Kullanıma Hazır Borç Dekontu Notu Örneği
Borç dekontu, daha önce düzenlenmiş bir fatura veya ticari işlem sonrasında alıcıya yansıtılması gereken ilave tutarları belgelendirmek için kullanılan yazılı kayıttır. Bu sayfadaki düzenlenebilir borç dekontu notu örneği; taraf bilgileri, dayanak belge, ek tutarın nedeni, ödeme vadesi ve imza alanlarıyla pratik bir başlangıç sunar.
Borç dekontu, önceki bir ticari işlemden doğan ek bedelin, farkın veya masrafın karşı tarafa bildirilmesi için düzenlenen belgedir. Genellikle eksik fiyatlandırma, vade farkı, taşıma gideri, kur farkı ya da sonradan ortaya çıkan hizmet bedellerinde kullanılır. Belgenin açık ve dayanaklı hazırlanması, tahsilat sürecini kolaylaştırır ve taraflar arasındaki uyuşmazlık riskini azaltır. Düzenlemeden önce ilgili sözleşme, fatura ve vergi yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir.
Borç dekontu nedir?
Borç dekontu, bir alıcının satıcıya veya hizmet sağlayıcıya ek bir tutar borçlu olduğunu gösteren ticari nitelikte bir bildirimdir. Uygulamada borç notu olarak da anılabilir; ancak hukuki ve vergisel sonuçları işlemin niteliğine göre değişebilir.
Bu belge, asıl faturanın yerine geçmeyebilir. Özellikle KDV ve belge düzeni bakımından, yürürlükteki mevzuata uygun fatura veya diğer zorunlu belgenin düzenlenip düzenlenmeyeceği ayrıca kontrol edilmelidir.
Hangi durumlarda kullanılır?
Fiyat farkı, sözleşmeye dayalı vade farkı, nakliye bedeli, ilave hizmet, kur farkı veya eksik faturalandırılan bir kalem için borç dekontu hazırlanabilir. Her durumda ek tutarın dayanağı ve hesaplama yöntemi belgede anlaşılır biçimde yer almalıdır.
Belgede bulunması gereken temel bilgiler
Borç dekontunda düzenleyen ve muhatap tarafın unvanı, adresi, vergi bilgileri, belge numarası, düzenleme tarihi ve dayanak işlem bilgileri bulunmalıdır. Tahsil edilmesi istenen tutarın hangi para birimiyle ifade edildiği de açıkça yazılmalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Belge numarası | Takip ve arşivleme sağlar | Numarasız veya tekrar eden kayıt kullanmak |
| Dayanak fatura | Ek tutarı önceki işlemle ilişkilendirir | Fatura tarihini ve numarasını yazmamak |
| Açıklama | Borcun nedenini açıklar | “Ek ücret” gibi belirsiz ifade kullanmak |
| Tutar ve vergi | Ödenecek bedeli gösterir | Vergi dahil ve hariç tutarları karıştırmak |
| Ödeme vadesi | Tahsilat zamanını belirler | Vade veya ödeme kanalını belirtmemek |
Hazırlama sürecinde izlenecek adımlar
Belgeyi oluşturmadan önce, ek tahakkukun sözleşmesel veya ticari temelini doğrulayın. Hesaplamanın dayanak belgelerle uyumlu olması, itirazların daha hızlı değerlendirilmesine yardımcı olur.
- Asıl işlem, sözleşme ve önceki faturayı inceleyin.
- Ek tutarın nedenini ve hesaplama yöntemini belirleyin.
- Taraf, dayanak belge, tutar ve vade bilgilerini eksiksiz yazın.
- Belgeyi yetkili kişi tarafından onaylayıp muhataba kayıtlı şekilde iletin.
Tutar hesaplaması nasıl gösterilmelidir?
Hesaplamada kullanılan oran, dönem, miktar ve birim bedel mümkün olduğunca ayrıntılı belirtilmelidir. Kur farkı veya vade farkı gibi kalemlerde başlangıç ve bitiş tarihleri ile uygulanan oranların yazılması faydalıdır.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
BORÇ DEKONTU
Dekont No: ____________________
Düzenleme Yeri: ____________________ Düzenleme Tarihi: ____ / ____ / ______
DÜZENLEYEN TARAF
Ticaret Unvanı / Ad Soyad: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No veya T.C. Kimlik No: ____________________
MUHATAP TARAF
Ticaret Unvanı / Ad Soyad: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No veya T.C. Kimlik No: ____________________
İşbu borç dekontu ile aşağıda açıklanan ek tutarın muhatap tarafa tahakkuk ettirildiği bildirilir.
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Dayanak sözleşme / sipariş no | ____________________ |
| Dayanak fatura no ve tarihi | ____________________ |
| Borç nedeni / açıklama | ____________________ |
| Hesaplama dönemi / yöntemi | ____________________ |
| Vergi hariç tutar | ____________________ TL |
| Vergi oranı ve tutarı | ____________________ |
| Genel toplam | ____________________ TL |
| Ödeme vadesi | ____ / ____ / ______ |
| Ödeme yöntemi / banka bilgisi | ____________________ |
Koşullar
- Bu dekontta belirtilen tutar, yukarıda bilgileri yer alan dayanak işlem kapsamında talep edilmektedir.
- Muhatap taraf, ödeme vadesine kadar toplam tutarı belirtilen ödeme yöntemiyle ödeyecektir.
- Muhatap tarafın itirazı varsa, itirazını dayanaklarıyla birlikte yazılı olarak düzenleyen tarafa iletmesi gerekir.
- Tarafların sözleşmeden, mevzuattan ve diğer belgelerden doğan hakları saklıdır.
Ekler: ____________________
DÜZENLEYEN TARAF
Ad Soyad / Unvan: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
MUHATAP TARAF
Ad Soyad / Unvan: ____________________
Kaşe / İmza: ____________________
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Kontrol listesi ve gönderim
Gönderim öncesinde belge üzerindeki kimlik, iletişim ve ödeme bilgilerinin güncel olduğundan emin olun. Karşı tarafa iletim sırasında e-posta, KEP, elektronik belge sistemi veya sözleşmede kararlaştırılan yöntem tercih edilebilir.
- Tarafların ticaret unvanını ve vergi bilgilerini kontrol edin.
- Dayanak fatura veya sözleşme numarasını ekleyin.
- Ek borcun sebebini somut ve anlaşılır yazın.
- Vergi dahil, vergi hariç ve genel toplamı ayırın.
- Ödeme vadesi ile banka veya ödeme bilgilerini belirtin.
Pratik öneri: Borç dekontunu göndermeden önce, ek tutarın sözleşmede kabul edilen koşullara dayandığını ve zorunlu vergi belgesinin ayrıca düzenlenip düzenlenmeyeceğini kontrol edin.
Uyuşmazlık ve kayıt düzeni
Muhatap borca itiraz ederse, yazılı açıklama, hesap dökümü, sözleşme, teslim veya hizmet kanıtı ve önceki fatura kayıtları saklanmalıdır. İtirazın süresi ve yöntemi taraflar arasındaki sözleşmeye veya uygulanacak kurallara göre değerlendirilebilir.
Belge numaraları düzenli bir sıra içinde tutulmalı; gönderim, teslim ve ödeme kayıtları güvenli şekilde arşivlenmelidir. Elektronik ortamda saklanan belgelerin bütünlüğü ve erişilebilirliği de önem taşır.
Sıkça sorulan sorular
Borç dekontu fatura yerine geçer mi?
Her zaman geçmez. Belgenin fatura yerine geçip geçmeyeceği işlemin niteliğine ve ilgili vergi-belge düzeni kurallarına bağlıdır; gerektiğinde ayrıca uygun ticari belge düzenlenmelidir.
Borç dekontuna itiraz edilebilir mi?
Evet. Muhatap, borcun dayanağına, tutarına veya hesaplamasına ilişkin itirazını yazılı olarak iletebilir. Bu nedenle dayanak belgelerin ve hesap tablosunun saklanması önemlidir.
Vade farkı için borç dekontu düzenlenebilir mi?
Sözleşme veya taraflar arasındaki ticari koşullar vade farkını destekliyorsa düzenlenebilir. Ancak vergisel uygulama ve belge türü için güncel kurallar ayrıca incelenmelidir.