Terhelési értesítő minta azonnal használható formában
Ez a terhelési értesítő minta segítséget nyújt további fizetendő összeg, késedelmi kamat, díjkorrekció vagy számlázási helyesbítés szabályos közléséhez. A kitölthető dokumentum tartalmazza a felek adatait, a hivatkozott bizonylatot, az összeget, a fizetési határidőt és az átvételi igazolást.
A terhelési értesítő olyan üzleti bizonylat, amellyel a kibocsátó a korábban számlázott vagy elszámolt összeghez kapcsolódó további fizetési kötelezettségről tájékoztatja a másik felet. Használható például utólag felszámított díj, késedelmi kamat, szállítási költség vagy árkülönbözet közlésére. A dokumentumnak egyértelműen azonosítania kell az eredeti ügyletet és a terhelés jogcímét. A pontos tartalom segít megelőzni a vitákat és támogatja a követelés nyomon követését.
Mire szolgál a terhelési értesítő?
A terhelési értesítő nem feltétlenül helyettesíti a számlát: célja elsősorban annak közlése, hogy a címzettnek milyen okból és mekkora további összeget kell megfizetnie. Adózási vagy számlázási helyesbítés esetén mindig meg kell vizsgálni, hogy a vonatkozó szabályok alapján helyesbítő számla vagy más bizonylat kiállítása szükséges-e.
A közlésben célszerű feltüntetni az alapügylet azonosítóit, például a szerződés számát, az eredeti számla sorszámát, a teljesítés időpontját és a terhelés számításának módját.
A dokumentum kötelezően ajánlott adatai
A hiányos értesítő megnehezítheti a fizetési kötelezettség ellenőrzését. A kibocsátó és a címzett azonosító adatai, valamint a keltezés és az egyedi bizonylatszám a későbbi hivatkozásokhoz is fontosak.
| Adatmező | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Értesítő sorszáma | A bizonylat egyedi azonosítása | Hiányzik vagy nem követhető a számozás |
| Eredeti bizonylat hivatkozása | Az alapügylet összekapcsolása a terheléssel | Csak általános leírás szerepel |
| Terhelés jogcíme | A fizetendő összeg okának megjelölése | Nem elég konkrét indokolás |
| Fizetendő összeg | A pénzügyi kötelezettség rögzítése | Nettó és bruttó összeg összekeverése |
| Fizetési határidő | A teljesítés esedékességének meghatározása | Nem szerepel pontos dátum |
Az eredeti ügylet pontos megjelölése
Mindig utaljon arra a szerződésre, megrendelésre, számlára vagy teljesítésre, amelyből a kiegészítő követelés ered. Ha több tétel érintett, azokat külön sorokban vagy mellékletben célszerű részletezni.
Az összeg és a jogcím meghatározása
A terhelés összegét átlátható számítással kell bemutatni. Késedelmi kamat esetén például érdemes feltüntetni a számítási időszakot, a kamatlábat és az alapösszeget; árkülönbözetnél pedig a szerződéses rendelkezést vagy a felek megállapodását.
- Jelölje meg a terhelés pontos jogcímét.
- Adja meg a pénznemet és a végösszeget.
- Hivatkozzon az eredeti szerződésre vagy számlára.
- Írja le röviden a számítás alapját.
- Tüntesse fel a fizetés módját és a határidejét.
Mikor szükséges különös körültekintés?
Adót, általános forgalmi adót vagy számlázási korrekciót érintő ügyekben a terhelési értesítő tartalma önmagában nem biztos, hogy elegendő. Ilyen helyzetben a megfelelő bizonylattípus kiválasztását és az adózási következményeket célszerű szakértővel ellenőriztetni.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
TERHELÉSI ÉRTESÍTŐ
Értesítő száma: ____________________
Kelt: ____________________, ____________________
Kibocsátó neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Címzett neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / nyilvántartási szám: ____________________
Ezúton értesítjük, hogy az alábbiakban részletezett jogcímen további fizetési kötelezettség terheli a Címzettet.
| Megnevezés | Kitöltendő adat |
|---|---|
| Alapügylet / szerződés azonosítója | ____________________ |
| Eredeti számla vagy bizonylat száma | ____________________ |
| Az eredeti teljesítés időpontja | ____________________ |
| Terhelés jogcíme | ____________________ |
| Számítás alapja és időszaka | ____________________ |
| Fizetendő összeg | ____________________ Ft / ____________________ |
| Fizetési határidő | ____________________ |
| Fizetés módja | ____________________ |
| Bankszámlaszám | ____________________ |
Részletes indokolás:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
- A Címzett a jelen terhelési értesítőben megjelölt összeget legkésőbb a feltüntetett fizetési határidőig köteles megfizetni.
- A fizetés közleményében fel kell tüntetni az értesítő számát.
- A terhelés az itt hivatkozott alapügylethez, szerződéshez vagy bizonylathoz kapcsolódik.
- Az esetleges észrevételt vagy vitatást a Címzett írásban, haladéktalanul köteles jelezni a Kibocsátó részére.
Mellékletek: ____________________
Kibocsátó képviseletében:
____________________
Név, beosztás, aláírás
Átvétel igazolása / Címzett képviseletében:
____________________
Név, beosztás, aláírás, dátum
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Kitöltési és kézbesítési folyamat
A dokumentum elkészítése előtt ellenőrizze az alapiratokat, a szerződéses feltételeket és a már teljesített befizetéseket. Elektronikus megküldéskor őrizze meg a küldés, illetve lehetőség szerint az átvétel igazolását.
- Azonosítsa az eredeti ügyletet és a vonatkozó szerződéses alapot.
- Számítsa ki és ellenőrizze a terhelendő összeget.
- Töltse ki a felek, a fizetés és a hivatkozások adatait.
- Küldje meg az értesítőt igazolható módon, és archiválja a példányát.
Gyakorlati ajánlás: a terhelési értesítőhöz csatolja vagy könnyen elérhetővé tegye azokat a számításokat és alapbizonylatokat, amelyekből a követelés egyértelműen ellenőrizhető.
Gyakori kérdések
Helyettesíti-e a terhelési értesítő a számlát?
Nem minden esetben. Ha az ügylethez jogszabály alapján számla vagy helyesbítő számla szükséges, azt a megfelelő számlázási szabályok szerint kell kiállítani.
Mennyi fizetési határidő adható?
A határidőt elsősorban a szerződés, az üzletszabályzat vagy a felek megállapodása határozza meg. Ennek hiányában ésszerű, világosan megjelölt időtartamot célszerű adni.
Kell-e a címzett aláírása?
Az aláírás nem minden esetben feltétele az érvényes közlésnek, de az átvétel igazolása bizonyítási szempontból hasznos lehet. A szerződésben rögzített kapcsolattartási és kézbesítési szabályokat mindig figyelembe kell venni.
Megőrzés és nyilvántartás
A kibocsátott értesítőt, a kapcsolódó szerződést, számlát, számítást és a kézbesítés igazolását együtt célszerű megőrizni. Ez megkönnyíti az egyeztetést, a könyvelést és szükség esetén a követelés érvényesítését.
A bizonylatok megőrzési idejére, valamint az elektronikus dokumentumok kezelésére külön jogszabályi és adózási előírások vonatkozhatnak.