Model debetnota klaar voor gebruik bij betalingsverzoek
Een model debetnota helpt ondernemers en organisaties om een aanvullend verschuldigd bedrag overzichtelijk vast te leggen en aan een klant door te berekenen. Dit invulbare voorbeeld bevat partijen, factuurverwijzing, omschrijving, bedragen, btw, betalingstermijn en voorwaarden voor een duidelijke betalingsvordering.
Een debetnota is een document waarmee een leverancier een aanvullend bedrag bij een afnemer in rekening brengt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om nageleverde goederen, prijsverschillen, rente, transportkosten of een correctie op een eerdere factuur. Een heldere debetnota maakt duidelijk waarom het bedrag verschuldigd is en voorkomt misverstanden over de betaling. Gebruik altijd een unieke referentie en verwijs nauwkeurig naar de oorspronkelijke factuur of afspraak.
Wat is een debetnota?
Een debetnota, ook wel debetfactuur genoemd, verhoogt het bedrag dat een klant aan de leverancier moet betalen. Het document is vooral nuttig wanneer een eerder gefactureerd bedrag te laag was of wanneer later een aanvullende prestatie in rekening wordt gebracht.
De debetnota moet voldoende gegevens bevatten om de financiële en fiscale verwerking mogelijk te maken. In de praktijk gelden voor een debetnota doorgaans dezelfde eisen aan factuurgegevens als voor een gewone factuur.
Verschil met een creditnota
Een creditnota verlaagt een eerder gefactureerd bedrag, bijvoorbeeld na retourzending of een korting. Een debetnota doet het tegenovergestelde: zij legt een extra betalingsverplichting vast.
Wanneer gebruikt u een debetnota?
Gebruik een debetnota alleen wanneer er een aantoonbare grond is voor de aanvullende vordering. Leg die grond concreet vast, bijvoorbeeld in een overeenkomst, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden of schriftelijke correspondentie.
- Een prijsverhoging die contractueel is overeengekomen.
- Nageleverde producten of aanvullende werkzaamheden.
- Niet eerder gefactureerde verzend- of administratiekosten.
- Wettelijke of contractuele rente bij te late betaling.
- Een correctie wegens een foutief te laag bedrag op een eerdere factuur.
Essentiële gegevens op de debetnota
Vermeld de gegevens van beide partijen, een uniek documentnummer, de uitgiftedatum en een duidelijke omschrijving. Verwijs bij een correctie altijd naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Debetnotanummer | Unieke identificatie en administratie | Een reeds gebruikt nummer herhalen |
| Factuurverwijzing | Koppeling met de oorspronkelijke transactie | Alleen een algemene omschrijving opnemen |
| Omschrijving | Onderbouwing van het aanvullende bedrag | Niet uitleggen waarop de correctie ziet |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Juiste fiscale verwerking | Btw vergeten of onjuist berekenen |
| Vervaldatum | Duidelijkheid over de betalingstermijn | Geen concrete betaaldatum vermelden |
Bedragen en btw
Splits het bedrag uit in het bedrag exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Controleer of de toegepaste btw aansluit bij de oorspronkelijke prestatie en de geldende regels.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
DEBETNOTA
Debetnotanummer: ____________________
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Referentie oorspronkelijke factuur: ____________________
Leverancier / schuldeiser
Naam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / btw-nummer: ____________________
E-mail: ____________________
Afnemer / schuldenaar
Naam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / btw-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
| Omschrijving | Aantal | Bedrag excl. btw | Btw-tarief | Btw-bedrag | Bedrag incl. btw |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ______ % | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | € ____________________ | ______ % | € ____________________ | € ____________________ |
| Totaal | € ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
Reden van deze debetnota:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Betalingstermijn: uiterlijk op ____________________
Betaalwijze: overmaking op IBAN ____________________ ten name van ____________________, onder vermelding van debetnotanummer ____________________.
- Deze debetnota betreft een aanvullend bedrag in verband met de hierboven vermelde prestatie, correctie of overeenkomst.
- De afnemer betaalt het totaalbedrag uiterlijk op de vermelde vervaldatum.
- Bij niet-tijdige betaling kunnen, voor zover toegestaan, rente en redelijke invorderingskosten in rekening worden gebracht.
- Op deze debetnota zijn, indien van toepassing, de overeengekomen algemene voorwaarden van toepassing.
Opmerkingen:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Voor de leverancier / schuldeiser:
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Voor ontvangst door de afnemer / schuldenaar:
Handtekening: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Debetnota zorgvuldig opstellen
Een consistente opmaak en een volledige onderbouwing versterken de duidelijkheid van uw betalingsverzoek. Bewaar de debetnota samen met de oorspronkelijke factuur, overeenkomst en eventuele bewijsstukken in uw administratie.
- Controleer de contractuele of wettelijke grond voor het extra bedrag.
- Verzamel de oorspronkelijke factuur, order of schriftelijke afspraak.
- Bereken bedrag, btw en eventuele rente zorgvuldig.
- Verstuur de debetnota en bewaar een verzendbewijs.
Stuur een debetnota zo snel mogelijk na ontdekking van de correctie en licht de reden kort toe in uw begeleidende bericht.
Betalingstermijn en opvolging
Noem een concrete vervaldatum en vermeld duidelijk op welke rekening betaald moet worden. Als betaling uitblijft, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering met verwijzing naar de debetnota en de afgesproken termijn.
Bij consumenten kunnen aanvullende regels gelden voor aanmaningen, incassokosten en rente. Controleer daarom welke regels op uw situatie en het toepasselijke recht van toepassing zijn.
Veelgestelde vragen
Is een debetnota hetzelfde als een factuur?
Een debetnota heeft een vergelijkbare functie als een factuur, maar ziet specifiek op een aanvullend te betalen bedrag. Voor de administratie en btw is een volledige factuuropmaak doorgaans verstandig en vaak vereist.
Moet ik naar de oorspronkelijke factuur verwijzen?
Ja, wanneer de debetnota een correctie of aanvulling op een eerdere factuur is. Vermeld minimaal het factuurnummer en de factuurdatum, zodat de klant de relatie direct kan controleren.
Kan ik rente opnemen in een debetnota?
Dat kan als rente contractueel of wettelijk verschuldigd is. Vermeld de periode, het percentage, de berekening en de grond waarop de rente wordt gevorderd.