Modell för debetnota – färdig mall för debitering
En modell för debetnota hjälper företag och organisationer att dokumentera ett tilläggsbelopp som ska betalas av en kund eller motpart. Mallen innehåller uppgifter om parterna, ursprunglig faktura, debiteringsorsak, belopp, moms, betalningsvillkor och underskrifter för en tydlig och spårbar hantering.
En debetnota är ett dokument som används när en säljare behöver debitera ett ytterligare belopp utöver en tidigare faktura eller överenskommelse. Den kan exempelvis avse prisjusteringar, fraktkostnader, ränta, avgifter eller en felaktigt låg ursprungsdebitering. En tydlig debetnota gör det lättare för mottagaren att förstå varför beloppet krävs och hur betalningen ska ske. Den fungerar också som ett viktigt underlag för bokföring, uppföljning och eventuell momsredovisning.
Vad är en debetnota?
En debetnota är ett skriftligt krav på ett kompletterande belopp från en kund eller annan avtalspart. Den hänvisar normalt till en ursprunglig faktura, order eller ett avtal och beskriver den konkreta orsaken till den nya debiteringen.
Dokumentet ska inte förväxlas med en kreditnota, som i stället minskar ett tidigare fakturerat belopp. Om den ursprungliga fakturan behöver rättas ur momssynpunkt bör underlaget utformas i enlighet med de krav som gäller för fakturering.
När används en debetnota?
Debetnotor används ofta när ett tillägg inte fanns med på den första fakturan, när ett avtalat pris har justerats eller när leveransen har medfört extra kostnader. Innan dokumentet skickas bör avtal, beställning och tidigare korrespondens kontrolleras.
Viktiga uppgifter i dokumentet
En välskriven debetnota ska göra det möjligt att identifiera parterna, det tidigare underlaget och den exakta beräkningen av det belopp som krävs. Ange alltid ett eget dokumentnummer och ett utfärdandedatum för att förenkla spårbarheten.
| Uppgift | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Debetnotanummer | Identifierar dokumentet i bokföring och korrespondens | Numret saknas eller upprepas |
| Referens till faktura | Kopplar till ursprunglig transaktion | Fel fakturanummer anges |
| Debiteringsorsak | Förklarar varför tilläggsbeloppet tas ut | Alltför vag beskrivning |
| Belopp och moms | Visar beräkning och skatteuppgifter | Moms behandlas felaktigt |
| Förfallodag | Anger när betalning ska ske | Betalningsfrist utelämnas |
Så fyller du i en modell för debetnota
Börja med att ange utfärdarens och mottagarens fullständiga namn, adresser och organisationsnummer eller personnummer när det är relevant. Hänvisa därefter tydligt till den ursprungliga fakturan, beställningen eller avtalet.
- Kontrollera avtal, leveransunderlag och den ursprungliga fakturan.
- Beskriv debiteringsorsaken och beräkna tilläggsbeloppet.
- Ange moms, totalsumma, betalningsreferens och förfallodag.
- Skicka dokumentet till rätt kontaktperson och spara en kopia.
Belopp, moms och betalningsvillkor
Redovisa belopp exklusive moms, momssats, momsbelopp och totalsumma var för sig när moms ska tas ut. Betalningsvillkoren bör vara förenliga med avtalet mellan parterna och innehålla de uppgifter som mottagaren behöver för att betala korrekt.
Redigerbar mall
Dokumentmall
DEBETNOTA
Debetnotanummer: ____________________
Ort och datum: ____________________, den ____________________
Utfärdare:
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
E-post/telefon: ____________________
Mottagare:
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Kontaktperson: ____________________
Härmed debiteras mottagaren enligt nedanstående specifikation.
| Uppgift | Information |
|---|---|
| Ursprunglig faktura/order/avtal | ____________________ |
| Datum för ursprungligt underlag | ____________________ |
| Orsak till tilläggsdebitering | ____________________ |
| Belopp exklusive moms | ____________________ kr |
| Momssats | ____________________ % |
| Momsbelopp | ____________________ kr |
| Totalt att betala | ____________________ kr |
| Förfallodag | ____________________ |
| Betalningsreferens/OCR | ____________________ |
| Betalningsuppgifter | ____________________ |
Villkor
- Debetnotan avser det tilläggsbelopp som anges ovan och grundar sig på angivet avtal, order eller fakturaunderlag.
- Betalning ska vara utfärdaren tillhanda senast på angiven förfallodag.
- Vid betalning ska angiven betalningsreferens användas.
- Invändningar mot denna debetnota ska meddelas skriftligen till utfärdaren utan dröjsmål.
Övriga upplysningar:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
För utfärdaren
____________________
Namnförtydligande: ____________________
Mottagande bekräftas (vid behov)
____________________
Namnförtydligande: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Kontroller före utskick
Kontrollera att den som utfärdar debetnotan har avtalsmässig grund för kravet. Säkerställ även att datum, referenser och belopp stämmer överens med underlagen.
- Verifiera kundens namn, adress och organisationsnummer.
- Stäm av mot ursprunglig faktura eller beställning.
- Beskriv tilläggsdebiteringen konkret och begripligt.
- Kontrollera beräkning av moms och totalsumma.
- Ange korrekt betalningsreferens och förfallodag.
Skicka aldrig en debetnota utan att bifoga eller tydligt hänvisa till underlaget som visar varför tilläggsbeloppet har uppstått.
Bokföring och dokumentation
Debetnotan bör sparas tillsammans med avtal, faktura, orderbekräftelse och annan dokumentation som styrker kravet. Verifikationer och räkenskapsinformation ska hanteras enligt tillämpliga bokföringsregler.
Vid osäkerhet om moms, rättelse av faktura eller bokföringskonto bör företaget kontrollera gällande regler eller anlita redovisningskompetens. Särskilt vid gränsöverskridande försäljning kan särskilda krav gälla.
Vanliga frågor om debetnotor
Är en debetnota samma sak som en faktura?
En debetnota kan fungera som underlag för ett ytterligare betalningskrav, men dess innehåll och rättsliga behandling beror på situationen. När krav på fakturauppgifter gäller måste dokumentet innehålla de uppgifter som krävs.
Kan en debetnota användas för att rätta moms?
Det kan vara möjligt, men rättelsen måste göras på ett sätt som uppfyller gällande regler om fakturering och moms. Bedömningen beror bland annat på vad som var fel i den ursprungliga handlingen.
Vad händer om mottagaren bestrider debetnotan?
Om kravet bestrids bör parterna gå igenom avtalet och underlagen samt dokumentera sin kommunikation. Ett omtvistat krav bör inte behandlas som ostridigt utan att sakfrågan har klargjorts.