Yük Teslim Tutanağı Hazır Doldurulabilir Modeli
Yük teslim tutanağı, taşınan malın taşıyıcı tarafından alıcıya hangi tarihte, hangi koşullarda ve hangi miktarda teslim edildiğini kayıt altına alan belgedir. Bu hazır model; gönderici, taşıyıcı ve alıcı bilgileri, sevkiyat ayrıntıları, paket durumu, çekince ve imza alanlarını içerir.
Yük teslim tutanağı, bir malın veya gönderinin taşıma sürecinin sonunda alıcıya teslim edildiğini kanıtlamak için düzenlenen yazılı kayıttır. Belge, teslim edilen yükün miktarını, ambalaj durumunu ve görünür hasarları belirlemeye yardımcı olur. Taşıyıcı, gönderici ve alıcı arasındaki olası uyuşmazlıklarda önemli bir delil niteliği taşıyabilir. Teslim anında dikkatle doldurulması, sonradan doğabilecek belirsizlikleri azaltır.
Yük teslim tutanağı nedir?
Yük teslim tutanağı; sevkiyata konu malların belirli bir yerde ve zamanda alıcıya veya yetkili temsilcisine teslim edildiğini gösteren belgedir. Teslimin tam, eksik, hasarlı ya da çekinceli yapılıp yapılmadığı bu belge üzerinde açıkça yazılmalıdır.
Bu tutanak, taşıma senedi, irsaliye, fatura veya sipariş formu gibi belgelerin yerine her zaman geçmez; ancak bu belgelerle birlikte kullanıldığında teslim sürecinin izlenebilirliğini güçlendirir.
Belgenin temel işlevi
Belgenin temel amacı, teslim edilen yükün tanımını ve teslimdeki fiziksel durumunu tarafların ortak beyanıyla kayıt altına almaktır. İmzalı bir nüsha, her ilgili tarafça saklanmalıdır.
Hangi bilgiler mutlaka yazılmalıdır?
Tutanağın açık, okunaklı ve teslim anındaki gerçek durumu yansıtacak şekilde düzenlenmesi gerekir. Özellikle araç, sevkiyat ve mal bilgileri birbirini doğrulamalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Teslim tarihi ve saati | Teslim anını belirlemek | Sadece tarih yazıp saati boş bırakmak |
| Gönderi veya irsaliye numarası | Sevkiyatı diğer işlemlerle eşleştirmek | Belge numarasını yanlış yazmak |
| Yükün cinsi ve miktarı | Teslim edilen malları tanımlamak | Genel ve ölçüsüz açıklama kullanmak |
| Ambalaj ve hasar durumu | Görünür ayıpları kaydetmek | Hasarı sözlü bildirip yazmamak |
| Alıcının adı ve imzası | Teslim alan kişiyi belirlemek | Yetki kontrolü yapmadan imza almak |
Hasar veya eksiklik varsa
Koli yırtığı, ıslaklık, ezilme, mühür bozukluğu, eksik parça veya yanlış ürün gibi tespitler ayrıntılı biçimde yazılmalıdır. Mümkünse fotoğraf çekilmeli ve fotoğrafların tutanağa ek olduğu belirtilmelidir.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
YÜK TESLİM TUTANAĞI
Tutanak No: ____________________
Düzenleme Yeri: ____________________ Tarih: ____ / ____ / ______ Saat: ______
Gönderici Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Adres: ____________________
Taşıyıcı Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Araç Plakası: ____________________ Sürücü Adı Soyadı: ____________________
Alıcı Unvanı / Adı Soyadı: ____________________
Teslim Alan Yetkili: ____________________ Görevi: ____________________
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| İrsaliye / Sevk Belgesi No | ____________________ |
| Fatura No | ____________________ |
| Yükün Cinsi / Tanımı | ____________________ |
| Miktar / Adet / Ağırlık | ____________________ |
| Ambalaj Türü ve Sayısı | ____________________ |
| Teslim Yeri | ____________________ |
| Teslim Durumu | ☐ Eksiksiz ve görünür hasarsız ☐ Eksik ☐ Hasarlı / Çekinceli |
| Hasar / Eksiklik Açıklaması | ____________________ ____________________ |
| Ekler | ☐ Fotoğraf ☐ İrsaliye ☐ Diğer: ____________________ |
Yukarıda bilgileri yer alan yük, belirtilen teslim yerinde kontrol edilerek aşağıdaki koşullarla teslim edilmiştir.
- Teslim alan, yükün miktarını ve görünür fiziksel durumunu inceleme imkânı bulduğunu kabul eder.
- Eksiklik, hasar veya çekince varsa bu hususlar “Hasar / Eksiklik Açıklaması” bölümünde belirtilmiştir.
- Bu tutanak, teslim işleminin kaydı amacıyla düzenlenmiş olup taraflara birer nüsha verilmiştir.
- Taraflar, tutanakta yer alan bilgilerin teslim anındaki gözlemlerine uygun olduğunu beyan eder.
Ek Açıklamalar:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Gönderici Yetkilisi
Adı Soyadı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Taşıyıcı / Sürücü
Adı Soyadı: ____________________
İmza: ____________________
Teslim Alan Yetkili
Adı Soyadı: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Teslim sırasında dikkat edilecek hususlar
Yük teslimi, yalnızca imza alınan rutin bir işlem olarak görülmemelidir. Teslim alan kişinin kimliği ve teslim almaya yetkisi, özellikle ticari teslimatlarda doğrulanmalıdır.
- Yükün adet, koli, palet veya ağırlık bilgisini kontrol edin.
- Ambalajlarda görünür yırtık, ezilme, ıslaklık veya açılma olup olmadığını inceleyin.
- İrsaliye, taşıma belgesi ve sipariş bilgilerini karşılaştırın.
- Eksiklik veya hasar varsa çekinceyi açık ve ayrıntılı yazın.
- İmzalı tutanağın okunaklı bir nüshasını tüm ilgili taraflara verin.
Pratik öneri: Teslim alan kişi çekince koyuyorsa, “hasar bildirildi” gibi belirsiz ifadeler yerine hasarın türünü, miktarını ve görüldüğü ambalajı tek tek belirtin.
Tutanak nasıl düzenlenir?
Belge, teslim işlemi tamamlanırken ve taraflar yükün durumunu birlikte görmüşken hazırlanmalıdır. Sonradan doldurulan veya tek taraflı değiştirilen kayıtlar, ispat bakımından tartışma yaratabilir.
- Sevkiyat, taraf ve taşıma aracı bilgilerini eksiksiz yazın.
- Yükün cinsini, miktarını, ambalaj türünü ve belge numaralarını belirtin.
- Yükün teslim anındaki durumunu kontrol ederek açıklama bölümüne kaydedin.
- Tarafların ad, soyad, unvan ve imzalarını alarak nüshaları dağıtın.
İmza, çekince ve saklama
İmza, teslimin gerçekleştiğini gösterir; ancak imzanın kapsamı tutanaktaki ifadelerle birlikte değerlendirilir. Bu nedenle alıcı yükü kontrol etmeden “eksiksiz ve sağlam teslim aldım” beyanında bulunmamalıdır.
Belgenin fiziki nüshası ile varsa taranmış kopyası; taşıma sözleşmesi, irsaliye, fatura ve fotoğraflarla birlikte saklanmalıdır. Ticari defter ve belge saklama yükümlülükleri bakımından ilgili mevzuat ile şirket içi arşiv politikası da dikkate alınmalıdır.
Sıkça sorulan sorular
Yük teslim tutanağı zorunlu mudur?
Zorunluluk, taşımanın türüne, taraflar arasındaki sözleşmeye ve uygulanacak mevzuata göre değişebilir. Bununla birlikte teslimi belgelemek için düzenlenmesi uygulamada güçlü bir tedbirdir.
Alıcı tutanağı imzalamazsa ne yapılmalıdır?
İmzadan kaçınma durumu, teslimin koşulları ve gerekçesi mümkün olduğunca ayrıntılı kaydedilmelidir. Tanık, fotoğraf, teslim denemesi kaydı veya alternatif bildirim yöntemleri somut olaya göre değerlendirilebilir.
Hasarlı yük teslim alınabilir mi?
Yük, hasar veya eksiklik çekincesi açıkça yazılarak teslim alınabilir. Çekincenin niteliği ve kapsamı, hak kaybını önlemek için somut ve anlaşılır olmalıdır.