarlevél vagy rendelés száma | A szállítmány egyértelmű azonosítása | Hiányzó vagy hibás hivatkozási szám |
| Átvétel helye és ideje | A teljesítés körülményeinek rögzítése | Csak dátum, pontos idő nélkül |
| Rakomány megnevezése és mennyisége | Az átvett áruk meghatározása | Nem megfelelő mértékegység |
| Állapot és fenntartások | Sérülések, hiányok vagy eltérések jelzése | Az „átvéve” megjegyzés fenntartás nélkül |
| Átvevő aláírása | Az átvétel igazolása | Olvashatatlan aláírás vagy név nélkül |
Az áru állapotának rögzítése
Az átvételkor célszerű megvizsgálni a csomagolás sértetlenségét, a darabszámot és a látható sérüléseket. Amennyiben eltérés tapasztalható, azt pontosan, lehetőleg fényképekkel és az érintett csomagok azonosítóival együtt kell feltüntetni.
Átvétel fenntartással
Ha a rakomány sérült, hiányos, késve érkezik vagy a mennyisége nem egyezik az okmányokkal, az átvevő fenntartással veheti át. A fenntartás legyen konkrét: általános megfogalmazás helyett írja le a sérülés jellegét, a hiányzó egységek számát és az érintett csomagolást.
Milyen esetben indokolt a fenntartás?
- Szakadt, átnedvesedett vagy sérült csomagolás esetén.
- Hiányzó raklap, doboz vagy egyéb csomagolási egység esetén.
- Eltérő darabszám vagy tömeg megállapításakor.
- Nem megfelelő, téves vagy kevert áru átvételekor.
- Hőmérséklet-érzékeny árunál észlelt eltérés esetén.
Gyakorlati javaslat: a fenntartást még a fuvarozó jelenlétében, az átvétel pillanatában írják rá az igazolásra, és mindkét fél őrizzen meg egy példányt.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
RAKOMÁNYÁTVÉTELI IGAZOLÁS
Átvétel helye: ____________________ Dátum: ____________________ Időpont: ____________________
Feladó neve / cégneve: ____________________
Feladó címe / székhelye: ____________________
Fuvarozó neve / cégneve: ____________________
Fuvarozó címe / székhelye: ____________________
Átvevő neve / cégneve: ____________________
Átvevő címe / telephelye: ____________________
| Megnevezés | Kitöltendő adat |
|---|---|
| Fuvarlevél / rendelés száma | ____________________ |
| Rakomány megnevezése | ____________________ |
| Csomagolási egységek száma | ____________________ |
| Mennyiség és mértékegység | ____________________ |
| Bruttó / nettó tömeg | ____________________ |
| Szállítási határidő | ____________________ |
| Áru állapota átvételkor | ____________________ |
| Megjegyzés / fenntartás | ____________________ |
Alulírott átvevő igazolom, hogy a fent megjelölt rakományt az alábbi feltételekkel átvettem.
- Az átvevő a rakomány darabszámát, jelölését és külső állapotát az átvételkor ellenőrizte.
- Az esetleges hiányokat, sérüléseket és egyéb eltéréseket a „Megjegyzés / fenntartás” rovat tartalmazza.
- Fenntartás hiányában az átvétel a dokumentumban feltüntetett mennyiségre és látható állapotra vonatkozik.
- Az igazolás aláírt példányát az érintett felek megőrzik.
Részletes megjegyzés / fenntartás:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Átvevő aláírása: ____________________
Név: ____________________
Beosztás: ____________________
Fuvarozó aláírása: ____________________
Név: ____________________
Gépjármű rendszáma: ____________________
Feladó képviselőjének aláírása: ____________________
Név: ____________________
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Az igazolás kitöltésének menete
A kitöltést az áru fizikai ellenőrzésével érdemes kezdeni, majd az okmányadatokat össze kell vetni a ténylegesen érkezett rakománnyal. A dokumentumot csak az adatok ellenőrzése és az esetleges eltérések feltüntetése után célszerű aláírni.
- Azonosítsa a fuvarozót, a feladót, az átvevőt és a kapcsolódó fuvarokmányt.
- Ellenőrizze a csomagok számát, jelöléseit, tömegét és külső állapotát.
- Rögzítse az átvétel pontos helyét, dátumát és időpontját.
- Írja be a fenntartásokat, majd írassa alá az átvevővel és szükség szerint a fuvarozóval.
Megőrzés és kapcsolódó iratok
Az aláírt igazolást célszerű a fuvarlevéllel, a megrendeléssel, a számlával és az esetleges fényképfelvételekkel együtt megőrizni. Elektronikus másolat készítése megkönnyíti a későbbi keresést és belső ellenőrzést.
A megőrzési időre a szerződéses feltételek, az adózási és számviteli szabályok, valamint az esetleges jogvita elévülési ideje is hatással lehet. Vállalkozásoknak ajánlott saját iratkezelési szabályzatuk szerint eljárni.
Gyakran ismételt kérdések
Ki írja alá a rakományátvételi igazolást?
Általában az áru átvételére jogosult személy írja alá. Ha a fuvarozó is jelen van, célszerű az ő aláírását vagy megjegyzését is feltüntetni, különösen fenntartás esetén.
Átvehető-e a sérült rakomány?
Igen, de a sérülést és minden eltérést részletes fenntartással kell rögzíteni. Komoly sérülés vagy használhatatlanság esetén a szerződés, illetve a felek belső eljárása szerint további intézkedés is szükséges lehet.
Elég-e digitálisan megőrizni az igazolást?
A digitális másolat sok esetben hasznos és elfogadható bizonyítási eszköz lehet, de az eredeti példány megőrzése is indokolt lehet. Mindig vegye figyelembe a szerződéses előírásokat és az alkalmazandó jogszabályokat.