Klaar model voor een huurontvangstbewijs invullen
Met dit model voor een huurontvangstbewijs legt u vast dat een huurder een bepaald huurbedrag heeft betaald of dat de verhuurder dit bedrag heeft ontvangen. Het document bevat ruimte voor de gegevens van beide partijen, de huurperiode, betaalwijze, eventuele bijkomende kosten en handtekeningen.
Een huurontvangstbewijs, ook wel huurkwitantie genoemd, bevestigt dat een verhuurder een betaling van de huurder heeft ontvangen. Het helpt beide partijen om de betaling, de betreffende huurperiode en eventuele kosten helder te administreren. Een zorgvuldig ingevuld bewijs kan misverstanden over achterstanden of dubbele betalingen voorkomen. Bewaar een ondertekend exemplaar samen met de betaalgegevens.
Wat is een huurontvangstbewijs?
Een huurontvangstbewijs is een schriftelijke bevestiging dat een huurder een bedrag heeft betaald voor de huur van een woning, kamer, bedrijfsruimte of ander gehuurd object. Het kan betrekking hebben op uitsluitend de kale huur, maar ook op servicekosten, nutsvoorzieningen of een andere overeengekomen post.
Bij betaling via de bank vormt het bankafschrift vaak aanvullend bewijs. Een kwitantie blijft echter nuttig wanneer contant wordt betaald, wanneer meerdere posten in één bedrag zijn opgenomen of wanneer partijen een nauwkeurige specificatie wensen.
Verschil tussen een kwitantie en een factuur
Een factuur is doorgaans een verzoek om betaling; een kwitantie bevestigt juist dat de betaling al is ontvangen. Vermeld daarom op het huurontvangstbewijs steeds de datum waarop de ontvangst plaatsvond en de betaalwijze.
Welke gegevens moeten worden opgenomen?
Vermeld voldoende gegevens om de betaling zonder twijfel te koppelen aan de juiste huurovereenkomst en periode. Gebruik het volledige bedrag, de munteenheid en een duidelijke omschrijving van de betaling.
| Veld | Doel | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Gegevens verhuurder | Geeft aan wie de betaling ontvangt | Alleen een voornaam vermelden |
| Gegevens huurder | Identificeert de betaler | Geen adres of contactgegeven opnemen |
| Huurperiode | Koppelt de betaling aan de juiste maand of termijn | Alleen de betaaldatum noteren |
| Bedrag en valuta | Legt de exacte ontvangst vast | Bedrag zonder munteenheid schrijven |
| Betaalwijze | Ondersteunt de financiële administratie | Contante betaling niet vermelden |
| Handtekening | Bevestigt de ontvangst door de verhuurder | Een ongedateerd document ondertekenen |
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
HUURONTVANGSTBEWIJS
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Ondergetekende, verhuurder/ontvanger: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
bevestigt hierbij een betaling te hebben ontvangen van:
Huurder/betaler: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Gehuurd object/adres: ____________________
| Omschrijving | Periode / datum | Bedrag |
|---|---|---|
| Kale huur | ____________________ | € ____________________ |
| Servicekosten | ____________________ | € ____________________ |
| Nutsvoorzieningen / overige kosten | ____________________ | € ____________________ |
| Borg / waarborgsom | ____________________ | € ____________________ |
| Totaal ontvangen | ____________________ | € ____________________ |
Bedrag voluit: ____________________ euro.
Betaalwijze: ☐ Contant ☐ Bankoverschrijving ☐ Pinbetaling ☐ Anders: ____________________
Betalingskenmerk / referentie: ____________________
- De verhuurder bevestigt ontvangst van het hierboven vermelde totaalbedrag.
- De betaling heeft betrekking op de in dit ontvangstbewijs vermelde periode en posten.
- Eventuele openstaande bedragen die niet uitdrukkelijk hierboven zijn vermeld, blijven buiten dit ontvangstbewijs.
- Dit document is opgemaakt in twee gelijkluidende exemplaren, tenzij anders vermeld.
Opmerkingen:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Handtekening verhuurder/ontvanger: ____________________
Naam: ____________________
Handtekening huurder/betaler (voor ontvangst kopie): ____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Bedragen en kosten duidelijk specificeren
Splits waar mogelijk de kale huur, servicekosten en andere bedragen uit. Dat maakt zichtbaar welke verplichting met de betaling is voldaan en voorkomt discussie over de bestemming van het ontvangen bedrag.
Betaling van borg of waarborgsom
Een borg is geen huurbetaling en verdient meestal een afzonderlijk ontvangstbewijs. Als borg toch in dezelfde betaling voorkomt, vermeld dan uitdrukkelijk welk deel huur betreft en welk deel de waarborgsom is.
- Naam en adres van de verhuurder of gemachtigde ontvanger.
- Naam en adres van de huurder.
- Adres of duidelijke aanduiding van het gehuurde object.
- Periode waarop de huurbetaling betrekking heeft.
- Specificatie van huur, kosten, eventuele borg en totaalbedrag.
Zo vult u het model correct in
Vul het document in op het moment dat de betaling wordt ontvangen. Controleer vóór ondertekening of het bedrag in cijfers overeenkomt met het bedrag voluit en of de periode juist is aangegeven.
- Vul de plaats en datum van ontvangst in.
- Noteer de gegevens van verhuurder, huurder en het gehuurde.
- Specificeer de betaalde posten, periode en betaalwijze.
- Onderteken het document en geef een exemplaar aan beide partijen.
Maak bij contante betaling altijd twee gelijkluidende, ondertekende exemplaren: één voor de huurder en één voor de verhuurder.
Bewaren en administreren
Bewaar het huurontvangstbewijs chronologisch bij de huurovereenkomst, correspondentie en bankafschriften. Digitale kopieën zijn praktisch, maar wijzig een ondertekend origineel niet achteraf.
Voor verhuurders draagt een geordende administratie bij aan een overzicht van ontvangen betalingen. Huurders kunnen kwitanties gebruiken om aan te tonen dat zij tijdig en volledig hebben betaald.
Veelgestelde vragen
Is een huurontvangstbewijs verplicht?
Of een ontvangstbewijs verplicht is, hangt af van de toepasselijke wetgeving en de afspraken tussen partijen. Ook wanneer het niet verplicht is, kan het een belangrijk bewijsstuk zijn.
Kan een e-mail als huurkwitantie dienen?
Een duidelijke e-mail waarin de verhuurder de ontvangst, het bedrag, de periode en de betaalwijze bevestigt, kan bewijswaarde hebben. Een volledig ingevuld en bewaard ontvangstbewijs biedt doorgaans meer overzicht.
Moet de huurder ook tekenen?
De kern van een kwitantie is de verklaring van de ontvanger. Een handtekening van de huurder is niet altijd nodig, maar kan bevestigen dat beide partijen dezelfde specificatie hebben ontvangen.