Gebruiksklaar model voor een dienstverleningsfactuur
Dit gebruiksklare model voor een dienstverleningsfactuur helpt zelfstandigen, ondernemingen en dienstverleners om geleverde werkzaamheden overzichtelijk te factureren. Het bevat ruimte voor partijgegevens, factuurnummer, omschrijving, btw, betalingsvoorwaarden en ondertekening, zodat de factuur eenvoudig kan worden aangepast aan de concrete opdracht.
Een dienstverleningsfactuur is het document waarmee een dienstverlener betaling vraagt voor uitgevoerde werkzaamheden. Een duidelijke factuur voorkomt misverstanden over de geleverde prestatie, het bedrag en de betaaltermijn. Zij ondersteunt bovendien een ordelijke boekhouding en de verwerking van btw. Dit model biedt een praktische basis die u kunt aanpassen aan uw eigen situatie.
Wat is een dienstverleningsfactuur?
Een dienstverleningsfactuur legt vast welke diensten aan een opdrachtgever zijn geleverd, tegen welk tarief en onder welke voorwaarden betaling moet plaatsvinden. De factuur vormt doorgaans een belangrijk administratief bewijsstuk voor zowel de leverancier als de afnemer.
De inhoudelijke en fiscale eisen kunnen verschillen naargelang het land, de status van de partijen en het soort dienst. Controleer daarom altijd welke gegevens in uw rechtsgebied verplicht zijn.
Essentiële gegevens op de factuur
Neem voldoende identificatie- en transactiegegevens op, zodat de factuur ondubbelzinnig aan de dienst en de betrokken partijen kan worden gekoppeld. Een unieke, opeenvolgende factuurnummering helpt bij controle en opvolging.
| Veld | Functie | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Unieke identificatie van de factuur | Een nummer opnieuw gebruiken |
| Factuurdatum | Bepaalt wanneer de factuur is opgesteld | Datum van de dienst niet vermelden indien vereist |
| Omschrijving van de dienst | Verduidelijkt wat is geleverd | Alleen een te algemene omschrijving gebruiken |
| Btw-bedrag | Geeft de verschuldigde belasting weer | Tarief, grondslag of vrijstelling niet vermelden |
| Betaaltermijn | Geeft de uiterste betaaldatum aan | Geen concrete vervaldatum opnemen |
Gegevens van beide partijen
Vermeld de naam, het adres en relevante registratienummers van de dienstverlener en de afnemer. Voor btw-plichtige transacties kunnen ook btw-identificatienummers noodzakelijk zijn, afhankelijk van de toepasselijke regels.
Omschrijving en uitvoeringsdatum
Beschrijf de dienst zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld met de periode, het aantal uren, het tarief of de afgesproken opdracht. Vermeld waar nodig de datum waarop de dienst is verricht of afgerond.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
DIENSTVERLENINGSFACTUUR
Factuurnummer: ____________________
Factuurdatum: ____________________
Plaats: ____________________
Vervaldatum: ____________________
Gegevens dienstverlener
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / KvK-nummer: ____________________
Btw-identificatienummer: ____________________
IBAN: ____________________
Gegevens opdrachtgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer / btw-identificatienummer: ____________________
Specificatie van de dienstverlening
| Omschrijving van de dienst | Periode / datum | Aantal / uren | Tarief excl. btw | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | € ____________________ | € ____________________ |
| Subtotaal excl. btw | € ____________________ | |||
| Btw-tarief en btw-bedrag | ____ % | € ____________________ | ||
| Totaal te betalen | € ____________________ |
Betalingsvoorwaarden
- De opdrachtgever betaalt het totaalbedrag uiterlijk op ____________________.
- Betaling geschiedt via overschrijving op IBAN ____________________, op naam van ____________________.
- Vermeld bij betaling het factuurnummer ____________________.
- Bij laattijdige betaling kunnen, voor zover toegestaan en overeengekomen, rente en invorderingskosten in rekening worden gebracht.
Opmerking / aanvullende informatie: ____________________
Opgemaakt te ____________________ op ____________________.
Handtekening dienstverlener: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening opdrachtgever (indien van toepassing): ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Bedragen, btw en betalingsvoorwaarden
Maak een helder onderscheid tussen het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Als geen btw wordt berekend, kan een vermelding van de reden of toepasselijke regeling nodig zijn.
Leg ook de betaalwijze, de betaaltermijn en de bankgegevens vast. Wanneer rente of kosten bij laattijdige betaling worden voorzien, moeten deze voorwaarden vooraf duidelijk en in overeenstemming met de wet zijn overeengekomen.
- Controleer of het factuurnummer uniek en opeenvolgend is.
- Vermeld de volledige contactgegevens van beide partijen.
- Omschrijf de werkzaamheden en de uitvoeringsperiode nauwkeurig.
- Splits het bedrag exclusief btw, btw en totaalbedrag uit.
- Vermeld een duidelijke vervaldatum en betaalinstructie.
Zo vult u het model in
Vul de gegevens in op basis van de opdrachtbevestiging, overeenkomst of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden. Bewaar een kopie van de verzonden factuur en de onderliggende documenten in uw administratie.
- Ken een nieuw, uniek factuurnummer toe.
- Vul de gegevens van uzelf en de opdrachtgever in.
- Specificeer de dienst, aantallen, tarieven en eventuele btw.
- Controleer het totaalbedrag, de vervaldatum en de betaalgegevens voordat u de factuur verstuurt.
Stuur de factuur zo snel mogelijk na uitvoering van de dienst en hanteer steeds dezelfde nummering en betalingsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen
Moet iedere factuur een factuurnummer hebben?
In veel administratieve en fiscale stelsels is een uniek factuurnummer verplicht of sterk aanbevolen. Een opeenvolgende nummering maakt uw administratie controleerbaar en voorkomt dubbele facturen.
Kan ik een factuur zonder btw opstellen?
Dat kan in bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij een vrijstelling of wanneer een specifieke regeling van toepassing is. Vermeld dan, indien vereist, de juridische grond of reden waarom geen btw wordt aangerekend.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
De bewaartermijn wordt bepaald door nationale fiscale en boekhoudkundige regels. Bewaar facturen en relevante bewijsstukken gedurende de termijn die in uw land van toepassing is.
Controle vóór verzending
Lees de factuur zorgvuldig na voordat u deze verzendt. Vergelijk bedragen, persoonsgegevens, belastinggegevens en betaalgegevens met de oorspronkelijke afspraken om vertragingen en correcties te beperken.
Bij internationale diensten of bijzondere btw-situaties is extra aandacht nodig voor de plaats van dienst, verleggingsregels en eventuele verplichte vermeldingen.