Готов модел на дебитно известие за вземания
Този готов модел на дебитно известие помага на доставчици и кредитори да документират увеличение на дължима сума по фактура, начислени лихви, неустойки или други договорени доплащания. Формулярът включва данни за страните, основание, референтен документ, суми, срок за плащане и подписи.
Дебитното известие е счетоводен и търговски документ, с който се увеличава стойността на вече издадена фактура или се начислява допълнителна дължима сума. То може да се използва при договорено увеличение на цена, начислени лихви за забава, транспортни разходи, неустойки или други основания, когато са налице необходимите предпоставки. Документът следва ясно да сочи първоначалната фактура и причината за корекцията. Коректното му оформяне улеснява проследяването на вземанията и счетоводното отразяване.
Какво представлява дебитното известие
Дебитното известие се издава от доставчика или кредитора до получателя, когато след издаване на фактура възникне основание за увеличение на данъчната основа, данъка или общата дължима сума. То не замества първоначалния документ, а го допълва и трябва да съдържа недвусмислена връзка с него.
В практиката документът се използва само при реално и документируемо основание. Неговото съдържание трябва да е съобразено с договорните отношения между страните и с приложимите данъчни и счетоводни изисквания.
Разлика между дебитно и кредитно известие
Дебитното известие увеличава задължението на получателя спрямо посочения първоначален документ. Кредитното известие има обратната функция: намалява стойността на доставка, данъчна основа или дължима сума.
Кога се използва
Типичните случаи включват допълнително договорени услуги, установени след фактуриране разходи, лихви при просрочие и корекции на цена, когато са допустими и надлежно обосновани. Винаги проверявайте дали договорът, общите условия или писмената кореспонденция позволяват конкретното начисляване.
- Увеличение на цена по договорено основание.
- Начисляване на законна или договорна лихва за забава.
- Допълнителни транспортни, складови или административни разходи.
- Неустойка, уговорена в договор между страните.
- Корекция на грешно посочена по-ниска стойност във фактура.
Задължителни данни и добра практика
Документът трябва да е последователно номериран, датиран и да идентифицира издаващата и получаващата страна. Посочете номера и датата на фактурата, която се коригира, както и достатъчно конкретно описание на основанието.
| Поле | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Номер и дата | Идентифицира документа и хронологията | Липсваща или повтаряща се номерация |
| Първоначална фактура | Свързва известието с основната сделка | Не е посочен номерът или датата на фактурата |
| Основание | Обяснява защо сумата се увеличава | Твърде общо описание без договорна опора |
| Данъчна основа и ДДС | Показва размера на корекцията | Неправилно изчислен данък или валута |
| Срок за плащане | Определя падежа на допълнителното задължение | Неясен или липсващ срок |
Данъчно и счетоводно отразяване
Когато документът има данъчно значение, данъчната основа, ставката и размерът на данъка следва да бъдат изписани ясно. Счетоводното му отразяване зависи от характера на сумата, статута на страните и приложимото законодателство.
Практическа препоръка: приложете или посочете договорната клауза, приемо-предавателен протокол, кореспонденция или друг документ, който доказва основанието за допълнителното начисляване.
Редактируем образец
Образец на документа
ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ
№: ____________________
Място на издаване: ____________________ Дата: ____________________
Издател: ____________________
ЕИК/Булстат: ____________________
Адрес на управление: ____________________
Регистрация по ДДС №: ____________________
Получател: ____________________
ЕИК/Булстат: ____________________
Адрес: ____________________
Регистрация по ДДС №: ____________________
Настоящото дебитно известие се издава към фактура № ____________________ от ____________________, във връзка с договор/поръчка/друго основание: ____________________.
| Показател | Данни |
|---|---|
| Основание за начисляване | ____________________ |
| Описание на корекцията | ____________________ |
| Данъчна основа | ____________________ лв. |
| Ставка ДДС | ____________________ % |
| Размер на ДДС | ____________________ лв. |
| Обща сума за доплащане | ____________________ лв. |
| Валута | ____________________ |
| Срок за плащане | ____________________ |
| Начин на плащане | ____________________ |
| Банкова сметка | IBAN: ____________________ BIC: ____________________ |
- Получателят дължи посочената обща сума за доплащане в определения срок.
- Основанието за начисляването е описано в настоящото известие и в посочения референтен документ.
- При забава се прилагат уговорените между страните последици и приложимото законодателство.
- Настоящото дебитно известие е неразделно свързано с посочената по-горе фактура.
Допълнителни бележки: ____________________________________________________________________________________
Издал: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Получил: ____________________
Име и длъжност: ____________________
Подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Как да попълните модела
Преди издаване сравнете данните с първоначалната фактура и договорната документация. Не променяйте произволно предмета на сделката; опишете конкретно само корекцията, която се начислява с известието.
- Въведете номера, датата и мястото на издаване.
- Попълнете пълните данни на издателя и получателя.
- Посочете фактурата, договора и конкретното основание за корекция.
- Изчислете сумите, определете падежа и изпратете документа по проследим начин.
Проверки преди изпращане
Проверете съответствието на наименованията, идентификационните номера, банковите данни и валутата. Уверете се, че крайната сума е формирана правилно и че срокът за плащане е съобразен с договора.
Съхранявайте екземпляр от дебитното известие заедно с фактурата и доказателствата за основанието. При спор изпращането с потвърждение за получаване може да помогне за доказване на уведомяването.
Често задавани въпроси
Може ли дебитно известие да се издаде без първоначална фактура?
По правило то служи за корекция или допълване на предходен документ. Ако няма фактура или друга ясна първоначална основа, обичайно е необходимо да се прецени кой документ е правилният за конкретната сделка.
Трябва ли да се посочи ДДС?
Ако операцията е облагаема и известието се издава от регистрирано по ДДС лице, данъчната основа, ставката и данъкът следва да се посочат според приложимите правила.
Какво се прави при отказ за плащане?
Прегледайте договорната клауза и доказателствата за начисляването, проведете писмена комуникация с длъжника и при необходимост потърсете съвет от счетоводител или юрист относно следващите действия.